Paraméterezés:
A szerződés jóváhagyás használatához első lépésként paraméterezésre van szükség, erre a Jóváhagyás paraméter funkcióban van lehetőség.
Jóváhagyás paraméter - Általános fül:
Az általános fülön megadhatjuk, hogy melyik telephely bizonylataira vonatkozzon a beállítás, valamint megadható az összes sorozatra vonatkozó Szerepkör igazolás kategória. A Szerepkör igazolás kategória beállítására akkor van szükség, ha egy személy több szerepkörben is jóváhagyhat. A Szerepkör igazolás kategória és a Sablonban szereplő kötelező és választható kategóriák között és kapcsolat van, azaz, ha egy adott személynél csak az egyik van beállítva, akkor az nem kerül be a jóváhagyó személyek közé.
Jóváhagyás paraméter - Sorozat fül:
A sorozat fülön megadhatjuk, hogy mely felhasználói csoportoknak lehet jóváhagyás, valamint módosítás jogosultságuk. Az itt beállított jogosultság csak a jóváhagyást érinti, a szerződés paraméterben beállított jogosultságok a jóváhagyásra nincsenek hatással. A Bizonylatok sávban a Szerződés (Szerződéskezelés) típust kell beállítani és azt a sorozatot, amelyre az adott beállítás vonatkozik. Ha a Sorozat fül Bizonylatok táblában meg van adva a sorozat, függetlenül attól, hogy az adott Sorozat használhatóra van állítva vagy sem, a szerződésben a jóváhagyó személy tábla megjelenik és a Jóváhagyás indítása művelet is aktív lesz.
A Bizonylatok táblában az induló szakaszt mindenképpen meg kell adni.
Jóváhagyás paraméter - Szakasz fül:
A szakasz fülön határozhatjuk meg, hogy egyéni vagy csoportos aláírás szükséges a jóváhagyáshoz.
Jóváhagyás paraméter - Sablon fül:
A sablon fülön állíthatjuk be az igazoló személy kategóriákat, ügyfélkategóriát, értékhatárt, dimenziókat.
Jóváhagyás paraméter - Mátrix fül:
A mátrix fülön adjuk meg a sorozat és szakasz kombinációját. A jóváhagyás használatához a szakasz paramétert kötelező kitölteni.
Jóváhagyás folyamata:
A Tervezet állapotú szerződés állapotát Jóváhagyás alatt állapotra állítva elindul a jóváhagyás folyamata. (Az állapot csak akkor választható ki, ha a jóváhagyás paraméterben meg van adva a szerződés típus és az adott sorozat, valamint a sorozathoz be van állítva induló szakasz.) Ekkor létrejön egy Jóváhagyás bizonylat, valamint a Fejléc fülön kitöltődik a Jóváhagyó személy tábla a szerződés sorozathoz beállított sablon alapján. Az itt látható táblába módosítani nem lehet, az csak megjelenítésre szolgál. A tábla csak akkor látszik, ha a jóváhagyás paraméterben meg van adva a szerződés típus és az adott sorozat, ha nincs ilyen beállítás, akkor a tábla nem látszik. A módosítás jogosultsággal rendelkező felhasználó a Jóváhagyó bizonylaton módosíthatja a sorrendet és a személyeket. A jóváhagyás bizonylat száma a tábla alatti mezőben található.
Szerződés jóváhagyás folyamat közben csak azok a mezők módosíthatók, amelyek az Aláírt állapot esetén is módosíthatók, egyéb módosítás, csak akkor lehetséges, ha Visszaküldött állapotú a jóváhagyás bizonylat aktuális állapota és a szerződés állapota visszaállt Tervezet típusra. Ha egy felhasználó Visszaküldött állapotot állít be, akkor a Jóváhagyás alatt állapot Tervezet típusra vált a szerződésen. Ilyenkor újra kell indítani a jóváhagyást, mivel az állapot Tervezet, ezért a művelet aktív. Az eredeti jóváhagyás bizonylat nem zárul le, nem generálódik új jóváhagyás bizonylat.
Visszaküldött állapot választása esetén, minden aláírónál Folyamatban típusra áll át a jóváhagyás állapota. Ha a visszautasítás előtt egy személynél már jóváhagyott állapot volt, akkor is visszaáll Folyamatban típusra és törli a korábbi jóváhagyás adatait.
A jóváhagyást utolsóként rögzítő személy fogja „Aláírt” állapotú státuszba tenni a szerződést és attól kezdve a szerződés már nem módosítható (kivéve, ha egyéb paraméter ezt engedi).
Ha egy aláíró Elutasított állapotot választ, a jóváhagyó bizonylat lezárul, a szerződés Elvetett típusra áll át. Ezt feloldani már nem lehet.
Új verzió létrehozásakor a "Kívánja megtartani a korábbi jóváhagyásokat?" kérdést teszi fel a program.
Igen esetén az új verzió megkapja az előző verzió jóváhagyó bizonylat számát, és a jóváhagyással már nincs teendő. Ekkor a szerződés állapotát manuálisan kell átállítani.
Nem esetén meg kell ismételni a jóváhagyás folyamatát.
