Az alábbi topic segítséget nyújt az analitika és a főkönyv egyezőségének biztosításához.

A program speciális főkönyvi könyvelési technikája miatt lényeges, hogy figyelembe vegyünk néhány fontos szabályt, amivel elkerülhetjük az analitika és a főkönyv közötti különbség létrejöttét, ill. a már meglévő különbségeket fel tudjuk fedezni és ki tudjuk javítani.

Hibakeresési módszerek az analitika-főkönyv összehasonlítás során

Az egyenleg ügyfelenként listát érdemes Főkönyvi számok szerinti gyűjtéssel lekérdezni úgy, hogy a Számla könyvelés és Pénzügyi teljesítés dátum tartományában a nyitó dátum üresen maradjon és a záró dátum az ellenőrzött időszak végével legyen kitöltve. Amennyiben csak forintban kiállított számlákat ellenőrzik elegendő az Analitika:Csak forintos beállítás használata.

Elsődleges hibaforrás lehet a kontírozatlan tételek jelenléte. Ezek egyértelmű különbséget eredményeznek az analitika és a főkönyv között, hiszen így egy bizonylat az analitikus egyenleget befolyásolja, míg a feladott főkönyvben nem fog szerepelni. Minden pénzügyi modul tartalmaz egy kontírozatlan tételek listát, mellyel időről-időre kimutatható, vannak-e ilyen tételek.

A listában szereplő bizonylatok kikontírozása után újra fel kell adni a javított időszakot modulonként.

Egy másik hiba lehetőség, hogy bár ki van kontírozva egy bizonylat, nem történt meg a modul főkönyvi feladása. Figyelembe kell venni, hogy a program az analitikákban szereplő értékeket nem vezeti át automatikusan a főkönyvi tételek közé, ezt egy Feladás eljárással kell kezdeményezni. Sűrűn elkövetett hiba például, hogy létrehozunk egy új számlát, ki is kontírozzuk, de elfelejtjük feladni a főkönyv felé, ill. még gyakoribb, hogy feladás után változtatunk a bizonylaton és elfelejtjük újra feladni. Ezért egy analitika-főkönyv egyeztetés mindig az összes egyeztetendő analitika az ellenőrizendő időszakra történő újra feladásával induljon.

Amennyiben ezek után is eltérést tapasztalunk egy analitika és a hozzá tartozó főkönyvi adat között, analitikától függően többféle lehetőségünk van a különbség kimutatására.

Pénzügyi analitikák (vevő, szállító, bank pénztár)

Hibaforrás lehet, hogy nem megfelelően vannak beállítva a főkönyvi paraméterek. Fontos, hogy amennyiben a paraméterekben látható eseményeket használjuk a pénzügyei rendszerünkben, az eseményhez tartozó átvezetési számokat megfelelően ki kell kontírozni. Pl. folyamatos szolgáltatás esetén a számlatétel áfáját nem a normál áfa főkönyvi számra fogja kontírozni a program, hanem az itt megadott átvezetési számra, majd a teljesítés dátumával átvezeti a szintén itt megadott áfa főkönyvi számra. Amennyiben rossz számok vannak megadva vagy nincsenek is megadva, rossz lesz a főkönyvi feladás és nem lesz egyezőség a jó analitika és a rossz főkönyv között.

Általános hibaforrás, bár leginkább a pénzügyi analitikánál szokott előfordulni, hogy vegyes könyvelésben veszünk fel értékeket olyan főkönyvi számokra, amelyeket össze kívánunk hasonlítani a vonatkozó analitikával. Az ellenőrzés alapvető feltétele, hogy csak az analitikákból a főkönyvbe feladással felkerülő értékeket hasonlítsuk össze az analitikus adatokkal, hiszen a vegyes könyveléssel készült KÉZI naplójelű tételek az analitikát biztosan nem befolyásolják, viszont a főkönyvet módosítják. Ha a főkönyvi listákat úgy kérjük le, hogy a Szűkítés helyen a Kihagyott naplójeleknél KÉZI szerepel, ezeket a tételeket kihagyja a listákból a program.

Ez a hiba elkerülhető, ha beállítjuk a főkönyvi szám törzsben az ügyfélanalitikákat érintő elszámolási főkönyvi számokra, hogy vegyes könyvelésben nem használhatók.

Gyakori hiba, hogy már a nyitás tartalmazza az eltérést. A főkönyvi kivonatot le kell húzni az üzleti év első napjára. Érdemes NYIT naplójelre szűkíteni, ha esetleg valaki elsejére már könyvelt valamit (pl. elhatárolás). Majd a vevő folyószámlát kell lehúzni úgy, hogy a Számla könyvelés és Pénzügyi teljesítés dátum tartományában a nyitó dátum üresen maradjon és a záró dátumba ez ellenőrzött időszak elejét megelőző nap kerüljön. Ha már a nyitóban van az eltérés, akkor a főkönyvi kivonat összegét kell elfogadni, hacsak nem akarják önrevíziózni az előző évet.

 

Ha a fenti módszerek nem segítenek, lehetőségünk van futtatni egy eljárást, mely össze tudja hasonlítani a vevő, ill. szállítószámlákat és a hozzájuk tartozó banki, ill pénztári tételeket a megadott főkönyvi számokon a főkönyvben szereplő értékekkel. Az Analitika főkönyv összehasonlítás a belföldi, forintos számlákat tudja vizsgálni.

Az akció külön-külön működik a vevő és a szállító számlák analitikájára, de a beviteli ablakában egyszerre paraméterezhetjük mindkettőt. Szükséges a vevő és a szállító oldalon használt elszámolási számok, a vevő és szállító előleg számla (pénzügyi teljesítések – bank és pénztártétel) főkönyvi számok, valamint az előleg áfa főkönyvi számok megadása. A számok megadása az utolsó egyező karakterig szükséges, pl. 3111 és 3112 esetén elég csak 311-et megadni.

A hibakeresési módszer lehet fejléc nélküli számlatételek keresése (tipikusan adatbázis hiba esetén fordulhat elő ilyen), ill. párkeresés vagy napi egyenleg összehasonlítás. Ez utóbbi a javasolt módszer.

Az egyes hibakeresési módszerek különböző megjelenésben ki tudják mutatni az analitikus tételek és a megadott főkönyvi számokon lévő könyvelt értéket eltérését.

Amennyiben az analitika-főkönyv összehasonlításból kapott hibák javítása után is van eltérés vagy devizás analitikát akarunk összehasonlítani a főkönyvvel, csak az ún. felezős módszer áll rendelkezésünkre. Ez azt jelenti, hogy a vizsgált időszakot felezgetve meghatározhatjuk azt a viszonylag kis időintervallumot (végső esetben egy napot), amikor biztosan van eltérés az analitika és a főkönyv között, így az adott időszak (vélhetőleg) nem túl sok tételének manuális átnézésével találhatjuk meg a hiba okát.

Ha találunk hibát, vizsgáljuk meg a hibáshoz hasonló bizonylatokat, mert nagy az esélye, hogy azokban is hiba van (azaz keressünk sémákat a hibákban).

Tárgyi eszközök

A tárgyi eszköz analitika és a főkönyv összehasonlítása a Összesítő lista segítségével végezhető el, mivel ez az a lista, amely egyrészt egy konkrét időszakra húzható le, másrészt csoportkódonként, azaz tipikusan kontírozási csoportonként mutatja az analitikus adatokat és ez megfelel a főkönyvből is elérhető adatoknak.

Az összehasonlítás alapja az, hogy az egy csoportkódba tartozó kartonok egy kontírozási sémával rendelkeznek, melyeket a csoportkód törzsben lehet beállítani.

Amennyiben egy csoportkód esetében eltérés mutatkozik a listában látható bruttó, ÉCS vagy nettó növekedése, ill. csökkenése és a csoportkód esetében ezekhez az eseményekhez (aktiválás, bővítés, leírás, különböző kivezetések) tartózó főkönyvi számokon megjelenő értékek között, meg kell nézni az adott csoportkód részletes (eszközönkénti) listáját és azt összevetni az adott főkönyvi szám részletes kartonjával. Ez utóbbi úgy érhető el, hogy a tárgyi eszközök főkönyvi feladását részletes módon hajtjuk végre. Itt is használható a felezős módszer, hogy minél kisebb adatot kelljen kézzel átnézni.

Bérszámfejtés

A bérszámfejtés analitikájának és főkönyvének egyeztetése a feladással indul. Ha a feladási lista végén a követel, tartozik és nettó kifizetés oldalak egyenlege nulla, nagy eséllyel nincs eltérés. Amennyiben ez egyenleg nem nulla, a program automatikusan auditlistát készít a felfedezett könyvelési hibákról, melyek adódhatnak kontírozatlan vagy rossz helyre kontírozott százalékos vezérlésekből, ill. feladás paraméterekből.

A feladás lista különböző részletességgel húzható le, ill. listaformázással létrehozható egyedi ellenőrző lista is, melynek segítségével megtalálható az eltérés.

A hibák megtalálása után a Százalékos vezérlés törzsben kontírozhatjuk a szükséges módon a számfejtett adatokat (kivételek az adóval kapcsolatos dolgok, melyeket a Feladás paraméterekben kontírozhatjuk ki). A kontírozás javítása után nem szükséges az új számfejtés, csak az új feladás.

Készlet

Amennyiben folyamatos készletvezetést alkalmazunk, a szükséges mozgásnemekben cikkcsoportonként határozhatjuk meg a használandó főkönyvi számokat. Az analitika és a főkönyv egyezőségét befolyásolja az is, ha a szállítóleveleket kontírozzuk, azaz használjuk a készlet főkönyvi számokat, de a szállítólevelekhez tartozó számlákat nem a készlet oldalára, hanem ELÁBÉ-ra kontírozzuk.

Az alábbi oldal segítséget nyújt a készletstruktúra helyes kontírozásában: Készlet kontírozás

Eltérés esetén (a fentieket figyelembe véve) a felezős módszerrel és a feladási lista részletes megjelenítésével lesz lehetőségünk a hiba megtalálására. Szintén megoldás lehet a készlet beállítás is, mely az aktuális forgalmi bizonylatok alapján újraszámolja a készletet mind mennyiség, mind érték szempontjából.

 

A hibák kijavítása után ne felejtsük el az érintett analitikák vonatkozó időszakra történő újra feladását!

Tippek, trükkök, javaslatok

Az elsődleges, amit figyelembe kell venni, hogy a Machinátorban csak az kerül bele a főkönyvi adatbázisba, amit oda fel is adunk. Ezért a legfontosabb a bizonylatok megfelelő kikontírozása és a főkönyvi feladás eljárások időszakos alkalmazása. Mivel egy főkönyvi feladás mindig letörli a vonatkozó analitikából korábban a főkönyvre kerülő értékeket, nem okoz problémát a többszöri, ismételt feladás. Ugyanakkor előfordulhat, hogy a jó főkönyvi adatokat tartalmazó bizonylatok esetében is rossz a kivonat. Ekkor a főkönyvi gyűjtőt újra kell kalkulálni. Itt figyeljünk arra,hogy minél konkrétabb dátumot állítunk be, annál kisebb időintervallumot fogunk újrakalkulálni.

 

Árfolyam különbözet számítás

Devizás számlák használata esetén a számla könyvelési dátuma és a fizetés dátuma között fellépő árfolyam különbözetet időnként realizálni kell a számlákhoz, hogy a devizás egyenleg mellett a forintos (könyvelési) egyenleg is helyes legyen. Ezt az ún. árfolyamkülönbözet számítás akcióval lehet elvégezni, amellyel külön az export és külön az import számlákhoz van lehetőségünk árfolyamkülönbözet típusú kapcsolódó tételeket generálni. Főkönyvi könyvelés esetén szükséges a generálás előtt a létrehozandó kapcsolódó tételek kontírozása, melynek elmaradása főkönyv-analitika egyenlőtlenséget eredményezhet. Amennyiben már legenerálódtak a kapcsolódó tételek kontírszámok nélkül, lehetőségünk van a kontírozás pótlása után a tételek újragenerálására is.

Vegyük figyelembe, hogy az akciók csak a devizában teljesen kiegyenlített számlák esetében hoznak létre (forintos) kapcsolódó tételeket.

Hasonló eljárással év végi árfolyamkülönbözet is számítható.

MNB árfolyam vagy saját pénzintézet árfolyama

Döntsük el, hogy a saját pénzintézet árfolyamát akarjuk használni vagy átvesszük az MNB árfolyamot? Saját pénzintézet esetén a főkönyvi paraméterekben adjuk meg a normál árfolyamnál a saját pénzintézetünket, míg az MNB árfolyamnál az MNB bankot, melyekhez külön-külön árfolyamok rögzíthetők (azért van szükség saját pénzintézeti árfolyamnál is megadni az MNB-t, mert vannak olyan funkciók, melyeknél törvény szerint MNB árfolyamot kell használni). MNB árfolyam használata esetén egyszerűen hagyjuk üresen a bank szűkítéseket az árfolyam típusoknál és csak az MNB árfolyamát rögzítsük bankszűkítés nélkül.

A devizaárfolyamok letölthetők egyrészt az egyes bankok terminálprogramjaiból, ill. az MNB árfolyam interneten keresztül az F4:Import művelettel devizánként vagy a devizanemet üresen hagyva minden használt devizára nézve.

Ft=HUF

A vevő és a szállító modulok alapból forint pénznemben számolnak, de elképzelhető, hogy a külkereskedelmi modulokban is szükségünk van forintra. Ez úgy érhetjük el, hogy a devizanemeknél rögzítünk egy HUF (forint) devizát. A devizaárfolyam törzsben szükség van ilyenkor legalább egy, a pénzügyi rendszerünk kezdetén rögzített HUF=1 Forint árfolyam felvételére, de javasolt minden évben egyszer rögzíteni ezt (az EKÁER rendszer a devizák forintosítását mindig az előző naptári év utolsó napján érvényes árfolyamot keresi).

Folyamatos készletvezetés vagy leltárból könyvelés

Döntsük el, hogy a pontosabb, de nagy odafigyelést igénylő folyamatos készletvezetést vagy az egyszerűbb időszakos leltárból könyvelést választjuk a készletben. Fontos, hogy ne keverjük a folyamatos és nem folyamatos készletvezetést, azaz, ha alkalmazzuk, minden szükséges mozgásnemben alkalmazzuk. (Nem mindegyikben, hiszen pl. a nyitó mozgás nem kontírozandó, hiszen azok az értékek a főkönyvi nyitással kerülnek át a következő évbe.)

Számlasorozatok, gazdasági események előkontírozása

Amennyiben olyan személy rögzíti az egyes analitikákat, aki nem járatos a könyvelésben, előkontírozott gazdasági eseményeket rögzíthetünk minden pénzügyi modulhoz (vevő, szállító, bank, pénztár), melyekkel könyvelési sablonok hozhatók létre. Ezek segítségével nem kell könyvelési tudás kontírozott bizonylatok rögzítéséhez. Ezzel az eljárással nagymértékben csökkenthetjük a kontírozatlan vagy rosszul kontírozott bizonylatok keletkezését.

Könyvelés dátuma # ÁFA könyvelés dátuma

Alaphelyzetben a számlák ÁFA könyvelés dátuma egyenlő a teljesítés dátumával. Amennyiben ez eltér a könyvelési dátumtól, a program mindenképpen használni akar egy ÁFA átvezetési főkönyvi számot, amelyet a főkönyvi paraméterekben lehet megadni. Ennek elmaradása vagy helytelen kikontírozása is okozhat problémát az egyeztetésben.

Utód főkönyvi számok

Minden pénzügyi év elején lehetőségünk van a számlatükör módosítására. Amennyiben a nyitásban részt vevő 1-4 osztály valamelyik értékét kívánjuk változtatni, a számlatükör törzsben a lezárt főkönyvi számnál adjuk meg a helyette használandó új főkönyvi számot, mint utód érték. Így a zárás még a régi számra, de a nyitás már az új értékre történik meg.

Főkönyvi szám csere-bere

Amennyiben év közben szeretnénk főkönyvi számot váltani, erre a főkönyvi szám csere-bere funkcióval nyílik lehetőségünk, ahol megadhatjuk, visszamenőlegesen meddig szeretnénk elvégezni a cserélést. A csere nem csak a számlatükröt, hanem (a megadott dátumtól kezdve) a kontírozott analitikákat és a feladott főkönyvet is érinti.

Tavalyi forgalmi tételek törlése

Ha sok forgalmi tételünk gyűlik össze évente, lehetőségünk van készíteni egy archív kötetek és így az aktuális kötetből kitörölhetjük azokat a forgalmi tételeket, amelyek az aktuális év elején függetlenné váltak. A kötetmásolás után az aktuális kötetben a Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás menüben külön-külön elvégezhetjük a törléseket az előző évi készletek, rendelések, leltár adatokra és főkönyvi tételekre vonatkozóan, valamint a Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Tavalyi pénzügyi tételek törlése helyen a számlák és bank-, pénztár tételek esetében. Ezek után szükség esetén a nem használt kódok törlésével a feleslegessé vált ügyfeleket és cikkszámokat is kitörölhetjük.

Részletes feladás

Végül általános javaslat, hogy a feladásokat a legrészletesebb módon végezzük el, hiszen így több forgalmi adat kerül a főkönyvi adatbázisba, ami segíti az analitikákkal történő összehasonlítást.