Bizonylattípus

Ebben a mezőben lehet megadni, hogy a Dokumentum mellé milyen bizonylatokra történő hivatkozások megadását tesszük lehetővé.

Az alábbi értékek közül lehet választani:

Dokumentum - A Dokumentum- és Irat nyilvántartás modulban iktatott dokumentummal lehet összekapcsolni a dokumentumot.

Témaszám - A tématörzsben felvett témaszámmal lehet összekapcsolni a dokumentumot.

Költséghely - A Költséghelytörzsben felvett költséghellyel lehet összekapcsolni a dokumentumot.

Cikkszám - A cikktörzsben felvett cikkek közül lehet választani.

Szállítólevél - A készlet modulban rögzített szállítólevelek közül lehet választani.

Gyártási szám  - A készlet modulban rögzített szállítólevelek tételeihez felvett gyártási számok közül lehet választani.

Vevőszámla - A belföldi forintban kiállított számlák közül lehet választani.

Vevőelőleg - A belföldi forintban kiállított előlegszámlák közül lehet választani.

Szállítószámla - A belföldi forintban iktatott számlák közül lehet választani.

Szállító beérkeztetés - A belföldi forintban beérkeztetett szállítószámlák közül lehet választani.

Kompenzációs megállapodás - A kompenzáció funkcióban rögzített kompenzációs megállapodások közül lehet választani.

Importszámla - A Devizában iktatott számlák közül lehet választani.

Exportszámla - A Devizában kiállított számlák közül lehet választani

Export előleg - A Devizában kiállított előlegszámlák közül lehet választani.

Tárgyi eszköz - A tárgyi eszköz modulban nyilvántartott eszközökből lehet választani.

Szerződésszám (likv.azon) - A Likviditás tervezés modulban rögzített szerződések közül lehet választani.

Esemény - Az Esemény nyilvántartás modulban rögzített események közül lehet választani.

Bérszemély -  A bérszámfejtés modul személyei közül lehet választani.

Személy - A személytörzsben rögzített személyek közül lehet választani.

Vevőrendelés - A rendelésnyilvántartás modulban rögzített vevőrendelések közül lehet választani.

Szállítórendelés - A rendelésnyilvántartás modulban rögzített szállítórendelések közül lehet választani.

Bank - A bank modulban rögzített banktételek közül lehet választani.

Pénztár - A pénztár modulban rögzített pénztártételekből lehet választani.

Valutapénztár - A külkereskedelem modulban rögzített valutapénztár tételei közül lehet választani.

Szerződés (MM) - A szerződés nyilvántartás (MM) modul rögzített szerződésekhez lehet iktatni.

Szerviz (MS) - A szerviz munkalapokhoz lehet dokumentumot iktatni.

Egy dokumentumban

Amennyiben arra van szükség, hogy egy bizonylat típuson belül több bizonylat megadására is szükség van. Például egy reklamációs levélhez több Eseményt vagy több kapcsolódó Dokumentumot is hozzá akarnak kapcsolni. Ebben az esetben be lehet állítani, hogy nem csak egy bizonylatot akarnak a dokumentumhoz kapcsolni.

Adatlapon megadható tételek száma

Ha egy dokumentumban az adott típusból több is lehet, el lehet eldönteni, hogy a dokumentum iktatására szolgáló adatlapon egyszerre hány sort lehessen látni az adott típusból. Ennek az a jelentősége, hogy amennyiben túl sok fejlécadat kerül az adatlapra, esetleg nem fér ki egy képernyőre minden adat és scrollozni kell az ablakon. Annak semmi kockázata nincs, ha nem látszik minden bizonylathivatkozás az adatlapon. Az összes bizonylat megtekinthető lesz egy funkció gomb megnyomása után.

Ha az adatlapon nem akarjuk megjeleníteni a bizonylattípust, akkor 0 sort kell megadni. Ebben az esetben az adott bizonylattípust a bizonylatok funkció alatt lehet felvenni, megtekinteni.

Elintézett állapothoz

A Dokumentum fejléc adatait tartalmazó bevitelben be lehet állítani, hogy az elintézett állapotra csak a program tudja állítani a dokumentumot, ha bizonyos feltételek teljesültek. Ehhez a az Állapot mező elintézettre állítása=Automata értéket kell választani. A feltételeket ebben a beviteli ablakban lehet meghatározni.

Ha az elintézett állapothoz szükséges beállítást alkalmazzák egy bizonylattípusnál, akkor a dokumentumban történt minden módosítás után a program ellenőrzi, hogy legalább egy bizonylathivatkozást tartalmaz-e dokumentum. Ha igen, akkor az állapot automatikusan elintézett lesz. Figyelem! Ha egy a gyűjtőben utólag állítanak be egy bizonylattípusra ilyen beállítást, akkor a program a korábban már Elintézettnek tartott dokumentumokat is Folyamatban állapotra állítja vissza, hiszen a dokumentum már nem felel meg a gyűjtőben előírt szabályoknak. Amennyiben erre van szükség egyszerűbb egy új gyűjtőt nyitni, új szabályokkal és a korábbi gyűjtőt nem használhatóra állítani.

Dokumentum besorolás képlet

Ha nem minden esetben szükséges egy dokumentum automatikus elintézéséhez, hogy rendelkezésre álljon egy bizonylat, további feltételként be lehet állítani, hogy csak akkor legyen szükséges a bizonylatot megadni, ha a dokumentum bizonyos besorolásokba tartozik. Ezeket a besorolásokat lehet ebben a mezőben megadni.

Bevitel módja

Itt lehet eldönteni, hogy a hivatkozás (bizonylatszám) megadása már a dokumentum iktatása során kötelező-e.

Normál érték választása esetén a bizonylatszámot nem kötelező megadni, üresen is maradhat.

Általában a dokumentum iktatása során a bizonylatszámok (Pl.. Szállítószámla száma) megadása nem lesz Kötelező, azonban az már elképzelhető, hogy egy bejövő levél iktatásához az ügyfelet, vagy egy termék képének iktatása után a cikkszámot kötelező megadni.

A bevitel módját nem szabad összekeverni az Elintézett állapothoz szükséges beállítással. Ha bevitel módja Kötelező, akkor nem lehet úgy felvenni a dokumentumot, hogy nem adtam meg a bizonylatszámot. Ha egy bizonylattípus az Elintézett állapothoz szükséges beállítású attól még fel lehet venni a dokumentumot, csak nem lesz elintézett.

Engedélyezett értékek

Amennyiben valamilyen törzsadattal kapcsolatos a bizonylattípus, képletek megadásával lehet korlátozni, hogy milyen értékkel lehet a bizonylatot rögzíteni. Pl.: Ha az az igény, hogy csak egy bizonyos besorolású ügyfelet lehessen kiválasztani, akkor azt itt lehet megadni.