A CRM modul üzembe-helyezésének menete a következő
Aktiválás
A CRM modult kötetenként külön-külön lehet aktiválni. A Kötetgenerálás funkcióban kell a CRM:Igen beállítást alkalmazni. A beállítás után a CRM működtetéséhez szükséges struktúra adatok bemásolásra kerülnek. Továbbá minden frissítés után a Központi beállításokat aktualizálja a program.
Amennyiben aktíválás nélkül indítunk egy CRM funkciót, a következő üzenetet kapjuk:
CRM aktiválás
Felhasználók
A funkciókat csak az un. Bejelentkezett felhasználó működtetheti.
Szerveren küldött emailhez szükséges beállítások
Egyes email szolgáltatások nem a felhasználó gépén, hanem szerveren futnak le, annak érdekében, hogy mentesítsék a felhasználó gépét a feladattól.
Ilyen szolgáltatás, ha egy kommunikációs gyűjtőben az van beállítva, hogy a kimenő email feladója szerver legyen (Pl.: Marketing email) és
ilyen szolgáltatás a feladatkezelésben az állapotértesítési szabály alapján küldött email, továbbá
ilyen szolgáltatás, ha egy időzített feladat futtatásának helye a szerver.
Ezekhez a következő beállításokra van szükség.
Az Email paraméterek funkcióban Shift-F4 megnyomásával fel kell venni a Szerverre vonatkozó küldési módot.
Azt javasoljuk, hogy a kimenő levelezésre az SMTP szervert használják!
(Tesztelési célból létrehoztunk egy nmteszt@gmail.com fiókot. Az aktuális jelszót a Nagy Machinátor fejlesztéstől kell megkérdezni.)
Szerver emailbeállítás
Értesítések aktiválása
A CRM modul működéséhez különböző értesítési feladatokat lehet aktiválni a Időzített feladatok funkcióban.
Ezek az értesítési szabályok a CRM modul aktiválásával bekerülnek a rendszerbe, csak élsíteni kell őket.
Az élesítés annyiból áll, hogy az értesítési feladatra sorára rá kell állni és F5:Státusz gombot meg kell nyomni.
Aktivált Automatikus értesítés
A következő értesítéseket lehet aktiválni:
Automatikus értesítés
- Az Állapotértesítési szabályban definiált értesítések akkor leszen elküldve, ha az Automatikus értesítés aktiválva van.
- Ha egy kommunikáció gyűjtőben a Feladó mezőben a Szerver szerepel, akkor fog az email elmenni, ha az Automatikus értesítés aktiválva van.
Emlékeztetés szolgáltatás
A feladatkezelésben be lehet állítani, hogy a felelős személyt emlékeztesse a program egy megadott időpontban. Ez akkor fog megtörténni, ha az emlékeztetés szolgáltatás aktiválva van.
Olvasatlan feladat szolgáltatás
A feladatkezelés modul abban az esetben Olvasatlannak tekint egy feladatot, ha a megbízó nem egyezik meg a felelős személlyel és a felelős személy még nem nyitotta meg módosításra a feladatot. Az Olvasatlan feladatok megjelenhetnek a képernyőn, ha az Olvasatlan feladatok szolgáltatás aktiválva van.
Olvasatlan üzenet szolgáltatás
A kommunikáció kezelés modul üzenetet lehet küldeni a felhasználóknak (Típus: Üzenet választásával). A kommunikáció addig Olvasatlannak tekint egy üzentet, amíg a Címzett meg nem nyitja az üzenetet. Az Olvasatlan üzenetek megjelenhetnek a képernyőn, ha az Olvasatlan üzenetek szolgáltatás aktiválva van.
Lejártfeladatok, ma határidős feladatok
A feladatkezelés modulban rögzített feladatokról különböző szempontok figyelembevételével emailen kaphatunk figyelmeztetést. A feltelepített CRM modul két ilyen figyelmeztető szolgáltatást tartalmaz, csak aktiválni kell.
Az egyik figyelmeztetés a Lejárt határidejű el nem végzett feladatokat küldi el a felelős személyeknek, a másik figyelmeztetés a tárgynapon határidős feladatokat listázza.
Amennyiben más jellegű figyelmeztetésre is szükség van a Lejárt feladatok cikkben lehet további információhoz jutni.
Bizonylatnyomtatásról esemény generálás
El lehet dönteni, hogy milyen bizonylatnyomtatásáról kerüljön esemény a kommunikációk közé.
Például ha egy diszponált szállítólevelet kinyomtattak, akkor egyrészt a szállítólevél mellett olvasható lesz a Kommunikáció menüpont alatt, hogy mikor került kinyomtatásra, másrészt az Ügyféllel történt kommunikáció között is olvasható lesz ugyanez az esemény.
Ehhez az Eszközválasztás után lefutó feladatok funkciót kell paraméterezni.
Diszponált szállítólevél nyomtatás aktiválás
Eseményvezérelt feladatok
Az eseményvezérelt feladatok funkcióban alkalmazási lehetőségei:
Kommunikáció generálás ügyfél felvételről, ügyfél egyes mezőinek módosításáról
Egyéni folyamattörzs kialakítása
A feltelepített CRM modul Feladatkezelés almodulja tartalmaz néhány előregyártott folyamatot, amellyel a munkát azonnal meg lehet kezdeni (lásd Alkalmazási példák - Feladat kezelés).
Igény esetén viszont meg van a lehetőség egyéni folyamatok kialakítására a Munkafolyamat törzsben.
Amennyiben egy meglévő folyamat módosítása a cél úgy kell eljárni, hogy először a Másolás funkcióban le kell másolni a folyamatot és az általunk küldött folyamatot nem használhatóra kell állítani.
Folyamat másolása
Másolás után lehetőség van a folyamat módosítására. A következő példák a Teendő folyamat lemásolása utáni egy-két módosítást tartalmaznak: Teendő módosítás példák
