Paraméterezés:
A számlaérkeztetés jóváhagyás használatához első lépésként paraméterezésre van szükség, erre a Jóváhagyás paraméter funkcióban van lehetőség.
Jóváhagyás paraméter - Általános fül:
Az általános fülön megadhatjuk, hogy melyik telephely bizonylataira vonatkozzon a beállítás, valamint megadható az összes sorozatra vonatkozó Szerepkör igazolás kategória. A Szerepkör igazolás kategória beállítására akkor van szükség, ha egy személy több szerepkörben is jóváhagyhat. A Szerepkör igazolás kategória és a Sablonban szereplő kötelező és választható kategóriák között és kapcsolat van, azaz, ha egy adott személynél csak az egyik van beállítva, akkor az nem kerül be a jóváhagyó személyek közé.
Jóváhagyás paraméter - Sorozat fül:
A sorozat fülön megadhatjuk, hogy mely felhasználói csoportoknak lehet jóváhagyás, valamint módosítás jogosultságuk. Az itt beállított jogosultság csak a jóváhagyást érinti, a számlaérkeztetés paraméterben beállított jogosultságok a jóváhagyásra nincsenek hatással. A Bizonylatok sávban a Szállítószámla (Számlaérkezetetés) típust kell beállítani és azt a sorozatot, amelyre az adott beállítás vonatkozik. Ha a Sorozat fül Bizonylatok táblában meg van adva a sorozat, függetlenül attól, hogy az adott Sorozat használhatóra van állítva vagy sem, a számlaérkeztetésben a jóváhagyó személy tábla megjelenik.
A Bizonylatok táblában az induló szakaszt mindenképpen meg kell adni.
Jóváhagyás paraméter - Szakasz fül:
A szakasz fülön határozhatjuk meg, hogy egyéni vagy csoportos aláírás szükséges a jóváhagyáshoz.
Jóváhagyás paraméter - Sablon fül:
A sablon fülön állíthatjuk be az igazoló személy kategóriákat, ügyfélkategóriát, értékhatárt, dimenziókat.
Jóváhagyás paraméter - Mátrix fül:
A mátrix fülön adjuk meg a sorozat és szakasz kombinációját. A jóváhagyás használatához a szakasz paramétert kötelező kitölteni.
Jóváhagyás indítása:
Folyamatban állapotú számlánál a Könyvelés mező módosításával indul a jóváhagyás folyamata.
Ha a jóváhagyás paraméter bizonylatok táblában a sorozatnál az Automatikus indítás = Igaz, akkor nincs teendő, az folyamat automatikusan elindul, amikor a bizonylat felvétele megtörtént.
Ha a jóváhagyás paraméter bizonylatok táblában a sorozatnál az Automatikus indítás = Hamis, akkor a Könyvelhető mezőben lévő állapot manuális módosításával lehetséges az indítás, azaz a Folyamatban állapotot állítjuk Jóváhagyás állapotra és ez az átállítása indítja el a Jóváhagyás folyamatot.
Az automatikus indítást követően:
- létrejön a Jóváhagyás bizonylat
- kitöltődik a jóváhagyó személy tábla (kötelező igazoló személyekkel)
- Könyvelhető mező állapota Jóváhagyás alatt állapotra áll
Manuális indítást követően:
- létrejön a jóváhagyás bizonylat
- felugró üzenetben kiírjuk: A jóváhagyási folyamat elindult az alábbi bizonylaton: „jóváhagyás bizonylat száma kerül kiírásra”, OK gomb
- kitöltődik a jóváhagyó személy tábla (kötelező igazoló személyekkel)
- a Könyvelhető mező állapota Jóváhagyás alatt állapotra áll
A módosítás jogosultsággal rendelkező felhasználó a Jóváhagyás bizonylaton módosíthatja a jóváhagyó személyeket és azok sorrendjét. A jóváhagyás bizonylat száma a jóváhagyó grid alatti mezőben található.
Ha egy aláíró Visszaküldve állapotot állít be (Visszaküldve állapot azt jelenti, hogy a számlát befogadják, az majd könyvelésre kerül, de valamit módosítani szeretnének)
- A Könyvelhető mező Folyamatban típusra áll át (mivel csak ezzel lehet újraindítani a jóváhagyási folyamatot).
- Módosítást követően újra kell indítani a jóváhagyást.
- Az eredeti jóváhagyás bizonylat nem zárul le, nem generálódik új jóváhagyás bizonylat.
- Az újbóli jóváhagyás indításakor áll ismét át Jóváhagyás alatt állapotra.
- Ha a visszaküldve állapot előtt egy személynél már jóváhagyva állapot volt, akkor is visszaáll Folyamatban típusra.
Ha egy aláíró Elutasítva állapotot választ, a jóváhagyó bizonylat lezárul, a számlaérkeztetés Jóváhagyás alatt állapota Elutasítva típusra áll át.
- Az Elutasítva állapot azt jelenti, hogy a számlát nem fogadták be, azaz nem fog bekerülni a könyvelt számlák közé.
- Elvileg az Elutasított állapotot nem lehet feloldani, de lehet, hogy ezt túl szigorúnak fogják tartani és a jóváhagyás bizonylaton valamilyen jogosultsággal fel kell tudni oldani.
A számlakapcsolat a szállítószámla sorozatban beállított "Érkeztetésből számlagenerálás" paramétertől függ valamint az egyéb menü paraméterektől.
a) Ha az Érkeztetésből számlagenerálás = Igaz, akkor az utolsóként jóváhagyó személy jóváhagyása indítja el a folyamatot, azaz "Jóváhagyva" állapotra áll át a könyvelhető mező és létrejön a számlakapcsolat.
b) Ha az Érkeztetésből számlagenerálás = Hamis, akkor kézzel kell átállítani a Jóváhagyva állapotra.
- mivel eddig a pontig nem volt más állapot választható, ettől a ponttól a Jóváhagyva állapot kiválasztható
Az új jóváhagyás folyamat is figyeli a Könyvelhető automatikus átállítása menüparamétert.
Jóváhagyási folyamat közben csak azokat a mezőket lehet módosítani, amelyek a Jóváhagyva állapot esetén is módosíthatók. Ezt a Jóváhagyás esetén módosítás menüparaméterrel szabályozhatjuk (akár a teljes bizonylat módosítható, tiltható vagy korlátozással bizonyos mezők módosíthatóak). Emellett módosítás, csak akkor lehetséges, ha Visszaküldve állapotú a jóváhagyás bizonylat és a Könyvelhető mező Folyamatban állapotú. Iratot törölni csak az első jóváhagyásig lehet, csatolás a jóváhagyás folyamata alatt is lehetséges.
Előfordulhat olyan eset, hogy a jóváhagyás folyamata lezárult, de kiderült, hogy a számlaérkeztetésen módosítani kell még a könyvelés előtt. A Jóváhagyás visszaállítása menüparaméterrel (melynek alapértelmezett beállítása: Újraindítással) szabályozhatjuk, hogy a jóváhagyást követően van e visszaállításra lehetőségünk. Ha igen, akkor a jóváhagyás folyamata újrainduljon vagy a változások mentésével a korábbi jóváhagyás marad érvényben.
