Használat előtti első lépések
Fontos: Ha még soha nem használták a régi funkciókat (Jelenléti ív, Munkaidő nyilvántartás (régi)), akkor is szükséges a konvertálás elindítása és végrehajtása, mielőtt elkezdenék a funkciók használatát. A konvertálás ugyanis nemcsak az adatokat tölti át, hanem a programot is beállítja az új funkciók szerinti számfejtési ajánlásokra.
Konvertálás
Mielőtt élesen elkezdenénk használni a funkciót, szükséges az adatainkat átkonvertálni a régi funkciókból. Ez biztosítja, hogy az adatok az új rendszerben is megfelelően jelenjenek meg és kezelhetők legyenek.
Az alábbi táblázat segítségével látható, mely funkcióból mely funkcióba kerülnek az adatok áttöltésre:
Régi funkciók: |
Új funkciók: |
A konvertálás célja, hogy a régi funkciókban tárolt adatokat az új rendszerbe átvigyük. A Munkaidő nyilvántartás konvertálás funkció segítségével végezhetjük el ezt a műveletet.
1. lépés: Dátum megadása
Első lépésben meg kell adni egy tetszőleges dátumot. Ettől a dátumtól kezdődően fognak az adatok átkerülni a régi funkciókból az új funkciókba.
Fontos: A dátum előtt rögzített adatokat nem fogja átvinni a rendszer. Ezért érdemes jól megválasztani a dátumot, mivel a régi funkciók adatai idővel törlésre kerülnek, ahogy a régi funkciók fokozatosan kivezetésre kerülnek a rendszerből. A korábbi számfejtésekben lévő adatokat, időadatokat ez a törlés természetesen nem érinti, a Számfejtés funkcióban lévő adatok változatlanul megmaradnak.
A Jelenléti ív és régi Munkaidő nyilvántartás funkciókból az adatok az új Munkaidő nyilvántartás funkcióba kerülnek. Míg a Munkaidő nyilvántartás esemény funkcióból a Munkatípus funkcióba. A régi funkciók adatai még a kivezetésükig elérhetők maradnak, de azok csak lekérdező módban használhatók. Ez azt jelenti, hogy az adatokat nem lehet már szerkeszteni vagy módosítani bennük.
2. lépés: Adatok törlése az új funkciókból
Ha az új funkciókba vagy paraméterbe már rögzítettünk adatokat, akkor a konvertálást megelőzően azokat törölni szükséges:
•Bérszámfejtés paraméter / Munkaidő nyilvántartás füle
Erre egyszerű módon van lehetőség a konvertáló funkcióban. Ha jelöljük az erre vonatkozó négyzetet, akkor a konvertálás során a program automatikusan törli az adatokat az új funkciókból, és a paraméterek alapértelmezett értékre állnak vissza. Ha elfelejtenénk törölni a felvett adatokat és a törlésre vonatkozó négyzetet sem jelöltük, akkor erre a konvertáláskor hibaüzenetet kapunk és nem fut le a konvertálás.
3. lépés:
Miután végrehajtottuk a konvertálást, fontos ellenőrizni, hogy az adatok megfelelően átkerültek-e az új funkciókba. Ezt egyszerűen megtehetjük az új funkciókban való navigálás és az adatok megtekintésével.
Fontos tudni, hogy a konvertálást követően a számfejtés az új Munkaidő nyilvántartás funkcióból történik. A Bérszémfejtés paraméter / Konstans fülön, nem módosítható módon beállításra kerül az "OMNY számfejtés ajánlás" bér konstans, a 1. lépésben megadott dátummal. Ez biztosítja, hogy az új rendszerbe történő adatok átállítása és ajánlása megfelelő módon történik.
Paraméterezés
Az új funkcióra vonatkozó paraméterezés a Bérszámfejtés paraméter / Munkaidő nyilvántartás fülén érhető el. Itt lehetőség van arra, hogy a funkció működését a céges igényeknek megfelelően testre szabjuk. A paraméterezés során beállíthatók az alapértelmezett értékek, az automatikus ajánlások és a különböző működési paraméterek, amelyek biztosítják, hogy a rendszer a kívánt módon működjön.
A következő beállításokat lehet testreszabni a funkciót:
•Alapértelmezett értékek: A rendszer alapértelmezett beállításai, amelyeket minden új adatbevitel során alkalmazni fog. Itt határozhatók meg a választható naptípusok (pl. szabadság, táppénz, stb.), munkaidő-típusok (pl. túlórák, pótlékok), szünetek, költségrészletezés rögzítésére vonatkozó beállítások
•Automatikus ajánlások: A rendszer képes automatikusan ajánlásokat generálni, például ajánlott érkezés, ajánlott távozás, túlórák. Ezek a beállítások segítenek az adatok gyors és hibamentes feldolgozásában.
•Működési beállítások: Ezek a beállítások a rendszer működését befolyásolják, például azt, hogy a számfejtés felrögzítése csak jóváhagyott munkaidő-nyilvántartás adatokkal történhessen-e meg.
A paraméterezés részleteiről a vonatkozó súgóban olvashatnak további információkat, amely segít abban, hogy pontosan hogyan végezhetők el ezek a beállítások.
A Munkatípus funkció segítségével a költségrészletezésben - a kontírozást segítő - munkatípusokat van lehetőség előre definiálni.
A funkció lehetőséget biztosít arra, hogy a rendszerben előre definiáljuk és kezeljük a különböző munkatípusokat, amelyek a költségrészletezés során, valamint a kontírozásnál játszanak szerepet. Ez a funkció különösen hasznos a bérszámfejtési és munkaidő-nyilvántartási folyamatokban, mivel lehetővé teszi a munkavállalók munkaidejének és tevékenységeinek pontos kategorizálását, ami hozzájárul a pontosabb költség- és pénzügyi elszámoláshoz.
A munkatípusok előre történő definiálása segíti a rendszerben az automatikus kontírozást, így a munkaidő-nyilvántartás és a bérszámfejtés során a megfelelő könyvelési dimenziókra (költséghely, témaszám, pozíciószám) kerülnek az adatok. Ennek köszönhetően a cégek számára egyszerűbbé válik a bérköltségek és egyéb munkaidőhöz kapcsolódó költségek nyomon követése, és azok pontosan elhelyezhetők a könyvelési rendszeren belül.
Miért fontos a munkatípusok előre definiálása?
•Kontírozási pontosság: A munkatípusok megfelelő beállítása lehetővé teszi, hogy a munkavállalók tevékenységei és munkaórái automatikusan a megfelelő könyvelési dimenziókhoz kerüljenek. Ez csökkenti a manuális hibák lehetőségét, és biztosítja a pénzügyi adatok pontos kezelését.
•Szabályozott költségkezelés: Az előre definiált munkatípusok révén a cégek könnyen megkülönböztethetik a különböző típusú munkavégzéseket, és így külön nyújtanak költség- és bérszámfejtési információkat.
•Jelentések és elemzések: Az előre meghatározott munkatípusok lehetővé teszik a részletes jelentések és elemzések készítését, amelyeken keresztül a cégek könnyen nyomon követhetik, hogy mely munkatípusok milyen költségekkel járnak. Ez segíthet a pénzügyi tervezésben és az erőforrás-allokációban.
Hogyan működik a Munkatípus funkció?
A Munkatípus funkció használatával a rendszerbe előre definiálhatók az egyes munkatípusok, és azokhoz hozzárendelhetők a megfelelő könyvelési dimenzió beállítások. Ezután, amikor egy munkavállaló tevékenysége rögzítésre kerül a munkaidő-nyilvántartásban, személy kategória alapján definiáltan tud választani a munkavégzéséhez tartozó munkatípust, és az abban rögzített adatokat a megfelelő könyvelési dimenziókra teszi a program.
Ez a funkció lehetővé teszi, hogy a munkatípusok ne csak a munkaidő nyilvántartásában, hanem a pénzügyi tervezésben, bérszámfejtésben és költségelszámolásban is segítse a cégeket.
Jogosultság
A megfelelő jogosultságok beállítása kiemelkedően fontos annak érdekében, hogy biztosítani tudjuk az adatok biztonságát és a megfelelő munkafolyamatokat. A jogosultságok meghatározzák, hogy ki milyen adatokat láthat, szerkeszthet, és hogy ki hagyhatja jóvá a munkavállalók munkaidő-nyilvántartását. A jogosultságokat a Bérszámfejtés paraméter / Munkaidő nyilvántartás fülön tudjuk beállítani. A beállítás tartalmazza azt is, hogy ki hagyhatja jóvá a munkaidő-nyilvántartásokat, például a napi munkaidőket, túlórákat. Fontos, hogy a megfelelő felelős személyek rendelkezzenek ezzel a jogkörrel, hogy a folyamat megfeleljen a céges előírásoknak és a jogszabályoknak.
A jogosultságok beállítása során alapvető, hogy alaposan áttekintsük a rendelkezésre álló lehetőségeket, hogy biztosítani tudjuk a megfelelő adatvédelmet és működési hatékonyságot. Kérjük, olvassák el alaposan a megjelenített személyekre és a felhasználó csoport alapján megadható jogosultságokra vonatkozó leírásokat, amelyek segítenek abban, hogy a felhasználói csoportok és az egyes személyek jogosultságait pontosan meghatározzák.
Lekérdezés, lista
A funkció teljeskörű használatához elérhető Munkaidő nyilvántartás lekérdezés és Jelenléti ív lista funkciók is, melyekkel a berögzített adatokat van lehetőség lekérdezni, listázni.
