A dokumentum gyűjtő fejlécadatainak bevitelére alkalmas funkció.
Meg lehet határozni gyűjtőnként, hogy milyen mezők szerepeljenek a bizonylaton.
Általános szabály, hogy Normál értéket akkor kell választani, ha azt szeretnénk, hogy a mező szerepeljen, de kitöltése ne legyen kötelező az iktatás során.
Kötelező érték esetén az iktatás során a mező nem maradhat üresen az iktatás során.
Mezőleírások
Dokumentum gyűjtő |
A gyűjtő egyértelmű azonosítására szolgál a gyűjtő kódja és megnevezése. A program automatikusan növekvő sorrendben adja a soron következő gyűjtő kódját. A felhasználó számára a kód megadásának jelentősége abban állhat, hogy az egyes lekérdező funkciókban szűkítési feltételként Dokumentum gyűjtő képletet lehet megadni. A program telepítését követően egy induló Dokumentum gyűjtő készlet automatikusan installálásra kerül. (PostIt program tölti fel). Az alap készlet már módosítható vagy nem használhatóra állítható. |
Könyvtárnév képzése |
A Nagy Machinátor szerver ARCHIVE könyvtárába kerülnek az iktatott dokumentumok. Itt azt a könyvtárnevet kell megadni kötelezően, amelybe az ARCHIVE könyvtáron belül kerülnek a dokumentumok. Nincs akadálya annak, hogy akár több dokumentum gyűjtő is ugyanabba a könyvtárba dolgozzon, azonban archiválási szempontok és az adott operációs rendszer fájlkezelő tulajdonságait figyelembe vevő szempontok alapján ajánlott elkülönítve tárolni az egyes dokumentum típusokat. Az itt megadott könyvtárnév a dokumentum iktatásakor a dokumentumhoz eltárolásra kerül. Vagyis a gyűjtőben a könyvtárnév bármikor módosítható, mert az csak az új dokumentumok iktatása esetén jelent változást. A könyvtár nevét két részből lehet összeállítani. Egy fix szöveges részből és választható értékeket tartalmazó részből. A választható részben kiválasztható értékek: Nincs Év ÉvHónap ÉvHét ÉvHónapNap Használatát a következő példán keresztül könnyen megérthetjük: Fix rész:BELEVEL, választható rész: Év Ezzel a beállítással automatikusan elérhető, hogy az évente automatikusan más könyvtárba kerüljenek a bejövő levelek, hiszem egy 2009-ben iktatott levél automatikusan a BELEVEL09 könyvtárba kerül és évváltáskor nem igényel külön szervezést, hogy új könyvtárba kerüljenek a levelek. |
Sorozat |
Minden dokumentum iktatószámot kap. Az iktatószám azonosítja a dokumentumot. Az iktatószám felépítése a következő: ÉV-Sorozat-Sorszám Az Év a iktatás évének két karakteren (P.: 2009-ben az Év=09) A Sorozat egy három karakteres szabadon megadható azonosító, melyre azért érdemes gyűjtőként különböző értéket megadni, mert pusztán az iktatószám megtekintése elegendő lehet annak eldöntésére, hogy a dokumentum hova tartozik. |
Használható |
A mezőt "Nem" értékre érdemes állítani, ha dokumentum iktatásakor már nem szeretnénk, hogy választható legyen. A Nem használhatóra állított gyűjtőkre már korábban iktatott dokumentumok továbbra is elérhetők lesznek. |
Dokumentum fejléc adatai
Az alábbi mező beállítások arra szolgálnak, hogy eldöntsük, milyen adatok megadására van szükség a dokumentum iktatása során.
Tárgy mező |
A tárgymezőbe a dokumentum témájára vonatkozó rövid leírás kerülhet. Abba az esetben, ha dokumentum besorolások elég részletesen vannak felépítve, akár el is maradhat. A következő értékek közül lehet választani: Nincs Nincs tárgybevitel mező Kötelező Van tárgybevitel mező és nem lehet üresen hagyni. Kötelező egyedi Van tárgybevitel mező és nem lehet üresen hagyni. Egy Gyűjtőn belül nem lehet ugyanazt a tárgymezőt kétszer megadni. Ezzel lehet biztosítani egy olyan mechanizmust, amellyel biztosítható, hogy minden iktatókönyvhöz egy egyedi szöveges címet lehessen csak rendelni. Normál Van tárgybevitel mező és üresen lehet hagyni. |
Ügyfél mező |
A mező segítségével elérhető, hogy az ügyféltörzsben felvett ügyfelek közül választani lehessen az iktatás során. |
Ügyfél ügyintéző mező |
Szabályozni lehet, hogy az Ügyfél megadása esetén szükséges-e megadni az ügyfél ügyintézőjét. |
Ügyfél iktatószám mező |
Szabályozni lehet, hogy ügyfél megadása esetén a bevitelben szükséges-e megadni az ügyfél levelének iktatószámát. |
Dokumentum dátuma mező |
Szabályozni lehet, hogy az iktatott dokumentum keletkezésének dátumát szükséges-e megadni a fejlécben. A dokumentum dátumára bejövő levelek esetén lehet szükség. |
Beérkezés/Elküldés dátuma |
Szabályozni lehet, hogy az iktatott dokumentumnak fizikai beérkezés (vagy elküldés) dátumát szükséges-e megadni a fejlécben. |
Állapot mező |
A minden dokumentumnak lehetnek állapotai, amelyeket nyomon követve képet lehet alkotni a még elintézendő feladatokról. Egy dokumentumnak a következő állapotai lehetnek: Rögzítve, Folyamatban, Elintézve, Visszautasítva. Ebben a mezőben arról lehet dönteni, hogy egy dokumentumnak legyen-e egyáltalán ilyen mezője. Amennyiben a Nincs érték kerül kiválasztásra, a dokumentum a felvétel pillanatában Elintézve állapotba fog kerülni. |
Állapot mező elintézettre állítása |
Amennyiben van állapot mező a bevitelben, el lehet dönteni, hogy az Elintézve értéket hogyan veheti fel a dokumentum. A következő értékek közül lehet választani: Kézi Ebben az esetben az Elintézve értéket a felhasználó (kézzel) kiválaszthatja. A program semmilyen ellenőrzést nem hajt végre. Automata Ebben az esetben a felhasználó nem tudja Elintézve értékre állítani a dokumentumot. A program a dokumentumon történt minden módosítás után ellenőrzi, hogy megfelel-e a feltételeknek és a feltételek teljesülése esetén a program egy eljárása állítja a mező értékét. (Ilyen feltétel lehet, hogy egy bejövő számlához mindenképpen kapcsoljanak egy a szállító modulban iktatott számlát.) |
Határidő mező |
Amennyiben a dokumentumban van Állapot mező, azt is elő lehet írni, hogy mikorra kell az elintézetté tenni azt, vagyis, hogy mi a határidő. Ebben a mezőben azt lehet beállítani, hogy legyen-e ilyen dátum+idő mező a dokumentumban. Nincs Nincs Határidő mező Kötelező Van Határidő mező és nem lehet üresen hagyni. Normál Van Határidő mező és üresen lehet hagyni. Nem módosítható Van Határidő mező és az ajánlott értéket nem lehet megmódosítani. |
Elintézés szükséges |
A mező csoport akkor jelenik meg, ha van Határidő mező a dokumentum rögzítése során. Azt lehet itt szabályozni, hogy a program milyen időpontot ajánljon meg a Határidő mezőbe. |
Átadó személy mező |
A dokumentumot átadó személy rögzítése bejővő dokumentumok esetén lehet hasznos. Amennyiben a munkafolyamatban soron következő személynek valamilyen kérdése merül fel a dokumentummal kapcsolatban, akkor tudni fogja, hogy kihez forduljon kérdésével. A személytörzsben felvett emberek közül lehet majd választani. |
Felelős részleg mező |
A személytörzsben felvett emberek részlegekbe csoportosíthatók. Egy dokumentum rögzítése során a felelős részleg megadására akkor lehet szükség, ha a dokumentum iktatását végző személy nem tudja pontosan, hogy ki fogja az iratot elintézni. Ebben az esetben csak részleg mezőt tölti ki. |
Ajánlott részleg |
Amennyiben van felelős részleg bevitel, meg lehet határozni, hogy a program melyik részleget ajánlja be a felvétel során. |
Engedélyezett részleg |
Amennyiben van felelős részleg bevitel, egy képlet formájában meg lehet határozni, hogy a program melyik részleget engedje kiválasztani felvétel és módosítás során. |
Felelős személy mező |
Egy dokumentum rögzítése során a felelős személy megadására akkor lehet szükség, ha meg kell határozni, hogy ki felelős a dokumentum elintézéséért. Ha felelős részleg bevitel is van, akkor nem lehet a mezőt nem kérni a dokumentum iktatásához. |
Ajánlott személy |
Amennyiben van felelős személy bevitel, meg lehet határozni, hogy a program melyik személyt ajánlja be a felvétel során. |
Engedélyezett személy |
Amennyiben van felelős személy bevitel, egy képlet formájában meg lehet határozni, hogy a program melyik személyt engedje kiválasztani felvétel és módosítás során. Ha felelős részleg bevitel is van, akkor a dokumentum iktatása során a program csak olyan személyt fog elfogadni, aki a részlegbe tartozik és megfelel az alábbi képletnek. |
Megjegyzés mező |
Be lehet állítani, hogy lehessen-e megjegyzést megadni a dokumnetumhoz. |
Megjegyzés sorok száma |
Ebben a mezőben azt lehet eldönteni, hogy a dokumentum iktatására szolgáló adatlapon egyszerre hány megjegyzés sort lehessen látni, ha a megjegyzés mező szerepel az adatlapon. |
Besorolás sorok száma |
A dokumentumokat szabadon választott szempontok szerint csoportosítani lehet. A csoportokat Dokumentum besorolásnak nevezzük. Ebben a mezőben azt lehet eldönteni, hogy a dokumentum iktatására szolgáló adatlapon egyszerre hány besorolást lehessen látni. Ennek az jelentősége, hogy amennyiben túl sok fejlécadat kerül az adatlapra, esetleg nem fér ki egy képernyőre minden adat és scrollozni kell az ablakon. Annak semmi kockázat nincs, ha nem látszik minden besorolás az adatlapon. Az összes besorolás megtekinthető lesz egy funkció gomb megnyomása után. |
Összegbevitel |
Amennyiben a dokumentum rögzítése során egy összeg mező megadására van szükség, itt lehet beállítani, hogy a program bekérje az iktatás során. Azt is be lehet állítani, hogy milyen címke kerüljön az összeg elé (Pl.. Szerződés szerinti érték) |
Kommunikációs gyűjtő |
Amennyiben ki van töltve a mező, akkor a Dokumentum iktatását követően, a mezőben megadott Kommunikációs gyűjtőbe is iktatásra kerül egy kommunikáció. Alkalmazási lehetőség: Bejövő email iktatás
|
Dokumentumhoz történő hozzáférés szabályozása
Az alábbi mező beállítások arra szolgálnak, hogy eldöntsük ki férhet hozzá a dokumentumokhoz. Meg lehet adni, hogy ki rögzíthet új dokumentumot, ki módosíthatja azt, ki törölheti és ki kérdezheti le.
Alkalmazási példa: Abban az esetben, ha csak az irodavezetés jogosult bejövő levelet iktatni, akkor érdemes részlegbe csoportosítani dolgozókat. Felvétel üzemmódban csak az irodai dolgozók csoportot kell megadni, míg módosítás, törlés és lekérdezés üzemmódban pedig a csak a felelős részleg tartozó személyt engedélyezik.
Felvétel üzemmód - Engedélyezés mezők |
A dokumentumot felveheti bárki A dokumentum felvétele nincs korlátozva. Igény esetén viszont meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést. A dokumentumot felveheti az alábbi részleg Beállítása esetén a dokumentumhoz azok vehetik fel, akik a megadott részleg(ek)be tartoznak. A dokumentumot felveheti az alábbi személy A dokumentumhoz csak egy konkrét személy vagy az ő helyettesítő személy veheti fel.
Ha a bejelentkezett Operátort nem lehetett egy személlyel sem azonosítani, akkor csak a bárki érték esetén lesz joga a dokumentumot felvenni. |
Módosítás üzemmód- Engedélyezés mezők |
A dokumentumot bárki módosíthatja A dokumentumhoz történő hozzáférés nincs korlátozva. Igény esetén viszont meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést. A dokumentumot az alábbi részleg módosíthatja Beállítása esetén a dokumentumhoz azok férhetnek hozzá, akik a megadott részleg(ek)be tartoznak. A dokumentumot az alábbi személy módosíthatja A dokumentumhoz csak egy konkrét személy vagy az ő helyettesítő személy férhet hozzá. A dokumentumot a felelős részleg módosíthatja A dokumentumban megadott felelős részlegbe tartozó személyek férhetnek a dokumentumhoz. Igény esetén meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést, amellyel tovább lehet szűkíteni a részlegen belüli engedéllyel rendelkező személyek körét. A dokumentumot a felelős személy módosíthatja A dokumentumot a dokumentumban megadott felelős személy vagy az őt helyettesítő személy módosíthatja. Amennyiben kitöltjük a személybesorolás szűkítést, akkor a képletnek megfelelő besorolású személyek is hozzáférhetnek a dokumentumhoz. Ha van felelős részleg a dokumentumban, akkor csak a részlegből kerülhetnek ki a további személyek. Ezzel a beállítási móddal lehet például azt elérni, hogy a felelős személyen kívül a főnöke is hozzá férjen a dokumentumhoz.
Ha a bejelentkezett Operátort nem lehetett egy személlyel sem azonosítani, akkor csak a bárki érték esetén lesz joga a dokumentumhoz. |
Törlés engedélyezésére vonatkozó mezők |
Törölni csak az tudja a dokumentumot, akinek Módosítási joga van hozzá. A módosításra jogosultak körét lehet tovább szűkíteni azzal, hogy kinek van joga törölni a dokumentumot. Igény esetén beállítható, hogy senkinek se legyen joga törölni. A dokumentumot bárki törölheti A dokumentumhoz történő hozzáférés nincs korlátozva. Igény esetén viszont meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést. A dokumentumot az alábbi részleg törölheti Beállítása esetén a dokumentumot csak azok törölhetik, akik a megadott részleg(ek)be tartoznak. A dokumentumot az alábbi személy törölheti A dokumentumot csak egy konkrét személy vagy az ő helyettesítő személy törölheti le. A dokumentumot a felelős részleg törölheti A dokumentumban megadott felelős részlegbe tartozó személyek törölhetik a dokumentumot. Igény esetén meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést, amellyel tovább lehet szűkíteni a részlegen belüli engedéllyel rendelkező személyek körét. A dokumentumot a felelős személy törölheti A dokumentumot a dokumentumban megadott felelős személy vagy az őt helyettesítő személy törölheti. Amennyiben kitöltjük a személybesorolás szűkítést, akkor a képletnek megfelelő besorolású személyek is törölhetik a dokumentumot. Ha van felelős részleg a dokumentumban, akkor csak a részlegből kerülhetnek ki a további személyek. Ezzel a beállítási móddal lehet például azt elérni, hogy a felelős személyen kívül a főnöke törölni tudja a dokumentumot.
Ha a bejelentkezett Operátort nem lehetett egy személlyel sem azonosítani, akkor csak a bárki érték esetén lesz törlési joga a dokumentumhoz. |
Lekérdezés üzemmód- Engedélyezés mezők |
Lekérdezés üzemmódban csak megtekinteni lehet a dokumentumot. Akinek ehhez nincs joga, az nem láthatja a dokumentumokat. A dokumentumot bárki lekérdezheti A dokumentumhoz történő hozzáférés nincs korlátozva. Igény esetén viszont meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést. A dokumentumot az alábbi részleg lekérdezheti Beállítása esetén a dokumentumhoz azok férhetnek hozzá, akik a megadott részleg(ek)be tartoznak. A dokumentumot az alábbi személy lekérdezheti A dokumentumhoz csak egy konkrét személy vagy az ő helyettesítő személy férhet hozzá. A dokumentumot a felelős részleg lekérdezheti A dokumentumban megadott felelős részlegbe tartozó személyek férhetnek a dokumentumhoz. Igény esetén meg lehet adni egy személy besorolás szűkítést, amellyel tovább lehet szűkíteni a részlegen belüli engedéllyel rendelkező személyek körét. A dokumentumot a felelős személy lekérdezheti A dokumentumot a dokumentumban megadott felelős személy vagy az őt helyettesítő személy módosíthatja. Amennyiben kitöltjük a személybesorolás szűkítést, akkor a képletnek megfelelő besorolású személyek is hozzáférhetnek a dokumentumhoz. Ha van felelős részleg a dokumentumban, akkor csak a részlegből kerülhetnek ki a további személyek. Ezzel a beállítási móddal lehet például azt elérni, hogy a felelős személyen kívül a főnöke is hozzá férjen a dokumentumhoz.
Ha a bejelentkezett Operátort nem lehetett egy személlyel sem azonosítani, akkor csak a bárki érték esetén lesz joga a dokumentumhoz. |
Nyomógombok
F3:Törlés |
Egy dokumentum gyűjtő addig törölhető, amíg a nem lett rá dokumentum iktatva. |
