Az iktatást végrehajtó gépről sajátgépen, vagy a hálózaton elérhető dokumentumokat lehet iktatni.
Lapolvasó
A iktatást végrehajtó gépre telepített lapolvasó vezérlésével történik az iktatás.
Belső iktatás
A Nagy Machinátoron belül keletkezett dokumentumokat lehet a Belső iktatás során a Dokumentum nyilvántartás modulban archiválni.
Az Eszköz választás ablakban Iktatás eszköz választása után elindul a Dokumentum-iktatás funkció. Az adatlapkitöltése után a program automatikusan csatolja az XML állományt a dokumentumhoz és az XML állományba beírja a program kapott iktatószámot. Az iktatott XML állományt az Eszköz választás funkció tudja megnyitni és a rendelkezésre álló lehetőségekkel átalakítani a kívánt formátumra. Így a már iktatószámmal ellátott dokumentumot lehet elküldeni emailben vagy kinyomtatni.
A Dokumentumok fizikailag a Nagy Machinátor szerverén találhatók. Minden könyvtárat automatikusan a program hoz létre.
A Nagy Machinátor munkakönyvtára alatt a következő könyvtárstruktúrát alakítja ki a program:
ARCHIVE \ [Kötet betűjele] \ [Gyűjtő által képzett könyvtárnév] \ [Iktatószám sorszám első két karaktere].
ARCHIVE
A dokumentum tárolás alapkönyvtára.
Az ARCHIVE könyvtár alapértelmezett helye a Nagy Machinátort program munkakönyvtára.
Az elérési utat a main.cfg-ben megadott ARCHIVUM paraméterrel tudjuk módosítani:
PARAMETERS
...
…
ARCHIVUM C:\BMXDATA\ARCHIVE;
...
END PARAMETERS;
A mentés funkció képes az Archive könyvtár nélkül menteni az adatállományt.
Kötet betűjele
Annak a Kötetnek a jele, amelybe a felhasználó belépett.
Amennyiben a DKDokFej állományt egy másik kötetre átirányítanak, akkor az aktuális kötet betűjele helyett az átirányításban megadott kötetazonosítóhoz tartozó kötetbetűjele nevű könyvtárba kerülnek a dokumentumok.
DkDokFej átirányítás
Gyűjtő által képzett könyvtárnév
A Gyűjtő fejlécében megadott könyvtárnév, melyet a dokumentum fejlécében tárol el a program (Pl.: BEJOVOL_0912). A Gyűjtő éppen ezért mindig módosítható.
Iktatószám sorszám első két karaktere
A dokumentum Sorszámának első két karakterével fog megegyezni. (Pl.: 09BEJ00001 esetén a sorszám:00001, és ebből a 00 lesz a könyvtárnév). A Dokumentum a Sorszámból képzett alkönyvtárban lesz eltárolva. Ez utóbbi alkönyvtár létrehozásának az volt a szerepe, hogy egy fizikai könyvtárban a lehetőség szerint ne legyen túl sok állomány.
