Számlaérkeztetés beszállított tételek alapján
Ahhoz, hogy a beszállításbizonylattal készült szállítólevelet össze lehessen hasonlítani a szállítótól megkapott számlával, a számla-beérkeztetés bizonylatba kell először felvenni a számlát. Miután megtörtént az összehasonlítás, lehet a számlát iktatni és véglegesen összekapcsolni a szállítólevéllel.
A szállítószámla tételeit senki sem szereti kétszer rögzíteni, ezért a program lehetőséget biztosít arra, hogy a beszállításbizonylattal átvett tételek alapján generálódjon a beérkeztetés bizonylat.
Ehhez a számlabefogadás menüpontot kell elindítani és a Ctrl-F5 Tételek alapján műveletet kell elindítani.
Érkeztetés generálá átvett alapján
Számla-beérkeztetés módosítása
A program ugyan az átvett mennyiség és a szállítórendelés egységára alapján generál egy számla-beérkeztetés bizonylatot, de a kapott számlát minden esetben alaposan át kell nézni és eltérés esetén módosítani kell azt.
Példánkban 10-et rendeltek egy tételből, de csak 8 került átvételre, de ennek ellenére a számlán a megrendelt 10 darab található, ráadásul a megrendelt 1050 Ft-hoz képest 1100 Ft szerepel a számlán.
Számla-beérkeztetés módosítása a számlának megfelelően
Áruhoz kapcsolódó szolgáltatás kezelése
Amennyiben a számlán fuvarköltség (vagy egyéb szolgáltatás) szerepel, fel kell venni a beérkeztetésre.
Meg kell adni, hogy a tétel számlatípusa Fuvarszámla, kinek az árujának fuvarozását számlázták le, majd a tétel rögzítése után meg kell adni, hogy azokat a szállítóleveleket ,amelyeknek a számlázása megtörtént.
Ehhez az F5-feltöltés műveletet kell megnyomni.
Ennek a műveletnek a használata feltételezi, hogy a szállítólevelek előkalkuláció beviteli sablonnal készültek.
Fuvarköltség megadása
Számlatételek párosítása a beszállított tételekhez
Automatikus párosítás
A számla-beérkeztetés lezárása után a program (amennyiben úgy van beállítva) automatikusan megkeresi, párosítja azokat a beszállítás tételeket, amelyeket a számlához tud kapcsolni. -> Számlabefogadás felépítése
Az Számlatételhez párosított beszállítás tételek ablakban látható, hogy Átvéve 8 darab lett, de a számlából 10 darab lett hozzá párosítva. Az is látszik, hogy 8400 Ft (8 x 1050) értékű számlát vártunk eddig, de helyette 11000 Ft (10x1100) Ft-ot kaptunk.
Ha ezt a párosítás elfogadjuk, és befogadjuk a számlát, akkor a beszállításunk a 11000 Ft-on lesz értékelve.
Számla-beérkeztetéshez párosított beszállítás tételek
Párosítás törlése
Amennyiben sok több olyan beszállítása van a szállítónak, amelyhez még kaptunk számlát, előfordulhat, hogy nem értünk egyet a párosítás eredményével. Ebben az esetben a Számlatételhez párosított beszállítás tételek ablakban lehet párosítás törlés művelettel feloldani.
Kézi párosítás
Amennyiben az automatikus párosítás nem volt számunkra kedvező, a program lehetőséget biztosít a Kézi párosításra (Ctrll-F5 Kézi párosítás). Ebben az esetben ki lehet választani azokat a beszállításokat, amelyek még várnak valamilyen számlatételt.
Számlaelfogadása - szállítólevél módosítás
Amennyiben az eltérések ellenére a számla befogadásra kerül a F9-Számlaiktatás művelet fogja a szállítószámlát legenerálni.
A számlaiktatását követően a kapcsolódó szállítólevelet is módosítja a program.
Egyrészt a szállítólevélhez kapcsolódó fuvarköltség a szállítólevél tételei között szét lett osztva automatikusan, másrészt a rosszul számlázott, befogadott számlatétel értéke alapján a beszerzési ár aktualizálva lett.
(Számlázott 10x1100 kerül a 8 darab átvett között szétosztásra: 10 x 1100 / 8 = 1375 Ft)
Szállítólevél lekérdezése
Eltérések kezelése
A beszállításbizonylat-kezelés menüpontban egy erre a célra kialakított menüpontban van lehetőség azoknak a beszállításoknak a lekérdezésére, amelyek még helyesbítő számlát várnak.
A Beszállítás kezelés almenüpontban lehet látni, hogy milyen eltéréseket tartunk nyilván értékben és mennyiségben.
Számlázott eltérések lekérdezése
Helyesbítőszámla befogadása
A helyesbítő számla érkeztetése esetén jó esetben olyan számlát kapunk amelyen a rosszul számlázott tétel negatív előjellel, a várt tétel pozitív előjellel szerepel.
Helyesbítő számla befogadása
A pársítás művelet ebben az esetben mindkét számlatételhez ugyanazt a beszállítás tételt kapcsolja össze, ezzel teremtve meg annak lehetőségét, hogy a beszállítás tétel mind értékben, mind mennyiségben kinullázódjon.
Amennyiben a szállítónak elsőre nem sikerül tökéleetes helyesbítőszámlát küldenie, egy beszállítástételhez akárhény helyesbítés kapcsolható lesz.
Párosított helyesbítő számla
A helyesbítőszámla befogadása után a beszállításkezelésben látni lehet, hogy a tétel már nem vár helyesbítést.
Helyesbítés után nincs eltérés kimutatása
A szállítólevél a helyesbítő számla befogadása után már a várt (1050 Ft) beszerzési árat tartalmazza.
Helyesbítés után a szállítólevélen helyes érték szerepel
