A Nagy Machinátor lehetővé teszi, hogy emailküldés során automatikusan mellékelni lehessen a számlához kapcsolódó dokumentumokat előre definiált szabályok alapján.
Mikor lehet rá szükség?
Amennyiben emailen küldi el a számlát a vevőnek és
- a számla mellé iktatott dokumentumokat hozzá akarja fűzni az emailhez,
- olyan terméket árul, amelyhez tartozó szállítói nyilatkozatokat, termékismertetőket vagy jótállási jegyeket automatikusan mellékelni akarja, vagy
- egyedi azonosítóval (gyártási számmal) rendelkező termékekhez a gyártótól kapott műbizonylatot kell automatikusan mellékelni, vagy
- projekt számlázása során a projekthez tartozó teljesítésigazolásokat kell automatikusan csatolni, akkor
a Mellékelt dokumentum funkció alkalmas lehet önnek.
Mellékelt dokumentumok elküldésének módjai
Az emailhez két módon kapcsolhatók a mellékelt dokumentumok
- Email melléklet
Ebben az esetben az elküldött emailhez mellékletként csatolja a program a dokumentumokat.
- Letöltőlink
A mellékelt dokumentumok nem kerülnek bele közvetlenül az emailbe. Helyette az email szövegtörzsébe ún. letöltő linkek kerülnek. A vevő megkapja a számlát és az emailben található letöltő linkre kattintva le tudja tölteni a szükséges dokumentumokat. Ahhoz, hogy ez lehetséges legyen, egy webszervert kell üzemeltetni. Ez a webszerver lehet a Nagy Machinátor sajátja, vagy az ügyfél által üzemeltetett webszerver (pl.: IIS).
Működési feltételek kialakítása
Dokumentumgyűjtők és iktatási rend kialakítása
Először is el kell dönteni, hogy kinek milyen típusú dokumentumot szeretnénk elküldeni a bizonylathoz. Ennek megfelelően kell a dokumentum iktatási rendet kialakítani. Meg kell határozni, hogy milyen dokumentum gyűjtőbe, a folyamat mely pontján kell a dokumentumot iktatni.
Például ha elhatároztuk, hogy a számla mellé a számlán található cikkek termékismertetőit kell majd elküldeni, létre kell hozni egy külön dokumentum gyűjtőt (és/vagy esetleg egy Dokumentum besorolást) a termékismertetők számára, amiben engedélyezni kell, hogy egy cikkhez kötelező legyen hozzárendelni a dokumentumot. Majd a terméktörzs felvétele során a felhasználónak a termékismertetőt a cikkhez kell iktatnia. -> Dokumentum modulról bővebben
Amelyhez dokumentum besorolástörzset lehet hozzárendelni.
A dokumentum besorolástörzsben lehet definiálni a lehetséges értékeket.
Dokumentum szűrés létrehozása
Léte kell hozni egy olyan szűrőt, ami a tartalmazza az érintett dokumentumokat.
Jelen példában a cikkbesorolás tétellel kerül definiálásra a termékismertetőket tartalmazó dokumentum
Mellékelt dokumentum gyűjtő szabály definiálása
Második lépésként a mellékelt dokumentum definíciós felületen meg kell határozni, hogy
- milyen számla esetén
- milyen a dokumentumot kell az emailben elküldeni.
Példa1
Az alábbi példában látható, hogy definiálásra kerül, hogy a bizonylathoz (vevőszámla) tartozó cikkek dokumentumai kellenek, és azok közül is csak azok, amelyek megfelelnek a megadott szűrési feltételnek, vagyis az alábbi példa szerint, azok amelyek a Termékismertető kategóriába tartoznak.
Azt is meg lehetne mondani, hogy termékismertetőket csak belföldi számlák esetén kell elküldeni, és közösségen belüli értékesítés esetén nem.
A lehetőségekbe akár azt is be tartozhat, hogy belföldi értékesítés esetén magyar nyelvű, közösségen belüli értékesítés esetén angol nyelvű ismertetőt kell mellékelni. (ez utóbbi működés esetén már a dokumentum gyűjtőket is ennek az igénynek megfelelően kell kialakítani.)
Példa2
Az alábbi példában a számlához közvetlenül iktatott dokumentumok kerülnek kiküldésre.
A számlázás során a Dokumentum almenüpontban az is rendelkezésre áll, hogy a számlához ad hoc össze lehessen válogatni korábban már iktatott dokumentumokat.
A Dokumentum összekapcsolás művelet használatával a dokumentum modulba már beiktatott dokumentumok közül lehet választani.
További lehetőségeket az alábbi Paraméterezés tár fel.
A mellékelt dokumentumok elkészítésének időpontját lehet a mezőben meghatározni.
Lezárás után
A mellékelt dokumentumokat a számlázás Lezárás műveletének elindításakor fogja a program előkeresni. Ennek az értéknek a választása abban az esetben előnytelen, ha a Lezárás után még módosítják a számlát.
Nyomtatás után
A mellékelt dokumentumokat a számlázás Nyomtatás műveletének elindításakor fogja a program előkeresni. Ennek az értéknek a választása azért előnyös, mert nyomtatás után már nem lehet a számlát módosítani és így az előkeresett dokumentumok sem változnak meg.
Név
Itt kerül meghatározásra, hogy mi lesz a letöltőlink emailben látható neve (Pl.: Termékismertető).
Bizonylat típus
Azt lehet meghatározni, hogy milyen bizonylathoz keresse elő a program a mellékelt dokumentumokat.
Egyelőre Vevőszámla és Export (devizás) számla esetén működik a mellékelt dokumentumok művelet.
Szűrés
Szűrési feltételek megadásával lehet szabályozni, hogy milyen számla esetén kell a mellékelt dokumentumot kikeresni.
Itt a számlaszűrés minden lehetőségét használatba lehet venni. Például modhatjuk azt, hogy csak a nagyker vevőknek küldünk dokumentumokat, míg másoknak nem.
A szűrési feltétel meghatározásánal figyelembe kell venni, hogy túl nagy erőforrást igénylő szűrés lefutásának ideje nem biztos, hogy illeszkedik egy operatív tevékenységtől elvárt adatrögzítési sebességhez.
Számlasorozat képlet
Szűrési feltételnek egyszerű esetben számlasorozatok Id-jából képletet lehet készíteni. Ennek a kiértékelése gyorsabb, mint a szűrések megadásának.
Kiértékelés
A szabályokat egymás után sorban értékeli ki a program. Ebben a mezőben azt lehet szabályozni, hogy abban az esetben, ha az aktuális sor megfelelt a szűrési feltéteknek, akkor a soron következő szabályokat kiértékelje-e a program.
Folytatódik
Abban az esetben, ha az aktuális sor megfelelt a szűrési feltéteknek, akkor a soronkövetkező szabályt ki fogja értékelni a program. Ennek az értéknek a használata ajánlott.
Leáll
Abban az esetben, ha az aktuális sor megfelelt a szűrési feltéteknek, akkor a soronkövetkező szabályt nem fogja kiértékelni a program, meg fog állni.
Elkészült fájl helye
lásd lejjebb a Webszerver paraméterezése részben.
Generálásra kérdez
Lehetőség van arra, hogy generálás előtt a felhasználó egy párbeszéd ablakban még eldöntse, hogy melyik mellékelt dokumentumot küldi el.
Igen
A program egy párbeszédablakban meg fogja kérdezni, hogy történjen-e dokumentum küldés.
Nem
A számla lezárása vagy nyomtatás után automatikusan megtörténik a dokumentumok kigyűjtése.
Menübe belépéskor ellenőrzés
A számlázás funkció kismenüjében meg fog jelenni a Mellékelt dokumentum menüpont, ha fel van rögzítve egy szabály.
Ebben a mezőben a menüpont megjelenésével kapcsalatos szabályzást lehet meghatározni.
Igen
A számlázás elindításakor a program lefuttatja a szabályokat és megnézi, hogy talált-e olyan szabályt, ami megfelel a számlaszűrés feltételeinek.
Ha nem talált, akkor a menüpontot kiszürkíti, vagyis inaktívvá teszi.
Ennek az értéknek a használata nem ajánlott, ha nagy erőforrásigényű szűrési feltétel lett megadva..
Nem
A számlázás elindításakor a program nem értékeli ki a szabályokat. A menüpont mindig kikerül, ha van egyetlen szabály is felrögzítve.
Tétel adatok
A Tételekben határozzuk meg, hogy milyen jellegű dokumentumokat kell kikeresni a számlához.
Egy-egy szabályhoz számtalan tétel adatot fel lehet rögzíteni, azonban érdemes figyelembe venni, hogy a Letöltő link neve a Fej adatok között lesz meghatározva, és így az egy Fej alatti tételeknek értelmileg azonos dokumentumokat kell tartalmaznia.
Dokumentum típus
A következő típusokat lehet beállítani. "Bizonylat" alatt a paraméterezés első szintjén megadott bizonylatot kell érteni (pl: Vevőszámla)
- Bizonylat dokumentumai:
A vevőszámlához közvetlenül iktatott dokumentumokat jelenti.
- Bizonylathoz tartozó szállítólevél dokumentumai
A vevőszámla tételeihez kapcsolódó szállítólevelekhez iktatott dokumentumokat jelenti.
- Bizonylathoz tartozó vevőrendelés dokumentumai
A vevőszámla tételeihez kapcsolódó rendelésekhez iktatott dokumentumokat jelenti.
- Bizonylathoz tartozó gyártási számok dokumentumai
A vevőszámla tételeihez kapcsolódó szállítólevélen megadott gyártási számhoz iktatott dokumentumokat jelenti.
- Bizonylathoz tartozó ügyfél dokumentumai
A vevőszámlán található ügyfélhez az ügyféltörzsben iktatott dokumentumokat jelenti.
- Bizonylathoz tartozó cikkek dokumentumai
A vevőszámlán található cikkekhez a cikktörzsben iktatott dokumentumokat jelenti.
- Bizonylat nyomtatási képe
A vevőszámla nyomtatási képt jelenti. Ezt nem a dokumentumok között keresi a program. A mellékletek generálása során hozza létre.
-Bizonylat szállítólevelei nyomtatási képe
A vevőszámla tételeihez kapcsolódó szállítólevelek nyomtatási képét jelenti. Ezt nem a dokumentumok között keresi a program. A mellékletek generálása során hozza létre.
Dokumentum szűrés
Az itt megadott dokumentum szűrést fogja kiértékelni a program.
A mellékelt dokumentum funkció el fogja indítani ezt a szűrést és át fogja adni az aktuális számlaszámot.
A szűrésben található Speciális szűrés értékét be fogja állítani a Dokumentum típus mezőben megadott értékre.
(Vagyis a szűrésben a Speciális szűrés értékét nem kell külön beállítani, mert a program felül fogja írni az aktuális igény szerinti beállítással.)
A szűrés többi mezőjét nem fogja módosítani.
Mint látható az alábbi példában a Termékismertőket a dokumentum besorolás szűrési feltétellel definiáltuk.
Amikor a program ki fogja értékelni a szűrést, akkor meg fogja keresi, hogy melyek azok a cikkek a számlán, amihez olyan dokumentum lett iktatva, amelyek megkapták a Termékismertető kategóriát.
Listaforma
Bizonylat nyomtatási képe és Bizonylat szállítólevelei nyomtatási képe típus esetén meg lehet határozni, hogy milyen Listaforma szerint legyen a számlakép generálva.
Webszerver
Amennyiben az emailben letöltő linkek lesznek, üzembe kell helyezni az NM webszervervét.
A Saját (külső) URL és a Saját (külső) port mezők alapján a letöltőlink "szövege" meghatározva az email generálása során.
A Saját (külső) URL-ben Mindenképpen legyen benne a protokoll (http:// vagy https://), mert például a Gmail biztonsági okokból eltávolíthatja a linket. Vagy egyszerűen nem érzékeli kattintható linkként azokat az URL-eket, amelyek nem tartalmazzák ezeket az előtagokat.
A példában látható leírás után a a letöltőlink eleje a következő lesz:
Amennyiben más webszervert használnak, lehetőség van a legenerált mellékletek helyének megváltoztatására.
Alapértelmezés szerint, ha a képen látható mező üresen áll, akkor a mellékletek a szerver munkakönyvtárához képest a következő helyre kerülnek lemásolásra:
...\WebServer\NetPub\DownloadLinkDoc
Mivel a letöltő link képzésekor a DownloadLinkDoc kvázi konstansként belekerült, ezért azt javasoljuk, hogy ha átírányítják a mentést, a DownloadLinkDoc könyvtárat ott is hozzák létre.
Napi folyamat
Dokumentumok iktatása
Az egyes dokumentumok iktatása általában ahhoz a funkcióhoz köthető, amelyhez a dokumentum kapcsolódik.
Például a termékismertetőt a cikktörzsben kell a cikkhez hozzáiktatni.
Számlázás
A számlázás során, attól függően ,hogy kértük-e, hogy a program rákérdezzen vagy ne kérdezzen rá a mellékelt dokumentumok generálására, az Eszközválasztóban az Emailküldés párbeszédablakban lehet meghatározni, hogy milyen formában legyenek elküldve a dokumentumok.
Az Emailküldés párbeszédablakban csak akkor jelenik meg a kérdés, ha van olyan dokumentum, amit el kell küldeni. (A DkLinkUrl adatállományba kerül bele számlánként a dokuemntumokat tartalmazó zip állományok megnevezése.)
