A Nagy Machinátor vevőoldali bizonylatok rögzítésére, módosítására, másolására az alábbi folyamatot javasoljuk.
A Kosár funkció és az Ügyletkezelés funkciók összehangolt paraméterezése esetén a következők szerint tud működni a program.
Bizonylatrögzítés a Kosárban
Számla vagy Szállítólevél
A Kosár elindítása a funkció lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasználó eldöntse, hogy milyen bizonylat készüljön az ügyfélnek, számla vagy szállítólevél.
Az ügyféltörzsben eltárolt adatok alapján ajánlást tesz a program a készítendő bizonylatra, illetve tájékoztat arról, hogy milyen bizonylat készíthető az ügyfélnek.
Engedélyezés
Amennyiben valamilyen bizonylat rögzítése nem engedélyezett, lehetőség van arra, hogy a bizonylatrögzítés csak akkor valósuljon meg, ha egy felhasználó megadja a nevét és jelszavát.
Csak rendelés
Arra is lehetőség van kizárólag rendelést vegyen fel a program. Erre a kérdésre egy külön mezőben kerül sor, mert a rendelésben eltárolásra kerül, hogy egyébként viheti-e szállítólevélre az árut vagy sem a vevő.
Nyugta kezelése
A bizonylatrögzítés során egy kitűntetett ügyfél használatával el lehet érni, hogy Nyugtát készítsen a program.
Az ügyféltörzsben megadott számlasorozattal és fizetési móddal fog elkészülni a bizonylat, amely nem lesz a NAV rendszerébe felküdve.
Amennyiben bolt hálózatot üzemeltetnek, érdemes minden boltnak külön technikai ügyfelet felvenni. A program ellenőrizni fogja, hogy csak a saját technikai ügyfelet használja az adott bolt.
Bizonylat másolás
Új bizonylatot korábban elkészített bizonylatok alapján is fel lehet rögzíteni. Ehhez a képen látható műveletet kell elindítani a Kosárban.
A kiválasztott bizonylat tételeit fogja a Kosárba átemelni a program.
Kizárólag a cikkszámot és a mennyiséget veszi át a bizonylatról.
Az egységárat és a kedvezményt a megadott ügyfél engedményrendszere alapján fogja újrakalkulálni a program. (Beállítások / Kosár paraméterek / Bizonylat másolásakor árátvétel a forrásbizonylatról mező beállításától függően)
Szállítólevél esetén a gyártási számokat sem fogja átmásolni a program.
Bizonylat módosítás
A Kosár funkció nem csak új bizonylatok felvételére, hanem meglévő bizonylatok módosítására is alkalmas.
Alkalmazása akkor javasolt, ha egy a kosárrral készült bizonylatot azonnal módosítani szükséges.
A képen látható módon kell kiválasztani a módosítandó bizonylatot.
Bizonylatok egyszerre módosulnak
Amikor Szállítólevelet választanak ki, módosulni fog a kapcsolódó vevőrendelés is,
illetve amikor számlát választanak a kapcsolódó szállítólevél és a vevőrendelés is módosul.
Választható bizonylatok
A Kosárparaméterekben megadható azoknak a bizonylatoknak a csoportja, amelyet az adott kosárban módosítani lehet.
Ezzel lehet biztosítani, hogy más szervezeti egység bizonylatait ne tudják módosítani.
Praktikusan, rendelés esetén a még nem szállítólevelezett (nem teljesített) rendeléseket,
szállítólevél esetén a még nem számlázott bizonylatokat, és
számla esetén a még nem nyomtatott számlákra vonatkozó szűréseket kell beállítani.
Bizonylatmódosítás vagy stornírozás/helyesbítés
Bizonylatmódosítás ügyletkezelésben
A Kosárban készült bizonylatokat az ügyletkezelés funkcióban is módosítani lehet.
Erre egy külön Kosárműveletet kell létrehozni, amelyet meg lehet jeleníteni az adott szinten (lásd kép)
A program attól függő módon fogja a Kosarat módosítás üzemmódban elindítani, hogy a kiválasztott bizonylat milyen állapotban van.
Ha már van számlaszám, akkor számla módosítás indul,
ha még nincs számla, de szállítólevél van, akkor szállítólevél módosítás,
egyébként rendelés módosítás indul el.
Vegyes állapotban lévő tételeket egyszerre nem lehet módosítani.
Nyomtatott számlát nem lehet már módosítani.
Ebben az esetben már csak a számla sztornírázása, vagy helyesbítése marad lehetőségként. -> Bővebben
Számla stornírozás / helyesbítés
Vevőrendelés-kezelés az ügyletkezelésben
Az eddig ismertetett Bizonylatmódosítás arra szolgált, hogy egy meglévő bizonylatcsokrot (rendelés+szállítólevél+számla) egyszerre tudjon módosítani a felhasználó, fel tudjon venni új tételeket, vagy meglévőket tudjon módosítani. Viszont ez a művelet nem volt alkalmas arra, hogy a folyamatban előrébb tegye az adott bizonylatot.
A vevőrendelések állapotának változtatására szolgál a Vevőrendelés-kezelés művelet.
Ez egy speciálisan felparaméterezett Kosár, amelyben az alábbi képen látható műveleteket lehet végrehajtni.
Többek között itt lehet szállítólevelet (Kiszállítás művelet), vagy szállítólevelet és számlát (Kiszállítás, számlázás művelet) is kiállítani a rendelés alapján.
(Meglévő szállítólevél kiszámlázására egy külön művelet szolgál. lásd alábbi képen a Számla generálás műveletet.)
Számlanyomtatás
Beállítható, hogy a Kosár lezárása után automatikusan a Rögzített számla nyomtatási képét mutassa a program.
Miután a Rögzített számla képét megnézték, az alábbi kérdést teszi fel a program.
Pozítív válasz esetén egy előre beparaméterezett módon történik meg a számla nyomtatása.
Például boltok esetén elérhető, hogy az adott bolt blokknyomtatájára készüljön el az egyszerűsített számla.
Míg az is elérhető, hogy a vevőnek emailen küldje ki a program a számlát automatikusan.
Amennyiben a számlát nem nyomtatják ki, a program lehetőséget biztosít a számla azonnali módosítására (lásd feljebb Bizonylat módosítás)
