Az iratok képe megtekinthető a programból, így nincs szükség arra, hogy azokat fizikailag előkeressük. Mivel az iratok ügyintézőhöz rendelhetők, követhető, hogy azokat feldolgozták-e.

Nagy teljesítményű szkennerrel egyszerre beszkennelt PDF fájlokból a csoportos PDF irat iktatás célfunkcióval lehet praktikus munkafelületen az iratokat rögzíteni!

Iratok csoportosítási lehetősége egyénileg kialakított iratgyűjtőkben

Többszintű fastruktúrába rendezhetjük vállalkozásunk iratait, így definiálhatunk bejövő / kimenő levelezések tárolására szolgáló mappákat, vagy a szerződések, árajánlatok nyilvántartására szolgálókat is. Az egyes iratgyűjtőkre megadhatjuk, hogy az azokba történő irat rögzítésekor milyen mezőket kelljen a felhasználónak kitöltenie, ki legyen az irat ügyintézője.

Irat ügyintézőjének automatikus értesítés küldése

Az iraton megjelölt ügyintéző a nevére iktatott iratról értesítést kap a programtól. Az értesítést a program belső üzeneteként, vagy e-mail-en is megkaphatja, így tudomást szerez róla, hogy dolga van az irattal. Ezzel biztosított, hogy tudomást szerez a feladatról, amely alapján megteheti a megfelelő intézkedést, majd az iratot elintézett állapotba állíthatja.

Iratigazolási rendszer kialakítási lehetősége

Szükség esetén beállítható, hogy egyes személyeknek igazolnia kelljen az iratot és a további intézkedések csak az igazoló elektronikus bejegyzését követően válnak lehetővé. Az igazolási folyamat több lépcsős is lehet és akár szigorúan is leszabályozhatja a folyamatot, amelynek az egyes lépései a következők lehetnek: Iktatás, Felülvizsgálás, Ellenőrzés, Utalványozás, Elfogadás, Elutasítás, Visszaküldés, Kifizetés.

Iktatás a fájl sERPa felületére húzásával

Oly módon is lehet fájlokat iktatni, hogy a fájlkezelőből, vagy az Outlookból a csatolni kívánt fájlra, vagy levélre kattintva és a jobbegér gombot lenyomva tartva a kívánt elemet áthúzzuk a sERPa-ban megnyitott irat funkcióba. E-mailek ilyen módon való iktatása esetén a program a címzett e-mail címe alapján kitölti az ügyfelet és az ügyintézőt is.