sERPa súgó

Sorrend

A leltárívek sorrendjét jelzi nem módosíthatóan. Ív generáláskor a program osztja ki az értékét.
 

Név

100 karakter hosszan adható meg a leltárív neve. Rögzíthető állapottól már nem módosítható.

Leltárív típus

Nem módosítható mező. Két értéket vehet fel: Normál és Újraszámoltatás. A leltározás megkezdése előtt a program által generált leltárívek a Normál értéket kapják, amennyiben később a jóváhagyási folyamat során Újraszámoltatás leltárív kerül generálásra, azoknak a program a Újraszámoltatás értéket fogja adni.

Állapot

Bizonyos szabályok mentén módosítható, generáláskor kezdőértéke a Készlet leltár paraméterben a Sorozathoz beállított érték. Lehetséges értékek:
Létrehozott: Akkor lehet ebben az állapotban, ha a leltárívhez nincsenek még jegyzőkönyvek. Ebben az állapotban módosítható a mező, de csak ez és a Rögzíthető érték választható ki.

Rögzíthető: Akkor lehet ebben az állapotban, ha a leltárívhez tartozik jegyzőkönyv. A jegyzőkönyveket a program generálja, amikor a leltárív ebbe az állapotba kerül. Ez akkor tud megvalósulni, ha a leltárívben egy körös leltár esetén pontosan egy, kétkörös leltár esetén pedig pontosan két bizottság van megadva. Ha a mentés sikeres, akkor az ív ebbe az állapotba kerül és ez a mező innentől a Rögzített állapotig nem is módosítható. Ez az a szakasz, amikor a bizottságok a jegyzőkönyveken dolgoznak.

Számolás alatt: Akkor kerül ebbe az állapotba (a program gondoskodik róla), ha a kapcsolódó jegyzőkönyvekből legalább egy ilyen állapotban van. Az ezzel kapcsolatos részleteket lásd a Jegyzőkönyv funkció Állapot mezőjénél.

Rögzítés alatt: Az előző állapottal egyező működés. A program ebben a fázisban mindig a legelőrehaladottabb állapotot állítja be.

Rögzített: Az előző állapottal egyező működés azzal a különbséggel, hogy ez az állapot akkor kerül beállításra ha minden jegyzőkönyv ebbe az állapotba kerül. Ez jelzi a leltározást vezető személy számára, hogy megkezdheti a jóváhagyási folyamatot, mert a raktárosok elkészültek a számolással. Ebben az állapotban ez a mező módosítható lesz és csak ez és a következő - Jóváhagyás alatt - érték választható ki, melyet javaslunk elmenteni - lsd a következő állapotot.

Jóváhagyás alatt: Ennek az állapotnak a beállítását azért érdemes azonnal lementeni, mert amikor a leltárív ebbe az állapotba kerül, akkor a program kiszámolja a tételek pillanatnyi készleteit és feljegyzi azt a Készlet leltárív jóváhagyás indításakor mezőbe. Ennek az a jelentősége, hogy észrevehető legyen az, ha netán a leltározás megkezdése és a jóváhagyási folyamat megkezdése közt volt készletmozgás, akkor ezt a tényt észre lehessen venni, hiszen ekkor a Viszonyítási készlet és a Készlet leltárív jóváhagyás indításakor mezők értéke eltérő lesz. Ilyen csak akkor fordulhat elő, ha a leltározás közben nem volt készlet zárolás. A két mező összehasonlítására külön szűrési lehetőség is rendelkezésre áll a Leltárív tételek fülön.
FONTOS, hogy ebből az állapotból már nem lehet visszafelé lépni, tehát az állapot beállítása előtt érdemes a Hiány/Többlet fület áttekinteni és ha jegyzőkönyvi hibák feltételezhetők, akkor ez előtt az állapot előtt lehet ott a javításokat megtenni úgy, hogy a Leltárvezető felhasználó csoportba tartozó felhasználó a jegyzőkönyv állapotát Rögzített-ből Rögzítés alatt állapotba visszalépteti és a raktárosokkal javíttatja a hibákat. Ekkor különös figyelemmel kell eljárjon, hiszen ebben a helyzetben a raktárosok és ő maga is módosíthat a tételeken és ez utóbbitól tartózkodnia érdemes, hiszen nem biztos hogy friss adatokat lát adott pillanatban ebben a funkcióban az ilyen leltáríven. Az újratöltés gombbal tudja nyomon követni, hogy ismét rögzített állapotú lett-e a jegyzőkönyv és csak ebben az esetben szabad folytatnia a munkát ezen a leltáríven.
A mező ebben az állapotban is módosítható de csak ez és a következő - Jóváhagyva - állapot választható ki.

Jóváhagyva: Akkor menthető ebben az állapotban, ha
- minden olyan tételhez van megadva Jóváhagyott készlet, amely nincs újraszámoltatásra jelölve - Ha bárhol hiányzik, a program hibaüzenetet küld: "A Jóváhagyott készlet értékek kitöltése kötelező!!" és az első olyan tételre viszi a fókuszt, ahol ez a feltétel nem teljesül
- nincs a tételek közt "Azonosítatlan termék" - Ha van, akkor a program hibaüzenetet küld "Azonosítatlan termék nem szerepelhet a tételek között!" és az OK gomb megnyomása után a fókusz a problémás tételre lép.
- nincs olyan tétel, amelynél az Újraszámoltatás pipa igaz értéken áll és nincs hozzá Újraszámoltatás leltárív. Ha van ilyen, akkor a program a következő üzenetet küldi: "A jóváhagyva állapot nem menthető el, mert van olyan újraszámoltatásra jelölt tétel, amelyhez még nem készült Újraszámoltatás leltárív!!" Az OK gomb megnyomása után a program az első problémás tételre viszi a fókuszt. Az állapoton kívüli esetleges más változásokat úgy lehet elmenteni, hogy az állapotot Jóváhagyás alatt -ra állítjuk, majd mentés után a Leltárív tételek fülön lévő Újraszámoltatás leltárív generálás gomb megnyomásával legeneráljuk a hiányzó újraszámoltatás leltáríveket. Ez után már elmenthető lesz a Jóváhagyva állapot.
A mező mentés után módosítható marad és csak ez, a Jóváhagyás alatt (ha esetleg valamit mégis kellene még változtatni) és a soron következő állapot választható ki - további feltételekkel. Ennek az állapotnak a mentése a kapcsolódó jegyzőkönyveket is ebbe az állapotba állítja.

Hiány-többlet összevezetve: Csak akkor választható ki, ha a paraméter sorozatban a Hiány-többlet összevezetés pipa igaz értéken áll. Akkor kell ebbe az állapotba állítani és menteni, amikor minden hiány-többlet, amit kellett/lehetett párba állítani, az készen van. A mező mentés után ebben az állapotban még módosítható és csak ez, illetve az előző, Jóváhagyva állapot választható ki, ha mégis szükség lenne még összevezetést végezni.
A program nem tiltja azt, hogy két lépésben újra Jóváhagyás alatt állapotra léptesse vissza a felhasználó a leltárívet, azonban ilyenkor nagyon körültekintően kell eljárni, hiszen ha voltak már összevezetett tételek, akkor ezeknél a Jóváhagyás alatt állapotban lehetőség nyílik a jóváhagyott mennyiségek utólagos megváltoztatására és ezzel az összevezethető mennyiségek is megváltozhatnak. Amennyiben sérülne az a szabály, hogy nem lehet több az összevezetett mennyiség, mint amennyi a jóváhagyott mennyiség alapján a hiány, vagy a többlet, akkor mentéskor a program hibát fog üzenni: "Az összevezetett mennyiség nagyobb, mint a hiány vagy a többlet. A mennyiség módosítása előtt állítsa vissza Jóváhagyva állapotra a leltárívet és törölje az érintett összevezetést.".

Feldolgozott: Ennek az állapotnak a beállításáról a program gondoskodik. Akkor áll be erre az állapotra, ha a hiány / többlet fülön a szállítólevél generálás gomb teszt futtatás = 0 értékkel hibaüzenet nélkül le lett futtatva. Az mindegy, hogy készült-e szállítólevél vagy sem. Ennek az állapotnak a mentése a kapcsolódó jegyzőkönyveket is ebbe az állapotba állítja.

Raktár

Az adott leltárív raktára kód és név mezőpárban.

Raktárhely

Akkor látható, ha a fenti Raktár mezőben megadott raktár raktárhely alábontásos. Csak akkor kerül bele adat, ha a leltárív egy konkrét raktárhelyre szól.

Raktárhely kódképlet

Akkor látható, ha a fenti Raktár mezőben megadott raktár raktárhely alábontásos és az Általános fülön látható a Raktárhely kódképlet mező. Ez utóbbi esetben az ott megadott érték látható a mezőben.

Raktárhely besorolás

Az előző mezővel egyezően, csak raktárhely besorolásra vonatkoztatva.

Ügyfél alábontás kódképlet

Akkor látható, ha a fenti Raktár mezőben megadott raktár ügyfél alábontásos és az Általános fülön látható az Ügyfél alábontás kódképlet mező. Ez utóbbi esetben az ott megadott érték látható a mezőben.

Költséghely alábontás kódképlet

Az előző mezővel egyezően, csak itt a költséghely alábontásra vonatkoztatva.

Témaszám alábontás kódképlet

Az előző mezővel egyezően, csak itt a témaszám alábontásra vonatkoztatva.

Személy alábontás kódképlet

Az előző mezővel egyezően, csak itt a személy alábontásra vonatkoztatva.

Ügyfél alábontás

Az Ügyfél alábontás kódképlet mezővel egyező szabályok szerint működik, csak itt egy konkrét ügyfélre vonatkoztatva. Akkor kerül bele érték, ha a leltárív egy konkrét ügyfél alábontásra vonatkozik.

Költséghely alábontás

Az előző mezővel egyezően, csak itt a költséghely alábontásra vonatkoztatva.

Témaszám alábontás

Az előző mezővel egyezően, csak itt a témaszám alábontásra vonatkoztatva.

Személy alábontás

Az előző mezővel egyezően, csak itt a személy alábontásra vonatkoztatva.

Termék besorolás

Akkor látható, ha az Általános fülön meg van adva Termék kategória. Ebben az esetben az ott megadott érték látható a mezőben. Ha a Sorozatban volt kérve csoportosítás termék besorolásra, akkor a kategória tétel is kitöltésre kerül, azaz látható hogy az adott íven mely kategória tételbe sorolt termékek vannak.

Termék kódképlet

Akkor látható, ha az Általános fülön látható a Termék kódképlet mező. Ebben az esetben az ott megadott érték látható a mezőben.

Formázás nélküli szöveg megadási lehetőség. Maximum 800 karakter áll rendelkezésre.