Dokumentumok iktatására egy feladat végrehajtása során a folyamat bármely pontján szükség lehet.

Alapvető elvárás, hogy

- a dokumentum iktatása a lehető legegyszerűbb legyen

- legyen lehetőség választani az iktatott fájl forrására.

- a források között legyen ott az Outlook bejövő, kimenő levelezése is.

- az iktatott dokumentum kapjon meg automatikusan minden olyan adatot, amely a későbbi visszakereshetőséget biztosítja, továbbá

- meg lehessen határozni, hogy az adott dokumentumot a folyamat mely pontján legyen kötelező a feladathoz kapcsolni.

Esettanulmány

Dokumentum iktatás

Az alábbi példában a következő volt az elvárás:

Amikor Szerződés folyamatban állapotba kerül a folyamat kötelező legyen két dokumentumnak a folyamathoz kapcsolása: Érvényes ajánlat, Vevői megrendelés

Az igénynek megfelelően megjelenik a két dokumentum mező az adatlapon.

Minkét mező előtt egy műveleti gomb lett az adatlapra helyezve.

Ezek megnyomása után elindul a Dokumentum beolvasás művelet (lásd kép).

A forrás kiválasztása után megtörténik az iktatás.

Az iktatott dokumentum száma beíródik az adatlapra.

Ha lekérdezik a dokumentum adatlapját látható, hogy a feladatból átvette azokat a kulcsinformációkat, ami alapján később nemcsak a feladatban, hanem egyéb struktúra adatokban (pl.: Témaszám, Ügyféltörzs) is meg lehet majd találni a dokumentumot.

Dokumentum lekérdezés

További igény volt, hogy a feladat adatlapján nem lehessen módosítani a dokumentumot, csak lekérdezni.