Az alábbiakban összefoglaljuk a programban végrehajtandó teendőket az évzárással és évnyitással kapcsolatosan. Mivel nem minden felhasználónk használ minden modult, ezért értelemszerűen csak a használt moduloknál kell a változtatásokat végrehajtani.
Első lépésként készítsen egy teljes adatállomány mentést külső adathordozóra (CD, DVD, pendrive), melyet biztonságos, lehetőleg a szervertől fizikailag különböző helyre zárjon el.
Készlet
Negatív készlet lista
Ha év közben szabálytalanul járt el és van negatív készlet, azt feltétlenül szüntesse meg, különben a készletérték hamis lesz!
A negatívba ment tételt a készlet listán felkiáltójelek jelzik.
Ellenőrzése: Rendszerfunkciók / Adatállomány karbantartás / Készletek / Negatív készlet lista.
Amíg ezen a listán van tétel, addig nincs helyes készletérték.
Negatívkészlet lista
A negatívba ment tétel kartonján keresse meg az adott dátumot, és – amennyiben csak egy későre dátumozott beszerzés a negatív készlet okozója - a mögötte található beszerzést dátumozza a kiadás elé mindaddig, amíg a negatív készlet listáról a cikk el nem tűnik. Elképzelhető, hogy az az oka a negatív készletnek, hogy elmaradt egy beszerzés felvétele, vagy kétszeresen lett kiadva egy árucikk. Ugyancsak oka lehet a negatív készletnek, hogy valamely terméket egy másikkal összecseréltek akár értékesítéskor, akár beszerzéskor. Ezeket a megfelelő kiadás bevétel tételekkel, vagy a megfelelő szállítólevelek módosításával lehet helyrehozni.
Kartonlista
Készlet beállítás az ó évre
Az év végi zárás előtt – az év közben kellő rendszerességgel végzett készlet beállítások ellenére – futtasson le most is egy készlet beállítást. (Rendszerfunkciók / Adatállomány-karbantartás / Készletek / Készlet beállítás.
Az év mezőbe írja a tárgyév utolsó két számjegyét (2013-ban pl. 13-at) a többi mezőt hagyja üresen.
Vegye figyelembe, hogy miközben a beállítás fut, a készletet más terminálon nem lehet lekérdezni!
Készletbeállítás
Leltár
Leltározza le az év végi készletet -> További információ
Készlet megnyitása
Ha megvan a helyes zárókészlet, megnyithatja a következő (pl.:2014-es) év készletét a Év eleji nyitás funkcióval, ahol adja meg a létező NYITÁS mozgásnemét (Raktár be irányú mozgás) és a dátumba az év első napját (pl: 14.01.01-et) írja.
(Amennyiben nincs nyitó mozgásneme, a mozgásnem struktúra között fel kell venni. Pl. 0000-es számon.)
Diszponált bizonylatok kezelése
Amennyiben az Ó évben még van Diszponált raktárforgalmi mozgás, akkor a nyitás lehetőséget biztosít a Diszponált állapot meghosszabbítására a Diszponált bizonylatok mező megadásával.
Január 1.-re átdátumozódnak:
Ebben az esetben a diszponált bizonylat dátumát átírja a program a nyitás napjára. Ezzel gyakorlatilag meghosszabbítja a diszponált állapotot az új évre.
Eredeti dátumon maradnak:
A diszponált bizonylat nem változik. Ennek az az eredménye, hogy a diszponált bizonylat megszűnik az új évben, a készletet újra el lehet adni másnak.
(A mező ÉrvKészlet=Normál paraméter esetén jelenik meg.)
Készletnyitás
Számlázás
Számlasorozatok
A Számlasorozatok funkció segítségével állíthatja be a számlázáshoz használt számlasorozatokat.
Mivel a számlasorozatok évtől nem függnek év elején ezzel a funkcióval nincs teendő.
Amennyiben eddig nem használta ezt a funkciót, érdemes év elején áttérni a használatára. Ezzel egyszerűsítheti a következő évi átállást.
Bolti értékesítést használó felhasználóink is átérhetnek a Számlasorozatok funkció használatára: A Bolti értékesítés paraméterei között beállítható, hogy a Számlasorozatok funkcióból vegye a sorozatszámokat. A beállítás előnye, hogy nem kell évente átírni a sorozatszámokat.
Amennyiben az évtől nem függ a számla kontírozása, akkor a Számlaparaméterek funkciót is egyszerűsíteni lehet. Be lehet állítani, hogy a Számlasorozattól függjön a számla kontírozása
Számlaparaméterek
Amennyiben a számlaparaméterek évtől függenek, a Vevők / Számlaparaméterek / Számla fejléc paraméterek közé (Shift F4-el) fel kell venni az új értékeket a következő évre vonatkozóan.
Számlasorozat átállítás
A Számla tételeknél is hasonló módon kell eljárni.
Ugyanezt a Szállítóknál és a Külkereskedelem / Import ill. Export résznél is el kell végezni, ha szükséges.
(Előlegszámla-kezelés esetén a bizonylatszám sorozatát a Sorozatszám paraméter használatával tudjuk definiálni.)
Bank nyitóadatok felvétele
A bankszámlák egyenlegét a program kizárólag egy adott (pénzügyi) év tételeiből számolja, ezért évente analitikus nyitást kell végezni.
Ennek két féle módja van.
Kézi nyitás
Fel kell venni egy Nyitás jellegű banktételt. Erre tipikusan csak akkor kerül sor, ha új bankszámlát hozunk létre. Egyik évről a másikra történő "átnyitást" funkcióval is el lehet érni, ld. később.
Könyvelési vonzata nincs, mivel a főkönyvbe a nyitó pénzkészlet a nyitó mérleggel kerül be.
Banknyitás
Nyitás generálása akcióval
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Bank, Pénztár/Bank nyitás akcióval a pénzügyi év első napjára lehet nyitást generáltatni, vagy csak egy konkrét bankra vagy az összesre. Ugyanolyan tétel jön létre, mint amit kézzel is fel tudunk venni, a közlemény rovatban beíródik az 'ÉV eleji nyitás szöveg, ahol az ÉV a nyitott év száma két karakterben. Amennyiben újra lefuttatjuk az akciót, az aktuális záróértékkel felülírja a már elkészült nyitó tétel(eke)t, azaz ha bármilyen változás történt a már "lezárt" előző évi analitikában, újra kell futtatni az akciót.
Bank nyitás
Pénztár nyitóadatok felvétele
A pénztárak egyenlegét is a program kizárólag egy adott (pénzügyi) év tételeiből számolja, ezért évente analitikus nyitást kell végezni.
Ennek két féle módja van.
Kézi nyitás
Fel kell venni egy Bevétel pénzmozgású Nyitás típusú pénztártételt. Erre tipikusan csak akkor kerül sor, ha új pénztárt hozunk létre. Egyik évről a másikra történő "átnyitást" funkcióval is el lehet érni, ld. később.
Könyvelési vonzata nincs, mivel a főkönyvbe a nyitó pénzkészlet a nyitó mérleggel kerül be.
Nyitó pénztártétel
Nyitás generálása akcióval
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Bank, Pénztár/Pénztár nyitás akcióval a pénzügyi év első napjára lehet nyitást generáltatni, vagy csak egy konkrét pénztárra vagy az összesre. Ugyanolyan tétel jön létre, mint amit kézzel is fel tudunk venni, a közlemény rovatban beíródik az 'ÉV eleji nyitás szöveg, ahol az ÉV a nyitott év száma két karakterben. Amennyiben újra lefuttatjuk az akciót, az aktuális záróértékkel felülírja a már elkészült nyitó tétel(eke)t, azaz ha bármilyen változás történt a már "lezárt" előző évi analitikában, újra kell futtatni az akciót.
Pénztár nyitás
Első pénztárbizonylat az évben
Az év első bizonylatának felvételénél, a pénztárbizonylat fejlécében állítsuk át a bizonylatszámban az évszámot is (pl.: 2018-ban 18-ra), hogy az első bizonylat az első sorszámot kapja. (pl. 01-18/00000001).
(A pénztárban a vevőszámláktól eltérően az első két jegy nem az évet, hanem a pénztár számát tartalmazza.)
Ha a Pénztártétel generálást is használja (lehet, hogy a Bolti értékesítés menüben található) és a BizSorozat paraméterben nem ÉV az érték, hanem közvetlenül van megadva, azt is állítsuk át.
Valutapénztár nyitóadatok felvétele
A valutapénztárak egyenlegét is a program kizárólag egy adott (pénzügyi) év tételeiből számolja, ezért évente analitikus nyitást kell végezni.
Ennek két féle módja van.
Kézi nyitás
Fel kell venni egy Bevétel pénzmozgású Nyitás típusú pénztártételt. Erre tipikusan csak akkor kerül sor, ha új pénztárt hozunk létre. Egyik évről a másikra történő "átnyitást" funkcióval is el lehet érni, ld. később.
Könyvelési vonzata nincs, mivel a főkönyvbe a nyitó pénzkészlet a nyitó mérleggel kerül be.
Nyitó pénztártétel
Nyitás generálása akcióval
A Rendszerfunkciók/Adatállomány karbantartás/Bank, Pénztár/Valutapénztár nyitás akcióval a pénzügyi év első napjára lehet nyitást generáltatni, vagy csak egy konkrét pénztárra vagy az összesre. Ugyanolyan tétel jön létre, mint amit kézzel is fel tudunk venni, a közlemény rovatban beíródik az 'ÉV eleji nyitás szöveg, ahol az ÉV a nyitott év száma két karakterben. Amennyiben újra lefuttatjuk az akciót, az aktuális záróértékkel felülírja a már elkészült nyitó tétel(eke)t, azaz ha bármilyen változás történt a már "lezárt" előző évi analitikában, újra kell futtatni az akciót.
A nyitás előtt javasolt olyan főkönyvi feladást futtatni, melyben benne van a pénzügyi év utolsó napja is, mert ekkor a program automatikusan létrehozhat árfolyam különbözet tételeket, melyek befolyásolhatják a záró forint értéket.
Valutapénztár nyitás
Kiskereskedelem, számlázás (Bolti értékesítés)
Hagyományos
Amennyiben a Kiskereskedelem, számlázás / Számla paraméterek menüpontban hagyományos módon kerültek megadásra a számlasorozatok, az utolsó számla kibocsátása után át kell írni a számlasorozatokat az új évre.
Hagyományos számlaparaméterek
Számlasorozat esetén
A Számlasorozatok funkció használata esetén a Bolti értékesítésben is be lehet állítani, hogy ezentúl a számlaszámokat a Számlasorozatok alapján képezze.
Ez esetben az évváltás során nincs teendő.
Bolti értékesítés sorozatparaméterek alapján
Elszámolási előleg
Év végén le kell húzni az elszámolási előleg listát és akinek egyenlege van, azt vissza kell vezetni a pénztárba majd január elsejével (a pénztár nyitás után) újra ki kell adni.
Főkönyvi nyitás
A főkönyv szintén a pénzügyi évhez igazodva működik, tehát itt is szükséget a zárás-nyitás procedúra. Részletek
Az aktuális főkönyvi év használatához szükséges a Főkönyv/Struktúra/Főkönyv paraméterek helyen az adott üzleti év létrehozása.
