Ahhoz, hogy az Önök által használt Nagy Machinátor program megfeleljen a hatályos jogszabályi követelményeknek, feltétlenül szükséges a frissítés erre a verzióra 2018. július 1. előtt!

Felhívjuk figyelmüket, hogy a következő napokban, illetve a jövő héten jelentősen megnövekedhet a Központi Tanácsadó Szolgálat telefonos leterheltsége az online adatszolgáltatással összefüggő kérdések miatt. Ezért a korábban küldött tájékoztatásunkkal összhangban azt kérjük, hogy ha nem kritikus hiba akadályozza a munkájukat, akkor e-mailben vagy a Partnerközponton keresztül tegyék meg bejelentésüket.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 2018. július 1-től hatályos 10. számú mellékletében foglaltak szerint adatszolgáltatási kötelezettség terheli az adóalanyt a legalább 100 ezer forint áthárított általános forgalmi adót tartalmazó, belföldi adózók közötti ügyleteiről kiállított számláiról.

Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a Nagy Machinátor programot használó cégeknek milyen feladatai vannak az adatszolgáltatással kapcsolatban, illetve összegyűjtöttük a leggyakoribb hibákat és az azokkal kapcsolatos teendőket is.

A rendelkezés szerint a cégek által használt programoknak emberi beavatkozás nélkül, automatikusan kell adatot szolgáltatni a NAV felé a rendeletben érintett számlák kibocsátását követően. (Megjegyzendő, hogy a rendelet az adatszolgáltatást a számla módosíthatatlanná tétele pillanatában várja, a Machinátorban ez a funkció a bizonylat “Számla” fejléccel történő nyomtatásával valósul meg.) Így a programot üzemeltetőnek nem az adatküldés a feladata, hanem a program adatküldésének a támogatása megfelelő paraméterezéssel.

Kérjük, hogy figyelmesen olvassák át ezt a tájékoztató anyagot és juttassák el a cégükön belül az összes érintett Nagy Machinátor felhasználónak!

Jelen tájékoztató anyag, illetve a benne található linkeken elérhető további leírások tartalmaznak minden olyan információt, ami a beállítások elvégzéséhez szükséges. Amennyiben mégis segítségre lenne szükségük a paraméterezésben, akkor Tanácsadói szolgáltatás keretében, munkadíj ellenében tanácsadóink természetesen rendelkezésükre állnak a hét minden munkanapján, munkaidőben.

Mit kell tenni a Machinátort üzemeltető és az adatszolgáltatásban érintett felhasználónak?

1. Technikai felhasználó létrehozása a NAV Online Számla éles rendszerben

Először Technikai felhasználót kell létrehozni a NAV Online Számla oldalon, az éles rendszerben.

Itt először elsődleges felhasználót kell létrehozni (ehhez magyarorszag.hu-s belépés is szükséges!), majd az elsődleges felhasználó létrehozhat technikai felhasználót. (Részletes leírás a link alján a b) Technikai felhasználó blokkot lenyitva).

Figyelem! A tesztrendszerben korábban már létrehozott technikai felhasználó nem használható az éles rendszerben! Az éles rendszerben is létre kell hozni a Technikai felhasználót!

Technikai felhasználót adószámonként kell létrehozni. A NAV Online felület lehetővé teszi azt, hogy egy adószámhoz több technikai felhasználót is regisztráljunk, azonban a Machinátor csak egyet használ a küldésre. Ezért amennyiben egy (Machinátor) programmal bocsátanak ki számlát, nincs értelme több technikai felhasználót regisztrálni. Ha viszont a cég más számlázó programmal is bocsát ki számlát, érdemes több regisztrációt csinálni és programonként más-más felhasználót beállítani.

Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy (pl. off-line boltoknál) több Machinátor programmal számlázás esetén sincs feltétlenül szükség a programonkénti külön felhasználóra, mivel a Machinátor az adatküldés során nem csak a technikai felhasználó azonosítóját küldi el, hanem a program azonosítóját is. Ez az azonosító azonban a NAV számlalekérdező felületén már nem látszik, azaz egy felhasználó használata esetén nem lehet elkülöníteni a különböző programokból (akár különböző Machinátorokból) felküldött adatokat.

A javaslat tehát az, hogy programonként és adózónként használjunk egy technikai felhasználót.

2. Nagy Machinátor 118-as verzió (vagy későbbi)

Frissíteni kell a 3.1.118-as (vagy későbbi) verzióra.

3. NAV adatszolgáltatás beállítása a Nagy Machinátorban

A 3.1.118-as verzióra frissítés után minden kötetben végre kell hajtani a beállításokat!
A beállításokat a Struktúra / Pénzügy / Saját cím menüpontban kell végrehajtani.

A beállításnak három alaptípusa van:

1: NAV Online számla: Bekapcsolva

Beállítása esetén az adatszolgáltatás teljes mértékben üzembe van helyezve.

A beállítás feltételei a következők:
Számlasorozatok használata a számlázás, számlaiktatás során
– Éles rendszerben létrehozott Technikai felhasználó megadásra került
– Élő internet kapcsolat

2: NAV Online számla: Kikapcsolva

Kikapcsolás esetén az adatszolgáltatási feltételek ellenőrzését a felhasználó kérésére kikapcsoljuk.
A kikapcsolás feltételei a következők:

Számlasorozatok használata esetén nincs olyan számlasorozat, amelyben Kibocsátás művelet van beállítva.

3: NAV Online számla: A paraméterezés elhalasztva az első érintett számláig

A 118-as verzióra frissítés után minden kötetben (akár be- akár kikapcsolt állapotban volt korábbi verzióban az adatküldés) a Saját címben alapértelmezetten az elhalasztás érték lesz beállítva.

Az érték használata esetén a program nem fogja megkövetelni az összes paraméterezési feltétel meglétét, viszont minden számla kiállítása során ellenőrizni fogja, hogy a számla eléri-e a beállított értékhatárt.

Ekkor (kibocsátásos) számlasorozatok léte esetén ez első érintett számla nyomtatásakor automatikusan bekapcsolódik az adatszolgáltatás (és meg kell adni a technikai felhasználót). Számlasorozatok nélkül az első érintett számla nyomtatásánál nem lesz automatikus bekapcsolás, ezt kézzel kell megtenni. Mindkét esetben kinyomtatódik a számla, de nem lesz elküldve és 48 óra áll rendelkezésre a küldés beüzemelésére.

Amennyiben egy olyan számla kiállítása történt, amelyben az áfa nagyobb a beállított áfa értékhatárnál, a számla kinyomtatását nem fogja megakadályozni a program, de az automatikus adatküldés addig nem fog működni, amíg az adatszolgáltatás bekapcsolásához szükséges paraméterek nem állnak rendelkezésre.

Az érték használatával a program folyamatos használatát akarjuk elérni azoknál, akiknek nagy valószínűséggel nem lesz olyan számlájuk, amely meghaladja a most előírt áfa értékhatárt, és nincs elég erőforrásuk a bekapcsolási feltételek létrehozására.

Aki nagy valószínűséggel meg fogja haladni az értékhatárt, nem ajánljuk, hogy hosszabb ideig elhalassza a paraméterezést.

Online számlaadat: Kiknek kell és kiknek nem kell adatot szolgáltatni?

Könyvelő cégek

Amennyiben egy könyvelő cég kizárólag utólagos könyvelés céljából rögzíti vagy elektronikus úton betölti a könyvelendő partner cég számláit és ebben a kötetben nem bocsát ki (nyomtat ki “Számla” fejléccel”) számlát, nem kötelezett adatszolgáltatásra.

1. Ha a könyvelt adatbázisban már használva vannak a számlasorozatok, és kizárólag „iktatás” típusú sorozatok vannak, a NAV Online adatküldés teljesen kikapcsolható.

A beállításoknál létezik egy közbülső állapot, az elhalasztás. A 3.1.118-as verzióra frissítés után minden kötetben (akár be- akár kikapcsolt állapotban volt korábban az adatküldés) erre áll be a program.

Az adott kötetbe történő első bejelentkezéskor megjelenik egy üzenet arról, hogy kérésre a program kikapcsolt állapotba tudja állítani az adatküldést.

2. Ha a könyvelt adatbázisban még nincsenek számlasorozatok, javasolt ezekre minél hamarabb áttérni, mivel a program a hagyományos számlaparaméterek által kialakított “számlatömbök” használatát az adatszolgáltatás bekapcsolt vagy elhalasztott állapotában nem engedélyezi. Az adatszolgáltatás kikapcsolható, ekkor lehet használni a hagyományos számlaparaméterek által kialakított “számlatömböket”, de a program nem engedélyezi a számlabizonylatok “Számla” fejléccel történő kinyomtatását, csak lezárni vagy “Rögzített számla” fejléccel kinyomtatni lehet.

Számlakibocsátó cégek

1. Amennyiben a kötetben már vannak számlasorozatok és azok között van kibocsátás típusú is, a NAV Online adatszolgáltatás kikapcsolása nem lehetséges. Meghagyható azonban (pl. technikai felhasználó hiányában) az elhalasztás, ekkor lehet nyomtatni, de az első érintett számla nyomtatásáná