A Beszállítás bizonylat Beszerzés generálás ablaka.

Működését az Beszállításkezelés paraméterek funkcióban a Számlabefogadás ablak szabályozza.

Általános célok

Az áruszámla-befogadás funkció a következő célok teljesítésére kialakítva:

NAV számlaimporter (Elektronikusan kapott szállítószámla) integráció

A szállítószámlák elektronikus iktatásának lehetősége új megközelítését igényli az áruszámlák iktatásának.

Míg korábban a szállítólevélen átvett áru volt az iktatott számla létrehozásának a bázisa, most az elektronikusan kapott szállítószámla esetén az áru fizikai átvételének folyamata külön vált a szállítószámla iktatásától.

A beszállítás bizonylat áruszámla-befogadás funkciója a két egymással párhuzamosan futó folyamat eredményét egy képernyőn tárja elénk, és mutatja meg az esetleges eltéréseket.

Számlázott és Átvett közötti eltérések kimutatása

A vállalkozások számára komoly terhet jelenthet annak az ellenőrzésnek a végrehajtása, hogy vajon a kapott számla megegyezik-e értékben és mennyiségben az átvett áruval.

Illetve, ha eltérés volt, vajon a megfelelő intézkedések megtörténtek-e, lett-e kérve helyesbítés értékben, mennyiségben?

Amennyiben előfordul, hogy a szállító mást számláz le, mint amit átvettek, a program képes az eltérések nyilvántartására mind mennyiségben, mind értékben.

Az eltérések oka lehet

- nem a megrendelt áron kaptuk meg a számlát.

- más mennyiség lett számlázva, mint az átvett (pl.: a szállító nem a rendelt mennyiséget szállította le, a számlán a rendelt mennyiség szerepel.)

- továbbá olyan is elfordulhat, hogy a számlán olyan tétel szerepel, ami sem rendelve, sem átvéve nem lett.

Tétel helyesbítés korlátok nélkül

Amennyiben a helyesbítő számla igényünket elismerték és küldenek helyesbítést, még nem biztos, hogy elsőre sikerül olyan számlát kiállítani, ami teljesen megfelel az igényeinknek.

A program úgy lett kialakítva, hogy az egyes tételekhez megkötés nélkül akárhány helyesbítő számla tételt hozzá lehessen kapcsolni.

Fuvarköltségek (és egyéb szolgáltatások) ráoszthatók legyenek a beszerzési árra

Az áruszámlák tartalmazhatnak különböző szolgáltatásokat is (általában fuvarköltséget). Az áruszámla-befogadás úgy lett kialakítva, hogy ezeket a költségeket, a lehető legegyszerűbben figyelembe lehessen venni a beszerzési ár kiszámítása során.

Áruszámlákat be lehet vonni a számla érkeztetési (jóváhagyási, igazolási) folyamatba.

A szállítószámla beérkeztetés bizonylat alapvetően egyéb szolgáltatás számlák jóváhagyására lett kialakítva.

A beszállításbizonylat használata esetén viszont alkalmas az áruszámlák igazolási folyamatának követésére is.

Mielőtt a beérkeztetett számla alapján a pénzügyes befogadja a számlát, a program lehetőséget kínál számára, hogy néhány nem várt szituáció elemzése után el tudja dönteni, hogy a kapott számlát befogadja-e, vagy visszautasítja a befogadását.

A program először összehasonlítja az átvett mennyiséget a számlázott mennyiséggel, majd összehasonlítja a rendelésen lévő árat a számlázottal. Ezek után a következő kérdésekre keresi a választ:

-Mi történjen a számlával, talál egy tételt is, amely mennyiségben eltér az átvettől?

-Legyen helyesbítés kérve arra tételre, vagy kérjük az áru pótlását a következő szállítással, vagy esetleg nem fogadjuk be az egész számlát és azt kérjük, hogy a leszállított mennyiség alapján új számlát küldjenek?

-Továbbá kérdés lehet az is, hogy mi történjen akkor, ha értékben túlszámlázta szállító az árut, Befogadjuk a számlát, vagy értékben helyesbítés kérünk?

A program azzal igyekszik segíteni a pénzügyes munkáját, hogy egyrészt színezéssel jelöli azokat a tételeket, ahol valamilyen problémát talált, másrészt a probléma kezelésére vonatkozó protokoll alapján megajánlja a várható intézkedés irányát. Ha például az a protokoll, hogy ha bármely eltérés van az átvett és a számlázott között, akkor a számla nem befogadható, akkor a program azt fogja felajánlani.

További szolgáltatása a beszállítás bizonylatnak, hogy ha befogadta a számlát, akkor tételesen meghatározhatja a pénzügyes, hogy milyen helyesbítő bizonylat kibocsátását várja a szállítótól, amelyet azonnal e-mailen el is tud küldeni.

Számlabefogadás ablak felépítése

Az ablakrendszer segítséget kíván nyújtani a felhasználónak annak eldöntésében, hogy a számla befogadható-e.

A számlabefogadást az fogja indokolni, ha sikerül a számlatételeket már teljesített beszállításokkal párosítani.

Ebben az ablakban lehet tételenként eldönteni, hogy a kapott számla befogadható-e.

1. Beérkeztett számla tételei ablak

Az első ablakban a beérkeztetett, de be még nem fogadott számla tételeit tartalmazza.

Látható a számlán lévő termék, vagy (esetleg szolgáltatás,) a számlázott mennység és egységár.

2. Számlatételhez párosított beszállítás tételek

A második ablak az első ablak részletezése.

Számlatételenként láthatjuk, hogy melyik beszállítástételel fogja összekapcsolni a program a számlatételt abban az esetben, ha a számlabefogadása mellett döntenek végén.

A program azokat a beszállításokat ajánlja fel párosításra, amelyekhez még nem kapott számlát (vagy nem kapott megfelelő számlát)

Az ablakban látható, hogy melyik beszállítást tételt lehet a számlához kapcsolni, az melyik szállítórendelés alapján volt bevételezve, mennyit vettünk át, a rendelésen milyen ár volt.

A program az átvett mennyiséget hasonlítja össze a számlázott mennyiséggel, és a rendelt egységárat a számlázott egységárral.

Ezek alapján határozza meg, hogy talált-e mennyiségi vagy értékbeli eltérést.

Az alábbi példában azt láthatjuk, hogy az átvett 8 darabbal ellentétben 10 db került leszámlázásra,

a rendelésen lévő 1050 Ft helyett, 1800 Ft lett számlázva.

3, Beszállításhoz kapcsolt számlatételek

Az ablak a 2. ablak egy tételének a részletezése.

Azt mutatja meg, hogy egy beszállítástételhez milyen számlatételekkel lett korábban összekapcsolva. (Ennek helyesbítő számla befogadása esetén lesz jelentősége).

Illetve beérkeztetés esetén (lásd kép), a beérkeztetésben lévő tételnek az adott beszállításbizonylathoz tartozó felhasználását lehet látni.

Például az alábbi képen az látható, hogy az átvett 8 darabhoz képest a számlán 10 db szerepel. Ezt a 10 darabot két tételben használta fel a program.

A második tételhez "Nem várt" minősítést rendelt. A nem várt tételre vonatkozóan pedig meghatározza, hogy amit számláztak, egy az egyben nem várt érték volt a számlán.