A Dokumentum gyűjtő funkcióban lehet a dokumentum iktatásához szükséges főbb dokumentum csoportokat meghatározni. Például Bejövő levelek, Kimenő levelek, Termék képek stb.

Ablakok

Leírás

A dokumentum gyűjtőben lehet meghatározni, hogy a dokumentum iktatása, módosítása milyen szabályok alapján történjen, milyen adatok megadására van szükség a dokumentum adatlapjának kitöltése során.

A Fejléc adatok ablakban lehet összeállítani az iktatás során kitöltendő Adatlap tartalmát. Például itt lehet szabályozni, hogy mi legyen a neve a gyűjtőnek, milyen sorozatszámot kapjon a dokumentum az iktatás során, legyen-e felelőse a dokumentumnak, ha van felelőse, akkor mikorra kell elintéznie a feladatot stb. A cél az, hogy az ügyfél a mindennapi igényeknek megfelelően egy olyan adatlapot tudjon összeállítani, amelyen minden szükséges adat egyszerre szerepeltethető átlátható formában. Mivel a jogosultsági szintet is ugyanitt lehet szabályozni, vagyis hogy ki férhet hozzá vagy ki láthatja a dokumentumot, ezért annyi gyűjtőt kell létrehozni, ahány jogosultsági kör kerül meghatározásra.

A Kapcsolódó bizonylatok ablakban lehet beállítani, hogy a Dokumentum mellé, milyen bizonylatokra történő hivatkozások megadását tesszük lehetővé. Általában nem lesz szükség arra, hogy a dokumentum iktatása közben kitölthető adatlapon minden bizonylattípus kiválasztható legyen, (Például egy, a cikkek képét tartalmazó dokumentum gyűjtőhöz elegendő, ha csak a Cikkszám típus van engedélyezve; A bejövőszámlák iktatásához pedig a Ügyfél mellett, a Szállító vagy Szállítóbeérkeztetés típust érdemes beállítani; Szerződések iktatásához az Ügyfél típus mellett a Témaelszámolás vagy a Likviditás modult használók a Szerződésszám típust használhatják.) ezért gyűjtőnként meghatározható, hogy egyáltalán milyen bizonylatokkal lehessen összekapcsolni a gyűjtőt és az is, hogy az bizonylatokat az adatlapon lehessen látni vagy csak egy külön menüpont alatt felsorolva. Az is elképzelhető, hogy egy bizonylat típuson belül több bizonylat megadására is szükség van. Például egy reklamációs levélhez több Eseményt vagy több kapcsolódó Dokumentumot is hozzá akarnak kapcsolni. Ebben az esetben be lehet állítani, hogy nem csak egy bizonylatot akarnak a dokumentumhoz kapcsolni. Ha ezt a lehetőséget kihasználják el lehet eldönteni, hogy a dokumentum iktatására szolgáló adatlapon egyszerre hány sort lehessen látni az adott típusból. Ennek az a jelentősége, hogy amennyiben túl sok fejlécadat kerül az adatlapra, esetleg nem fér ki egy képernyőre minden adat és scrollozni kell az ablakon. Annak semmi kockázata nincs, ha nem látszik minden bizonylathivatkozás az adatlapon. Az összes bizonylat megtekinthető lesz egy funkció gomb megnyomása után.

Egy dokumentum több ügyfélhez történő hozzárendelése esetén (például egy jogi intézkedés esetén mind a per alanyait, mind az ügyvédet kívánatos lehet egy dokumentumhoz kapcsolni) az ügyfél mint kapcsolódó bizonylat felvétele szükséges.

A Dokumentum fejléc adatait tartalmazó bevitelben be lehet állítani, hogy az elintézett állapotra csak a program tudja állítani a dokumentumot, ha bizonyos feltételek teljesültek. A feltételeket Kapcsolódó bizonylatok beviteli ablakban lehet meghatározni. Ha az elintézett állapothoz szükséges beállítást alkalmazzák egy bizonylattípusnál, akkor a dokumentumban történt minden módosítás után a program ellenőrzi, hogy legalább egy bizonylathivatkozást tartalmaz-e a dokumentum. Ha igen, akkor az állapot automatikusan elintézett lesz. Figyelem! Ha egy a gyűjtőben utólag állítanak be egy bizonylattípusra ilyen beállítást, akkor a program a korábban már Elintézettnek tartott dokumentumokat is Folyamatban állapotra állítja vissza, hiszen a dokumentum már nem felel meg a gyűjtőben előírt szabályoknak. Amennyiben erre van szükség egyszerűbb egy új gyűjtőt nyitni, új szabályokkal és a korábbi gyűjtőt nem használhatóra állítani.

Paraméterek