A 4.1.167 verziótól elérhető a programban a Bizonylat jóváhagyás modul. A modul a sERPa Alap menüben jelenik meg az Adminisztráció alatt.
A fejlesztéssel a programban a jóváhagyás egységes kezelése valósul meg, így a frissítéssel a Számlaérkeztetésben megtörténik a jóváhagyások konvertálása. Annál a felhasználónál, aki az egyéni menüben korábban rendelkezett a Szállítószámla érkeztetés igazolás funkcióval, a konvertálás után a funkció indításával elindul a Jóváhagyás funkció Számlaérkeztetés szűréssel. Azokba az egyéni menükbe, ahol csak a Számlaérkeztetés funkció szerepelt, fel kell venni a Bizonylat jóváhagyás funkciót ahhoz, hogy a jóváhagyást használni tudják.
A Jóváhagyás paraméter a sERPa Alap menüben érhető el, egyéni menükbe nem került át.
Ebben a részben a konvertálás hatásairól és a jóváhagyáshoz kapcsolódó újdonságokról olvashatunk bővebben.
A folyamatokat az alábbi videón tekinthetik meg:
Jóváhagyás a Számlaérkeztetésben 4.1.167
Változások a Számlaérkeztetésben
A Számlaérkeztetés jóváhagyási folyamata integrálásra került az új modulba. Minden korábbi bizonylat és annak jóváhagyása konvertálásra került, mely a verzióra való frissítéssel automatikusan megtörténik. A Számlaérkeztetéshez kapcsolódó igazoló kategóriák -melyeket korábban a Szállítószámla paraméterben határoztuk meg - átkerültek a Jóváhagyás paraméterbe.
A konvertálás eredményeként a Jóváhagyás paraméterbe felvételre kerül a Normál paraméter alatt külön sorozaton (JSS1, JSS2... néven) minden Szállítószámla sorozathoz egy jóváhagyás sorozat. A Jóváhagyás paraméter Sorozat fülén szabályozható azon felhasználói csoportok jogosultsága, akik a jóváhagyás funkcióban módosítani/lekérdezni tudnak. Amennyiben nincs beállítva felhasználó csoport egy sorozathoz, akkor az Általános paraméterben az Üres jogosultság táblázat értelmezése mezőben beállított érték kerül figyelembe vételre (Mindenki/Senki).Fontos lépés a felhasználó részéről (amennyiben az Általános paraméterben "Senki" érték van beállítva), hogy a jóváhagyási bizonylat szerkesztéséhez – tehát a választható jóváhagyók megadásához – a paraméterben a Sorozat fülön be kell állítani azt a felhasználó csoportot, aki módosítási jogosultsággal rendelkezik a jóváhagyó bizonylaton.
A paraméter Sorozat fülén szabályozható az is, hogy melyik jóváhagyás sorozathoz melyik számlaérkeztetés sorozat tartozik. Amennyiben nem használunk jóváhagyást az adott számlaérkeztetés sorozaton, úgy a jóváhagyás sorozat használhatóságát állítsuk hamisra.
A paraméter Sablon fülén bekerülnek azok a jóváhagyó csoportok, amelyek a Szállítószámla paraméterben voltak meghatározva.
Minden olyan számlaérkeztetéshez, ami már jóváhagyással rendelkezett automatikusan generálódik egy Jóváhagyás bizonylat. A korábban jóváhagyott bizonylatokon megjelennek a jóváhagyó személyek a jóváhagyás táblázatban, a táblázat alatt látható új „Jóváhagyás bizonylat” mezőben pedig az a bizonylatszám, mely a konvertáláskor került generálásra.
Azok a bizonylatokhoz, amelyek még nem voltak jóváhagyva, Jóváhagyás alatt állapotba kerülnek és generálódik hozzájuk a jóváhagyás bizonylat.
A Jóváhagyó személy táblázatba felvételkor bekerül az összes olyan személy, aki a jóváhagyás paraméterben beállított kötelező igazoló személykategóriába tartozik. Amennyiben a választható személyek a konvertálás előtt megadásra kerültek a Számlaérkeztetésben, akkor azok a konvertálást követően a jóváhagyás bizonylatra is bekerülnek.
Új számla felvételénél a jóváhagyás folyamat indítása automatikusan, a bizonylat rögzítésével történik. Az automatikus indítás lehetőségét a jóváhagyás paraméterben lehet szabályozni. (Konvertálás alapértelmezett értékeként az automatikus indítás került beállításra.)
Az automatikus indítást követően:
- létrejön a jóváhagyás bizonylat
- kitöltődik a jóváhagyó személy tábla
- Könyvelhető mező állapota Jóváhagyás alatt állapotra áll
Lényeges változás, hogy mivel a jóváhagyást külön funkció szabályozza, a Számlaérkeztetés bizonylaton jóváhagyni nem lehet. Lehetőség van azonban a Jóváhagyó személy griden található nyomógombok segítségével az adott bizonylatra elindítani a jóváhagyás funkciót Jóváhagyás és Elutasítás esetén is. A jóváhagyás indítása után az Állapot beajánlásra kerül, de amennyiben nem megfelelő módon indítottuk el, itt még tudunk az állapoton módosítani. Rögzítés hatására mentjük el a jóváhagyást/elutasítást.
Az új jóváhagyás folyamat is figyeli a Könyvelhető automatikus átállítása menüparamétert.
A Szállítószámla érkeztetés igazolás funkció a Jóváhagyás funkciót indítja el, Számlaérkeztetés bizonylatokra szűkített szűréssel. A beállított szűrésnek megfelelően lekérdezett bizonylatokat itt csoportosan lehet jóváhagyni/elutasítani/visszaküldeni.
A Jóváhagyás bizonylaton is lehet módosítani a Jóváhagyás állapotát például abban az esetben, amennyiben a jóváhagyás bizonylaton a választható igazoló személyek megadását végző felhasználónak is jóvá kell hagynia a bizonylatot.
A jóváhagyás folyamatáról (paraméterezéssel) itt olvashatnak.
