Egy cég életében évente több százezer dokumentum keletkezik. Létfontosságú az iktatott adatok biztonságos tárolása, megfelelő rendszerezése, könnyen áttekinthető gyors lekérdezése és a jogosulatlan felhasználóktól történő védelme. A Dokumentum- és Iratnyilvántartás modul alkalmas minden egyéb rendszerben (Word, Excel, Outlook stb.) keletkezett információ tárolására, rendszerezésére és utólagos megtekintésére. Egy dokumentum akár hang, kép, vagy videó állományokat is tartalmazhat, amelyeket az operációs rendszerben társított programmal lehet megtekinteni, meghallgatni. Kivételt képeznek a kép fájlok, melyek a programon belül megnyitott ablakban láthatók.
A modul a következő események kezelésére alkalmas
Dokumentum-iktatás
Az iktatás történhet lapolvasóból, meghajtón található fájlból vagy Outlook levelező programból.
Nem szükséges a programban keletkezett bizonylatok kinyomtatása, szkennelése és faxolása. Az Eszközválasztás funkció segítségével, a programban keletkezett bizonylatok (pl.: Fizetési felszólítás) a keletkezéssel párhuzamosan iktathatók és nyomtatás nélkül automatikusan e-mailezhetők lesznek. Az így iktatott bizonylatra felkerül az iktatószám.
Munkafolyamatok
A modul a CRM modultól függetlenül is kapcsolódni tud a cégen belül megvalósuló munkafolyamatokhoz. Abban az esetben, ha a dokumentum iktatását és annak feldolgozását külön személy végzi, a dokumentum iktatását végző személy meg tudja adni azt a felelős részleget, vagy felelős személyt, akinek a dokumentummal kapcsolatos teendőket egy adott időpontig el kell végeznie. A lekérdező funkció segítségével a bejelentkezett felhasználó a saját (vagy részlege) feladatait könnyen meg tudja tekinteni. A programban megoldott a helyettesítés kérdése is. Amennyiben valaki szabadságon van, a személytörzsben meg lehet adni, hogy ki helyettesíti az időszak alatt. Ebben az időszakban a helyettes is hozzáférhet a dokumentumokhoz és a helyettes feladatai között automatikusan megjelennek a helyettesített személy elintézetlen dokumentumai is.
Dokumentum-visszakeresés
A dokumentum modul használatának egyik legnagyobb előnye, hogy az ügyfelekkel folytatott levelezés könnyen nyomon követhetővé válik. A modul része egy mindenre kiterjedő szűrési feltétel megadás lehetősége. A szűrési feltétel ablak úgy lett kialakítva, hogy a dokumentum adatlapján rögzített minden információra meg lehessen adni egy szűrési lehetőséget. A szűrés feltételek tipizálhatók a modulban a szűrésváltozatok segítségével. A Szűrésváltozatok összeállításával a leggyakrabban használt szűrési feltételek egy gombnyomásra előhívhatók. A szűrési feltételek megadásával könnyen lekérdezhető, hogy egy dokumentum mely más dokumentumokkal áll közvetlen vagy közvetett kapcsolatban.
Testreszabás
Dokumentum-gyűjtő
Ebben a funkcióban lehet a dokumentum iktatásához szükséges főbb dokumentum csoportokat meghatározni. Például Bejövő levelek, Kimenő levelek, Termék képek stb.
A feltelepített program azonnal tartalmazza a gyűjtőket, azonban a felhasználó ettől eltérő struktúrát tud kialakítani a dokumentumok csoportosítására.
Integráltság
A modul a Nagy Machinátor összes moduljához integrálódik. Ez azt jelenti, hogy a programban keletkezett vagy rögzített összes bizonylathoz hozzákapcsolható egy vagy több dokumentum. A szállítószámlákhoz hozzákapcsolható az iktatott számla képe, a témaszámokhoz (Projektekhez) hozzákapcsolhatók a szerződések, a gyártási számokhoz a gyártótól kapott műbizonylat, a cikkszámokhoz a termék képe, a bérszámfejtés személyeihez learchiválhatók a különböző igazolványok képei, a nyilatkozatok vagy az aláírt bérjegyzékek, a vevőrendeléshez a vevőtől kapott rendelés, a pénztárbizonylathoz a benzinszámla stb. Ezenkívül az ügyféltörzsben látható lesz az ügyféllel kapcsolatos összes dokumentum.
Minden modulban megjelenik egy új almenüpont: Dokumentum. Kiválasztása után az adott bizonylathoz kapcsolódó összes dokumentum megtekinthető, kinyomtatható.
A modul az Esemény-nyilvántartás modulhoz is integrálódik. Ennek segítségével a dokumentumhoz kapcsolódó történéseket lehet strukturált, utólag kielemezhető formában tárolni.
Mivel egy dokumentum bármennyi más dokumentummal is összekapcsolható, korlátlan terjedelmű (Wordben, Excelben megírt) egyéb információt is hozzá tudunk rendelni.
Alkalmazási lehetőségek
Cikk képek megjelenítése vevőszámlán
Műbizonylat nyomtatása szállítólevél után
Egyedi azonosító kezelés a Kosárban
Biztonság
Nem kell attól tartania, hogy a modulban iktatott szerződésekhez, egyéb titkos dokumentumokhoz bárki hozzáférhet. A dokumentumokhoz történő hozzáférés szabályozásával el lehet érni, hogy jogosulatlan személy ne tudja módosítani vagy lekérdezni a dokumentumot. Különböző szinteken lehet a jogosultságot korlátozni. A legszigorúbb beállítási lehetőség esetén el lehet érni, hogy módosítani, lekérdezni, megtekinteni már csak az a személy tudja a dokumentumot, aki a felelőse a dokumentumnak és rajta kívül még a részleg vezetői férhessenek hozzá.
Ahhoz, hogy teljesen biztonságosan lehessen üzemeltetni a modult, biztosítani kell, hogy a dokumentum modulhoz kapcsolódó struktúra adatokhoz csak a rendszergazda férhessen hozzá. Ezek a struktúra adatok a következők: Jelszó bevitel, Személytörzs, Részlegtörzs, Személybesorolás törzs, Dokumentum gyűjtő, Adatállomány karbantartás. Ha ezek közül egyhez is hozzáférhet más, a biztonsági rendszer kikezdhető. A Jelszótörzsben biztosítani kell, hogy minden felhasználónak egyedi operátor kódja legyen. Ha az alapstruktúra adatok rendelkezésre állnak a Dokumentum modulon belül, akkor a Dokumentum gyűjtőben lehet meghatározni, hogy egy dokumentumhoz ki férhet hozzá.
A modulban iktatott dokumentumok a szerver gépen kerülnek fizikailag tárolásra. A rendelkezésre álló operációs rendszer jogosultsági beállításaival könnyen elérhető, hogy fizikailag ne tudjon illetéktelen az adatokhoz jutni.
A Modul főbb funkciói
