Az Előzetes számla egy olyan gyakorlati, szabályos és a tankerületi–iskolai rendszer igényeihez igazodó megoldás, amely:

•lehetővé teszi a rendelés alapján történő számlázást akár teljesítés nélkül is,

•biztosítja, hogy a számlát az intézmény be tudja fogadni,

•automatikusan kezeli az előlegeket és az árbevétel elhatárolását,

•a tényleges szállításkor, akár részletekben, pontos könyvelést tesz lehetővé.

Ez a funkció az állami fenntartású intézményekkel történő együttműködés során tapasztalt gyakorlati igényekre adott hatékony és professzionális válasz.

Miért van szükség az Előzetes számlára?

Az állami fenntartású oktatási intézmények – különösen a tankerületi központok – belső pénzügyi szabályzata szerint számlát gyakran csak teljesítésigazolással vagy kiszállítást igazoló dokumentummal tudnak befogadni.

Mivel előlegszámla fogadására sok intézmény belső vagy fenntartói eljárásrend alapján folyamatosan nem jogosult vagy nem felkészült, a rendelés alapján történő előzetes fizetés kezelésére egy másik megoldást kellett biztosítani.

Az ERP rendszerünkben ezért vezettük be az Előzetes számla funkciót, amely lehetővé teszi, hogy:

•vevőrendelés alapján szállítólevél vagy teljesítésigazolás nélkül is kiállítható legyen egy számla,

•az intézmények így a saját szabályaiknak megfelelően tudják a számlát befogadni és kifizetni,

•a tényleges árbevétel-könyvelés pedig csak akkor történjen meg, amikor a kiszállítás (akár részletekben) megtörténik.

Ez a megoldás összhangban van az államháztartási eljárásrenddel és a hatályos számviteli előírásokkal, mivel a számla alapján befizetett összeg előlegként kerül kezelésre mindaddig, amíg a tényleges teljesítés le nem zajlik.

Előzetes számla kiállítása

1. Előzetes számla kiállítása vevőrendelés alapján

A megrendelést követően a felhasználó kiállít egy Előzetes számlát, még akkor is, ha az áru kiszállítása vagy átadása ekkor még nem történt meg.

Ez a dokumentum formai és tartalmi szempontból számlaként viselkedik, így az intézmények gond nélkül be tudják fogadni.

 

A rendelések nyilvántartására az Ügylet-kezelés felületét ajánljuk. Ezen a felületen látható, hogy az esetleg kiállított előlegbekérőkre megérkezett az összeg, így nincs akadálya az előzetes számla kiállításának.

A Vevőrendelés-kezelés művelet hatására elindul a Rendelés-menedzsment funkció, amelyben az Előzetes számlázás műveletettel lehet kiállítani a rendelés alapján a számlát.

 

 

Újra számlázás tiltása

Az előzetesen kiszámlázott rendelést nem lehet újra kiszámlázni.

Amennyiben új számlára van szükség sztornírozni kell a számlát. A számla sztornírozása "felszabadítja"a rendelést és akkor lehet új számlát kiállítani.

(Az Előzetes számlázás a VevőRTétel.ElőreSzSzám+ElőreSorszám mezőkben kerül tárolásra. A stornírozás ezt a kapcsolatot oldja fel.)

Könyvelés: automatikus elhatárolás

Mivel tényleges teljesítés még nincs, a rendszer az Előzetes számla árbevételét:

•nem könyveli le árbevételként,

•hanem elhatárolja, és előlegként tartja nyilván.

Így megfelel a számviteli előírásoknak: az árbevétel nem ott keletkezik, ahol a számla készült, hanem ott, ahol a teljesítés ténylegesen megtörténik.

Az előlegként elhatárolt árbevételt a 45-ös számlaosztályon belül (Kötelezettségek) között ajánljuk nyilvántartani.

Annak érdekében, hogy az egyes egyeztetéseket könnyen végre lehessen hajtani, édemesnek tartjuk az "igazi" előlegektől elkülönülten, más főkönyvi szám használatát.

A Főkönyvi feladás során az előzetes számlák nettó árbevételét nem a számlatételben megadott főkönyvi számra, hanem az előzetes számla elhatárolására megadott főkönyvi számra.

 

 

Előzetes számlához tartozó teljesítés igazolás (szállítólevél) elkészítése

Kiszállítás – akár részletekben

A későbbi kiszállítások során a rendszer:

•a kiállított szállítólevelek alapján teljesítést rögzít,

•az elhatárolt árbevételt arányosan feloldja (részleges teljesítésnél is),

•gondoskodik arról, hogy a kiszállított mennyiség ne haladhassa meg az eredeti rendelést.

A folyamat végén a szállítólevelek összessége igazolja a teljesítést, így további bizonylatra nincs szükség.

 

Fontos!

Az Előzetes számlákat lehetőség van tételenként kiszállítani.

A számlatétel kiszállítása után a számlatételben feljegyzi a program a szállítólevél dátumát (VevőSzTétel.TeljDátum mezőben).

Viszont ez azt jelenti, hogy egy tétel részteljesítése nem megengedett!

 

Eltérő mennyiség

Amennyiben az előzetes számlát még nem nyomtatták ki, lehetőség van a rendelés és a számla együtt módosítására. Lásd Bizonylat módosítás

Ha a felhasználónak mégis sikerül elérnie, hogy a számlán más mennyiség legyen, mint a rendelésen, a program tiltani fogja a kiszállítást.

Főkönyvi feladás

A teljesített (kiszállított) tétel főkönyvi feladása a számlatételben tárolt teljesítés dátumára történik meg.

Az előzetes számla elhatárolására megadott főkönyvi számról a számlatételben megadott főkönyvi számra fogja átkönyvelni a program az árbevételt.

Milyen előnyöket biztosít ez a megoldás?

Az oktatási intézmények számára:

•Befogadható és kifizethető számlát kapnak teljesítésigazolás nélkül is.

•Nem kell előlegszámlát kezelniük, amit sok rendszert nem tudnak fogadni.

A vállalkozás számára:

•Egyszerű és szabályos számlázási folyamat rendelések alapján.

•Elkerülhető a teljesítési vita és a többszörös bizonylatolás.

•Pontos árbevétel-könyvelés a tényleges szállítás időpontjában.

A könyvelés számára:

•A rendszer automatizáltan kezeli az előleg/elhatárolás/árbevétel fogalmi szétválasztását.

•Részleges teljesítés esetén arányos feloldással biztosítja a pontos árbevétel-keletkezést.

•Megfelel az államháztartási és vállalkozási számviteli előírásoknak.