Ebben a topicban az alábbi példán bemutatva szeretnénk segítséget nyújtani azoknak, akik más könyvelőprogramról térnek át Nagy Machinátorra, illetve azon könyvelőirodáknak, akik egy-egy új cég könyvelését kezdik a Machinátorban.
Példa:
Egy könyvelő iroda 2014. július 1-ével átveszi egy cég könyvelését. Rendelkezésére áll a 2014. június 30-i záró főkönyvi kivonat, a még nyitott számlák, tárgyi eszköz nyilvántartás.
Folyamatleírás
Struktúra kialakítása
Első lépésként a program struktúráját kell megfelelően kialakítani - > Részletek
Amennyiben év közben kezdődik a könyvelés, akkor az aktuális üzleti évet ezzel a kezdő dátummal kel felvenni.
Üzleti év felvétele
Valamint fel kell vennünk egy, az ezt az időszakot megelőző üzelti évet.
Üzleti év felvétele
Főkönyvi kivonat
A program használatának kezdetén rendelkezésre áll egy záró főkönyvi kivonat, amelyet fel kell rögzítenünk a programba. Ha más programról térnek át Machinátorra, akkor a Machinátorban való könyvelés kezdetét megfelelő napra érdemes egy főkönyvi kivonatot lekérni, és ez alapján dolgozni.
Ezt a kivonatot a kezdő dátumunkat megelőző napra kell felrögzíteni a programba. A mérlegszámlákat kell megnyitnunk a 491-es nyitó főkönyvi számlával szemben:
Mérlegszámlák nyitása
Majd érdemes egy főkönyv kivonatot lekérni erre a dátumra:
Főkönyvi kivonat lekérése
Főkönyvi kivonat
Nyitás-zárás
Következő lépésként főkönyvi zárást és nyitást kell végrehajtanunk.
Főkönyvi zárás
Főkönyvi nyitás
Főkönyvi kivonat az üzleti év elejére:
Főkönyvi kivonat lekérdezése
Főkönyvi kivonat
Nyitott számlák felvitele
A nyitott követeléseket és kötelezettségeket érdemes felvezetnünk az analitikába is, hogy a pénzügyi teljesítés megtörténtekor a számlákat össze tudjuk pontozni, és így az analitikánkból ki lehessen azokat vezetni. Mivel a 311-es főkönyvi számlát már a főkönyvben megnyitottuk, ezért biztosítanunk kell, hogy ezeket a nyitott számlákat ne tudjuk újra feladni a 2014-es üzleti évben, mert akkor duplán szerepelne a főkönyvben a vevői követelés. Ezt úgy tudjuk megtenni, ha a számlák felvételekor a Könyvelés dátumát az előző üzleti évre (pl. annak utolsó napjára) rögzítjük. Így az aktuális üzleti év főkönyvi feladásakor ezek nem kerülnek bele a főkönyvbe. A többi dátum is lehet ugyanaz, mint a könyvelés dátuma.
Ezeket a számlákat nem kell feltétlenül kontíroznunk.
Az áfa könyvelés dátumával fog a számla bekerülni az áfa bevallásba, ezért ehhez a dátumhoz mindenképp az aktuális üzelti évnél korábbi dátum szerepeljen, hiszen ezen számlák áfája már bekerült a korábbi áfabevallásba. Pénzforgalmi áfa elszámolás esetén is jó ez a dátum, mert ott a program minden esetben a pénzügyi teljesítés dátumával veszi figyelembe az áfát.
Ugyanígy kell eljárni a vevőszámlák, szállítószámlák, import és export számlák esetében is.
Nyitott vevőszámla rögzítése
Bank, pénztár analitika nyitása
A bankot és a pénztárat is megnyitottuk a főkönyvben, azonban az analitikát is meg kell nyitnunk.
Pénztár nyitás
Bank nyitás
Tárgyi eszközök nyitása
A 2014. július 1-én állományban lévő tárgyi eszközöket fel kell vinnünk a programba.
Először a csoportkódokat kell létrehoznunk.
A kartonok felvételénél arra kell figyelnünk, hogy a tárgyi eszköz aktiválásánál az eredeti aktiválás dátumát kell megadnunk, valamit a További adatoknál meg kell adnunk, hogy a másik programmal milyen összegű écs került elszámolásra.
Tárgyi eszköz karton bevitel - eredeti aktiválási dátummal
Tárgyi eszköz karton - további adatok bevitele
Így a nyilvántartási listán figyelembe vételre került az eddig elszámolt écs az eszköz értékénél.
Nyilvántartás lista
