Esettanulmányok

Miként támogatja a sERPa a gépiparban érdekelt ZLT Kft.-t?

A ZLT Magyarország Kft.-t 1997-ben alapították magyar magánbefektetők Győrött. Tevékenysége kezdetben motoralkatrészek, vasúti és gépipari alkatrészek, vasúti pályaelemek értékesítésére terjedt ki, amely kiegészült szerviz szolgáltatással is. 2001-ben indították el szereléstechnikai részlegüket. A cég profilja napjainkra még összetettebbé vált: foglalkoznak szerszámok, szerelési- és vegyi anyagok, munkavédelmi felszerelések, valamint gépek és berendezések beszerzésével és szállításával. Szigorú minőségbiztosítási rendszerük biztosítja, hogy a professzionális ügyfeleik által elvárt követelményeknek és szállítási határidőknek maradéktalanul eleget tegyenek. Az értékesítést direktmarketing rendszerben, területi képviselők alkalmazásával végzik.

A ZLT Kft. 2010 óta dolgozik a sERPa integrált vállalatirányítási rendszerünkkel jelenleg 15 felhasználói licenc birtokában. Egyedi fejlesztési igényeiről, a bevezetés folyamatáról, az azóta tapasztalt előnyökről valamint további érdekességekről Svidró Mátyás ügyvezető igazgató közreműködésével készült esettanulmányunkból tájékozódhat.
A vállalat alapítása óta dinamikusan fejlődik. 2004-ben nyitották meg győrszentiváni telephelyüket, amelyen egy 700 m2-es áruraktárt is építettek. Napjainkban már több mint 800 ügyfelük van, beszállítóik száma meghaladja a 900-at, naponta 50-80 kimenő csomagot állítanak össze és szervezik azok szállítását. Később megnyitották webáruházukat is.

Miért vált elengedhetetlenné egy vállalatirányítási rendszer bevezetése a ZLT számára?

A ZLT forgalmának folyamatos növekedése, a kibővült ügyfélkör és az ezzel járó adminisztrációs feladatok egyre nagyobb kihívást jelentettek a cég dolgozóinak, amelyek ellátását saját fejlesztésű irodai programjuk már képtelen volt hatékonyan és átláthatóan kezelni. A vezetőség felismerte, hogy a saját szoftver fejlesztése már nem gazdaságos és túlzottan időigényes is, ráadásul magas az emberi erőforrás igénye, így fontosabb feladatoktól von el kapacitást.

Az ERP kiválasztási folyamat eredménye: a sERPa a legmeggyőzőbb

A számos lehetőség közül a ZLT vezetősége egyértelműen arra az elhatározásra jutott, hogy számukra minden tekintetben egy magyar vállalatirányítási rendszer a legmegfelelőbb megoldás, amely kifejezetten a hazai elvárásoknak megfelelően van fejlesztve kis- és középvállalkozásoknak. Így kerültek kapcsolatba a PROGEN Kft.-vel is, ahol meggyőződtek a sERPa integrált vállalatirányítási rendszer gazdag tudásáról, és tájékozódtak annak licencelési lehetőségeiről és a terméktámogatási szolgáltatásokról.

Svidró Mátyás, a ZLT Magyarország Kft. ügyvezető igazgatója több érvet is említett, hogy végül miért a PROGEN Kft. sERPa rendszere lett a befutó. „Miután ingyenes bemutatók és számos konzultáció során fokozatosan megismerkedtünk a programmal, hamar rá kellett jönnünk, hogy a sERPa egy kiváló minőségű, az üzleti igényekhez igazított megoldásokat kínáló és jól paraméterezhető szoftver. Összetett, de ugyanakkor könnyen áttekinthető rendszer, akár saját IT szakember is könnyen készíthet vállalkozás-specifikus riportokat. A sERPa által támogatott üzleti folyamatok, az igényelhető modulok tudása és a legapróbb részletekbe is belemenő funkcionalitás pedig teljesen meggyőzött, hogy ezt a programot kell választanunk.”

A rendszer bevezetése; egyedi igények teljesítése

A bevezetési folyamat gondos körültekintéssel zajlott. Az informatikai rendszer fejlesztésére nem volt szükség, mert a ZLT modern hardveres háttérrel rendelkezett, s az megfelelőnek bizonyult a sERPa kiszolgálására. A korábban használt saját rendszer adatbázisának feltérképezését követően pedig elkezdődhetett a sERPa paraméterezése az elvárásokhoz igazítva. Eközben már zajlott a munkatársak betanítása is. A tényleges átállás mindösszesen 4 napot vett igénybe, s azóta a rendszert teljes körűen használják.

A PROGEN Kft. rugalmasságával mindig azon tevékenykedik, hogy ügyfelei egyedi elvárásait – azok megelégedésére – minél kielégítőbben meg tudja valósítani. A sERPa bevezetését megelőzően, a ZLT-vel történt előzetes állapotfelmérés során felmerült egy webes XML kapcsolat kiépítésének szükségessége. Ugyanis a cég egy PHP alapú internetes portálrendszert működtet az ország egész területén dolgozó területi képviselőinek számára, amivel folyamataikat intézhetik. Ennek a portálnak és a sERPa adatbázisának folyamatos szinkronizációját (az adatcserét) kellett megoldani ezzel az XML kapcsolattal.

Együttműködésünk óta további kéréseket is teljesítettünk számukra, ezek közül említenénk meg most néhányat címszavakban: 1. gyorsított számlázás több szállítólevélből (Több ügyfél-kategóriára is lehessen benne szűrni. Ne csak egy számlát generáljon, hanem annyit, ahány ügyfél beleesik a megadott szűrésbe.); 2. automatikus üzenetküldés kifejlesztése vevőszámla változásról (A megadott Ügyfél dolgozó kategóriába és kategória tételbe besorolt ügyfél dolgozóknak számlamásolat küldése automatikusan e-mailben, amikor kinyomtatásra kerül a számla.); 3. deviza karton lista; 4. magyar/szlovák fordítású QR2 kifejlesztése.

Végezetül egy igencsak nem elhanyagolandó szempont is említésre került Svidró Mátyás részéről a speciális igényeket illetően. „Az egyedi fejlesztések költsége a magyar vállalkozások pénztárcájához igazodik”– fogalmazta meg financiális szemszögből is tapasztalatait az ügyvezető.

A sERPa használatának legfőbb előnyei a ZLT számára

A bevezetést követően rövid időn belül 50%-kal megnövekedett a cég forgalma. Sikerült olyan megoldást találni, hogy az adminisztrációs és a vállalatirányítási terhek csökkentek az új rendszer segítségével, és a növekedés ellenére sem bővült ezek humánerőforrás igénye. Vállalatvezetői szemmel nézve a következőt emelte ki az ügyvezető igazgató: „az üzleti folyamatok a legmagasabb szinten monitorozhatók, ezért egyszerűsödött a döntés-előkészítés és a vezetői döntéshozatal folyamata”.

Széleskörűen használják az egész rendszert. A könyvelés és számlázás (Ft-ban és devizában is) mellett a bérszámfejtést is a sERPa integrált vállalatirányítási rendszerrel végzik. A Tárgyi eszköz modul lehetőséget biztosít eszközeinek értékcsökkenésének beállítására, nyomon követésére és automatikus könyvelésére.

A Készlet modul segítségével rugalmas és testre szabható, az igények széles körét kielégíteni képes készlet-nyilvántartási és anyagkönyvelési rendszer áll rendelkezésre a ZLT számára. A Rendelés-nyilvántartás modul pedig az árajánlatok kiadására, a bejövő vevő rendelések rögzítésére, valamint a beszerzési (szállítói) rendelések kiadására szolgál. A Webáruház-kapcsolat modul a már említett webáruházzal biztosítja a szükséges adatcserét az internetes értékesítés támogatására.

Továbbá a sERPa-val archiválják a bejövő és a kimenő iratokat is, valamint kezelik a vállalkozás ügyviteli tevékenységén kívüli folyamatokat (üzleti lehetőségek követése, tartozáskezelés stb.), ami területi képviselőik számára az üzletszerzésben jelent nagy segítséget.

A ZLT további pozitív tapasztalatai a sERPa-ról és a PROGEN-nel való együttműködésről

„A PROGEN méreténél fogva az a cég, amelynek egy magyar kkv fontos ügyfél, és amellyel nem okoz nehézséget az esetleges hibák vagy speciális igények egyeztetése. A folyamatos innovációra és naprakészségre fókuszálnak, a fejlesztés sebessége, minősége és a rendszer támogatottsága (Help Desk) magas szintű. Az esetleges hibákra vagy igényeinkre hamar reagálnak. Az új jogszabályok szerinti eljárásokat, változtatásokat azonnal leképezik a sERPa-ban. Kiváló minőségű szoftver, elsőrangú támogatói háttér és optimális költségszint a bevezetés és a support során”– így zárta ajánlóját Svidró Mátyás ügyvezető igazgató.

Sarokpontok:

  1. Migráció előkészítése: a régi ERP rendszer adatbázisának feltérképezése
  2. A sERPa paraméterezése
  3. Munkatársak betanítása
  4. A migráció végrehajtása (4 nap)
  5. Felfutási szakasz: a munkatársak napi munkájának támogatása a PROGEN segítségével

További esettanulmányaink közül