A készletek leltározása a következők szerint történhet.
Leltárfelvételi ív
Papíron kézi adatrögzítés esetén
Amennyiben a leltárt hagyományos módon hajtják végre, az első lépés Leltárfelvételi ív kinyomtatása.
Alapértelmezett működés esetén a felvételi íven nem szerepelnek a készlet adatok, annak érdekében, hogy a leltározó ne kapjon olyan segítséget, hogy mennyit kellene megtalálnia.
Készlet
Amennyiben a készletadatokra szükség van, a leltárfelvételi ívre a készlet adatok is kinyomtathatóak lesznek.
Ehhez a listaformázóval készült nyomtatási képet kell választani.
Leltárfelvételi ív készletmennyiséggel
Gyártási szám nyomtatása
Igény lehet a gyártási számok nyomtatására is.
Hagyományos listaforma esetén a következő paraméterek beállításával lehet gyártási számokat is nyomtatni: GySzámLIsta, GySzámSor
Listaformázó használata esetén a leválogatás adatai alapján a gyártási számokat is listára lehet definiálni.
A listát ilyenkor az alábbi képen látható Rendezettséggel kell lekérdezni.
Felvételi ív
Kinyomtatott felvételi ív
Tableten táblázatos adatrögzítéshez
Amennyiben tableten (vagy asztali gépen) történik az adatrögzítés azt javasoljuk, hogy leltárfelvételi ívet konvertálják ki Excel táblába.
Excelbe konvertálás
Leltárfelvétel
Feltöltés Excel alapján
A funkció számos külső adatforrás alapján feltölthető. A leggyakrabban használt adatforrás ebben az esetben az Excel tábla szokott lenni.
Az alábbi képen látható funkció elindítása után meg kell adni, hogy melyik napon történt a letár és a leltárbizonylat milyen sorozat számot kapjon.
Feltöltés elindítása
A külső adatforrás definíciója az alábbi kép szerint történhet meg.
A leltárhoz szükséges oszlopokat kell összerendelni az Excel oszlopaival.
Feltöltés Excelből
Feltöltés Mobil machinátorról
A Web-alapú online machinátorral is végre lehet hajtani a leltárt.
A mobil leltározás rekeszenként történik.
Az aktuális rekesz kódjának megadása, vagy vonalkóddal történő azonosítása után, vonalkód alapján kell azonosítani a termékeket, majd meg kell adni a talált mennyiséget.
Amint az adott rekesszel
Rekesz
választása
Cikkszám és mennyiség megadása
Rekeszenként
feldolgozás
Mobilról feltöltött leltár lekérdezése
Manuális feltöltés
A funkció lehetőséget biztosít a kézi adatrögzítésre is. Igény esetén a kézi adatrögzítést meg lehet támogatni azzal, hogy a készleten lévő adatokkal feltölti a program a táblázatot.
Ebben az esetben a tábláuzat egy oszlopa jelzi, hogy az adott sort ellenőriztek-e már. -> Táblázatos leltár bevitel
Készletadatok alapján generált leltárfelvétel
Leltárlista nyomtatás
A leltár rögzítése után még lehetőség van Leltár lista kinyomtatására, amelyben a felrögzített adatokat lehet ellenőrizni.
Próba kiértékelés
A Leltár kiértékelés akcióban lehet a készlet nyilvántartás és a Leltár közötti különbségeket megtekinteni.
Azt javasoljuk, hogy először ne generálják le az eltéréseket és az egyezőket ne listázzák le.
A listán ekkor csak azok a cikkek lesznek rajta, ahol eltéréseket talált a program.
Próba kiértékelés
Leltár az eltérő mennyiségű cikkekre
Az eltérő cikkeket érdemes újra leltározni.
A leltárbevitelt módosítás üzemmódban kell elindítani és le kell ellenőrizni, hogy a második leltár mennyiségei megegyeznek-e az első leltárnál megadottakkal.
Ha eltérés mutatkozik, akkor lehetőség van a mennyiségek módosítására.
(Arra is lehetőség van két csapatra osszuk a leltározókat, akik ugyanazt azt a területet leltározzák le. Az első csapat a Leltár, a második csapat a Leltár2 adatállományba veszi fel a mennyiségeket.
A Leltározás közötti különbségeket a Leltár összehasonlító lista tudja kimutatni.)
Leltár módosítás
Raktár átrendezés
Könnyen elfordulhat, hogy igazából nincs leltárhiány vagy többlet, mert ami az egyik rekeszben hiány, az a másik rekeszben többlet.
Ebben az esetben a kiértékelés előtt egy raktárközi rendező bizonylatottal érdemes a készletet rendezni.
Leltár kiértékelés
A két körben folytatott leltár után már le lehet futtatni az éles kiértékelést, ahol az eltéréseket már legenerálja a program a készlet-nyilvántartásba.-> Leltár kiértékelés
Leltárkiértékelés
Mozgásnemek
A kiértékelés előfeltétele, hogy rendelkezzünk két mozgásnemmel, amivel a kiértékelés végrehajtódik:
1. Leltár hiány - Irány:Raktár ki, Forrás raktár/rekesz üresen marad
2. Leltár többlet - Irány:Raktár be, Cél raktár/rekesz üresen marad
A mozgásnemeket a Struktúra/ Készletek /Mozgásnem menüpontban lehet felvenni.
Amennyiben az egyes raktárak külön nyilvántartási számon vannak a főkönyvben nyilvántartva, a raktáranként külön mozgásnempárokat kell létrehozni, és a struktúrában kikontírozni.
Ebben az esetben azt ajánluk, hogy külön menüpontot készítsenek a menüben, különbőző környezeti váltózóval. Mezőparaméterezés segítségével be lehet állítani, hogy ne lehessen elrontani a kiértékelést.
Leltár többlet értéke
A bekerülési értéket a program a leltár felvételnél érvényes nyilvántartási generálja le.
Amennyiben ez az érték nulla (mert nincs könyv szerint készleten), akkor a leltár többlet mozgásnem struktúra adatai között megadható beszerzési ár kezdőértéke mezőben megadott értékkel fog dolgozni (pl.: Utolsó beszerzési ár).
Ez mindenképpen utólagos felülvizsgálatot igényel. A legenerált bizonylatokat a raktárforgalom más bizonylataihoz hasonlóan módosíthatjuk és sztornírozhatjuk.
Leltár hiány értéke FIFO esetén
Próba kiértékelés értéke miért tér el a tényleges kiértékelés értékétől?
Próbakiértékelés során a leltár hiányt az éppen aktuális átlagolt nyilvántartási egységáron értékeli ki a program. ("Eltérések konvertálása: Nem szükséges" beállítást hívjuk próbakiértékelésnek.)
A végleges kiértékelés esetén viszont ("Eltérések konvertálása: szükséges"), megtörténik a háttérben az áru tényelges kivezetése a készletről, amelyben már a tényleges FIFO alapján legenerált értékek tudnak szerepelni. Amennyiben nagy eltérés volt a beszerzési árak között, a próba kiértékelés egységára jelentősen eltérhet a ténylegestől.
(Például: Volt két beszerzés, 5 Ft és 10 Ft. A leltárban találtak kettő helyett 1 darabot. A próba kiértékelés során (10+5)/2=7,5 Ft lesz az érték. A végleges kiértékelésen 5 Ft fog szerepelni.
Kiértékelés után újra lehet nyomtatni a leltárt változatlan értékkel?
Amennyiben az "Eltérések konvertálása: Nem szükséges", de a konvertálás dátumán a megadott mozgásnemekkel talál az adott cikkből mozgást a program, akkor azok összegét szerepelteti a listán.
Ezzel válik biztosítottá, hogy a listát később is, már a generálás után újra le lehet húzni változatlan értékekkel.
Gyártási számok kezelése
Egyik gyártási szám készleten van, a másik nincs. Mi lesz akkor?
A leltár kiértékelés célja, hogy a kiértékelés után az legyen a készleten, amit találtak. Ennek megfelelően, az egyik gyártási számot ki fogja vezetni a program, míg a másikat leltár többletként készletre fogja venni.
Extra adatokat meg kell adni a leltár során?
Gyártási számos kiértékelés esetén, ha gyártási szám extra mezőket is használnak, a leltárbevitel során nem kell megadni az extra mezők értékét.
Viszont a kiértékelés után a leltár többlet bizonylatokba be kell menni és az extra mezők értékét meg kell adni.
Ezért figyelmeztetési céllal a kiértékelés listán az Érték különbözet utáni 2. oszlopbába "**"-t ír a program, hiszen az extra mezők megadása nélkül nem lehet majd a leltárban talált terméket eladni. (Hiány esetén ez nem jelent problémát, hiszen a program tudja, hogy melyik gyártási számot kellett kivezetni és ahhoz milyen extra mezők tartoztak.
Leltárkiértékelés lista
Leltárkiértékelés dátuma
A kiértékelés dátuma csak a leltározást követő nap lehet.
Ezért évvégi leltárt javasolt 12.30-ra felvenni, mert így lehetőség van 12.31-re konvertálni.
Lehet-e leltározás közben dolgozni (eladni, beszerezni)?
Nem ajánljuk!
A kiértékelés során, a megadott dátumtartomány napjaira felvitt leltár bizonylatokat fogja összevonni a program, és
a könyv szerint a dátumtartomány záró napján található mennyiséggel fogja összehasonlítani a talált mennyiséget.
Amennyiben a felvétel és kiértékelés között a megadott napokra raktári mozgások történnek, a könyv szerinti mennyiség megváltozik.
A program mindig a kiértékelés pillanátában érvényes, adott napi (tehát nem pillanatnyi) készlettel fogja összehasonlítani a talált értéket.
Ha a készlet figyelés dátumára nincs felvett leltár és a Leltárban nem szereplő tétel=Nulla beállítás van érvényben, a program figyelmeztet arra, hogy a kiértékelés után a program a raktárakat kiüríti.
Mi legyen akkor, ha leltárkiértékelés negatív készletre panaszkodva nem akar lefutni?
Ez a helyzet akkor állhat elő, ha a leltár kiértékelést nem hajtják rögtön végre, és el kezdenek dolgozni a programban.
Például: Leltár hétfőn történt, találtak Y gyártási számot, könyszerint X gyártási szám van készleten. A leltárt nem értékelik ki. Szerdán az értékesítő eladja az X gyártási számot. Hiszen könyv szerint készleten van. Ha most ezek után hétfőre megtörténik a kiértékelés, a program megpróbálja az X gyártási számot kivezetni, hiszen a leltárban Y-t találtak. Ekkor kapjuk a negatív készlet üzenetet, hiszen a szerdai mozgással már negatív lenne a készlet.
Adódik a kérdés, mi volt a valóság? Az, hogy leltárban nem volt X hétfőn, vagy az, hogy az eladó szedán eladta a X-et?
Megoldásként azt tudjuk ajánlani, hogy módosítsuk le a leltárt. Mondjuk azt, hogy volt X készleten, hiszen a szerdai értékesítést már nem lehet módosítani. Így a kiértékelés már le fog futni. Ebben az esetben azt javasoljuk, hogy ezt a terméket újra számolják össze, de már ne hétfőre, hanem az aktuális dátumra vegyenek fel új leltárt.
Egyéb funkciók
