Gyűjtő

A dokumentum gyűjtő meghatározásával az iktatásra kerülő dokumentum tulajdonságai kerülnek meghatározásra, ezért a gyűjtők átgondolt kialakítása az alapja a jól szervezett dokumentum nyilvántartásnak.

Ha valamelyik analitika Dokumentum menüpontjából indul el az iktatás, akkor csak azok a gyűjtők választhatók, amelyekben engedélyezve van az adott analitika bizonylattípusa. (Pl.: A cikktörzsből indított dokumentum felvétel esetén csak az gyűjtő választható, ahol a Cikkszám bizonylattípus engedélyezve lett.

Kapcsolódó paraméter: EngDKGyűjtő

Könyvtár

A kiválasztott Gyűjtőben lehet beállítani, hogy az iktatásra kerülő dokumentum, melyik könyvtárba kerüljön fizikailag a szerveren.

Ebben a mezőben megtekinthető a könyvtár értéke, módosítani azonban azon nem lehet.

Amennyiben a Gyűjtőben módosítják a Könyvtár név képzésének szabályait, annak nem lesz hatása a már iktatott dokumentumokra.

Iktatószám

A Dokumentum azonosítására az Iktatószám mező szolgál.

Az iktatószám felépítése a következő: ÉV-Sorozat-Sorszám

Az Év a iktatás évének két karaktere (P.: 2009-ben az Év=09)

A Gyűjtőben beállítható Sorozatszámon belül a soron következő sorszámot, módosítási lehetőség nélkül adja a program.

Átadó személy

A dokumentumot átadó személy megadására van lehetőség, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Az átadó személyt a személy törzsből lehet választani, azonban szabadon gépelhető a mező, mert elképzelhető, hogy nem a cégalkalmazottja adta át a dokumentumot.

Ügyfél

A Ügyfél megadására van lehetőség, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Telephely

A megadott ügyfélhez tartozó telephelyek közül lehet választani.

Kapcsolódó paraméter: Telephely 

Ügyfél ügyintéző

A megadott ügyfél ügyintézői közül lehet választani, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Ügyfél iktatószám

Az ügyfél levelének iktatószámát lehet megadni, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Tárgy

A tárgymezőbe a dokumentum témájára vonatkozó rövid leírás kerülhet, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Dokumentum dátuma

Az iktatott dokumentum dátuma kerülhet ebbe a mezőbe, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Beérkezés/elküldés dátuma

Az iktatott dokumentum fizikai beérkezés (vagy elküldés) dátuma kerülhet ebbe a mezőbe, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Összeg

Az iktatott dokumentumhoz egy összeg mezőt lehet megadni, ha a gyűjtő beállításai között azt kérték.

Besorolás

Először besorolás törzset lehet választani, majd a törzsbe tartozó tételek közül kell választani.

Állapot

A dokumentum állapotának megadására van lehetőség, ha a Gyűjtő beállításaiban a mező be van állítva.

Az állapot mező megadására ott van szükség, ahol a dokumentum egy munkafolyamat részét képezi.

Legáltalánosabb használata az, ha a dokumentum iktatását más személy végzi, mint akinek a dokumentumot fel kell dolgozni.

Ebben az esetben Rögzítve állapottal indul a Dokumentum iktatása és módosítás üzemmódban a többi állapot állítását végezheti az a személy, akinek meg van hozzá a jogosultsága.

Folyamatban értékre állítást akkor érdemest a felelős személynek manuálisan elvégeznie, ha jelölni szeretné, hogy a Dokumentumról már tudomást szerzett, de elintézni még nem állt módjában.

Az Elintézve állapot jelenti azt, hogy a Dokumentummal már semmi teendő nincs. Beállítását lehet manuálisan végrehajtani, vagy a Gyűjtő beállításaiban elő lehet írni, hogy csak bizonyos feltételek teljesülése esetén legyen Elintézve a dokumentum.

Visszautasítva állapotot azt jelzi, hogy a dokumentumot valamilyen okból nem lehet Elintézve állapotra állítani, de Törölni sem akarják a  már egyszer iktatott dokumentumot. Például egy beiktatott számlát végül nem fogadtak el

Határidő

Amennyiben a dokumentumnak van Állapot mezője meg lehet adni, hogy mikorra kell a munkát elvégezni.

A Gyűjtő beállításaiban lehet eldönteni, hogy egyáltalán legyen-e határidő mező.

Ugyancsak a Gyűjtőben azt is szabályozni lehet, hogy milyen határidőt ajánljon automatikusan a program, esetleg módosítási lehetőség nélkül.

Felelős részleg

A mező megjelenik, ha a Gyűjtő beállításaiban kérték a felelős részleg mező megadását.

A személytörzsben felvett emberek részlegekbe csoportosíthatók. Ebben a mezőben a részlegtörzsben felvett elemek közül lehet választani.

A felelős részleg megadására nagyobb szervezetek esetén lehet szükség. Abban az esetben, ha az iktatást végző személy nincs teljesen tisztában azzal, hogy melyik személynek kell elintéznie a feladatot, a felelős részleg megadásával egy csoporthoz tudja rendelni a dokumentumot. Mivel az elintézetlen feladatok részlegenként lekérdezhetők, a csoport úgy is dolgozhat, hogy bárki elintézheti a dokumentumot, aki részlegbe tartozik. Ez a tulajdonság akkor is hasznos lehet, ha ugyan a részlegben meg van mindenkinek a saját feladata, de helyettesítés esetén felmerül az igény a részleg elintézetlen dokumentumainak más személyhez történő irányítására.

Felelős személy

A mező megjelenik, ha a Gyűjtő beállításaiban kérték a felelős személy mező megadását.

Ha felelős részleg bevitel is van, akkor a mező mindenképpen megjelenik a dokumentum iktatása során.

A személytörzsben felvett emberek közül lehet választani.

Azt a személyt kell kiválasztani, akinek a feladata lesz a dokumentum elintézése.

Ha felelős részleg bevitel is van, akkor a dokumentum iktatása során a program csak olyan személyt fog elfogadni, aki éppen a részlegbe tartozik.

Elintézés dátuma

Az elintézés dátuma mezőben azt az időpontot lehet megadni, amikor a Dokumentum állapota elintézett lett.

Amíg az állapot nem elintézett vagy automatikus az elintézett állapot állítás, nem is lehet látni a mezőt.

Amennyiben az elintézett állapotot kézzel módosították, a rendszerdátumot ajánlja be a program.

Automatikus elintézés esetén a dokumentumhoz kapcsolódó bizonylatnak dokumentumhoz történő hozzárendelés időpontja kerül a mezőbe. (Vagyis nem a bizonylat valamelyik dátuma kerül ide, hanem az az időpont, amikor a bizonylatot a dokumentumhoz rendelték.

Megjegyzés

Minden dokumentumhoz korlátlan méretű megjegyzés kapcsolható. A Gyűjtő beállításaiban meg lehet határozni, hogy egyszerre hány sor látszódjon az adatlapon belőlük.

Amennyiben ennél több sor kerül rögzítésre, a sor végén található funkció gomb megnyomásával meg lehet tekinteni a többi sort is.

Felvette

A dokumentumot rögzítő Operátor kódja és személytörzsben találhat neve jelenik meg a mezőben. Továbbá a rögzítés időpontja

Módosította

A dokumentumot Módosító Operátor kódja és személytörzsben találhat neve jelenik meg a mezőben. Továbbá a módosítás időpontja.