| Cégnév | Event Stuff Kft. |
| Árbevétel | 3 200 millió Ft |
| Foglalkoztatottak száma | 28 fő |
| Felhasználók száma | 7 licenc |
| Bevezetett megoldás | sERPa |
| Mióta ügyfelünk? | 2022 |
| Miként segít? | Hatékony pénzügy és számvitel, interfész célszoftverrel |
Az Event Stuff korábbi tapasztalatai ERP rendszerrel
Az Event Stuff Kft. a sikeres rendezvények komplett kelléktárát biztosítja azon ügyfelei számára, akik rendezvényszervezés előtt állnak. A bérelhető kültéri és beltéri rendezvényeszközök mellett a dekorációtervezés- és kivitelezés, illetve reklámhordozó-gyártás feladataiban is lehet rájuk számítani. A rendezvénytechnikai eszközeik nyilvántartását, valamint ki- és visszamozgatását biztosító célszoftvert korábban sikerült már megtalálniuk, azonban napi pénzügyi és a könyvelési feladataik hatékony és integrált végzését lehetővé tevő ERP rendszert eddig még nem használtak. Ennek apropóján léptek kapcsolatba velünk és indulhatott el a közös munka.
Az ügyfélnél bevezetett termékünk: sERPa integrált vállalatirányítási rendszer
A már bevált rendezvénytechnikai célszoftver mellé kellett egy profi vállalatirányítási rendszer
A sERPa nemcsak önmagában, hanem célszoftverhez integrálva is maximálisan hozzájárulhat a hatékonyság növeléséhez. Erről az Event Stuff pénzügyes csapatából Ványi Kálmán és Jeles Éva a következőképp mesélt:
„Rendezvénytechnikai cégként a Current szoftvere sok tekintetben a működésünk egyik sarokköve. Ehhez szerettünk volna egy pénzügyi-számviteli rendszert illeszteni. Sok mindent kipróbáltunk az utóbbi években, viszont jobb híján mégis a klasszikus Excelt választottuk a pénzügyi nyilvántartásra. De elérkezett az idő, hogy megbízhatóbb, profibb rendszerre váltásunk, amihez a kontrolling is hozzákapcsolható, egyúttal biztonságosabb rögzítést és beszámolókészítést tesz lehetővé.”
A sERPa által kínált előnyökre a könyvvizsgálójuk hívta fel a figyelmet. Részükről fontos kritérium volt, hogy a választott ERP összeköthető legyen a Current szoftverével, lehetővé téve a költségadatok átemelését.
A rendezvénytechnikai és ügyviteli rendszer integrációja
Mintegy 4-5 hónapos használat után az Event Stuff csapata a következőképp foglalta össze a két rendszer párhuzamos használatának lényegét:
„A Current számunkra olyan, mint egy klasszikus raktár, ami tartalmazza a foglalási táblázatainkat és valamennyi rendezvényszervezési eszközünket. A sERPa pedig olyan funkciót tölt be, mint egy kereskedő.”
Sikerült lefejleszteni, hogy a „tervadatok repüljenek át” a sERPa-ba, így hatékonyabbá vált a zárás, a projektek átnézése, a költség- és tervadatok felülvizsgálata. Szintén hozzáadott érték, hogy a sERPa témaszámot is képes generálni a Current-es projektszámból.
„Valójában három adat átvitele történik. Amikor a rendezvényes kolléga visszaigazolja a megrendelést, a sERPa előállítja a további szükséges adatokat. Tehát az adatokat már nem manuálisan kell felvenni. Számlázáskor pedig a Current az adószámmal behivatkozott költség adatokat továbbítja a sERPa-ba, így rengeteg időt és energiát takarítunk meg.”
Mik voltak az Event Stuff tapasztalatai ERP bevezetés kapcsán?
ERP-t keresni és bevezetni nem tanácsos kapkodva. Ennek jegyében az Event Stuff-nál is alaposan átgondolták a kérdést. A könyvvizsgáló ajánlása után az ügyvezető telefonon is véleményt kért egy olyan vállalkozástól, akik sERPa-t használnak. Miután a telefonban szinte csak pozitívumok hangzottak el, nem volt nehéz meghozni a döntést:
„Egy pénzügyi-számviteli rendszert akartunk. Részünktől a Current-sERPa összekötés volt a projekt kulcspontja. Alapfeltétele volt annak, hogy tovább dolgozhassunk az integráláson.”
Bő fél év így is kellett az implementáláshoz, mire a nyári első egyeztetések és az őszi oktatások után sikerült eljutni a januári bevezetésig.
„Lakva ismerszik meg az ERP”
A „lakva ismerszik meg az ember” találóan ráilleszthető az Event Stuff tapasztalataira a sERPa használatára vonatkozóan:
„Akkor ismertük meg igazán, miután a napi munkában elkezdtük használni. Eleinte még szokni kellett, de aránylag gyorsan belejöttünk és megtanultuk, mit hol találunk. Természetesen az átállás során elsődleges fontosságú volt, hogy képesek legyünk működni és ellátni a feladatunkat.”
Egy ERP bevezetése kezdetben mindig többlet erőfeszítést igényel, hosszútávon viszont kapacitást szabadít fel. Az Event Stuff csapatának is sikerült lemenedzselnie a január eleji bevezetés feszített tempóját, az interjú időpontjában pedig láthatóan mosolyogva oszthatták meg velünk a tapasztalataikat.
Egy rendkívül hasznos tanács ERP bevezetés előtt állóknak
Önöknél is felmerült, hogy jó lenne a pénzügy mellett a könyvelést is az ERP-be integrálni? Akkor az Event Stuff tippjét érdemes megfontolni:
„Mi azt tapasztaltuk, hogy a főkönyvet érdemes minél előbb létrehozni az új rendszerben. Ugyanis ez nagyságrendekkel hatékonyabb, mint utólag átemelni a számlákat. Utóbbi rettentő időigényes, ezért az a legjobb, ha inkább előre elkerüljük.”
Bár saját elmondásuk szerint a csapat még ismerkedő fázisban van a sERPa által nyújtott lehetőségekkel, a használatában rejlő hozzáadott értéket így is össze tudták foglalni:
„Minőségi munkát tud biztosítani. Lényegesen kevesebb időt vesz igénybe most az, amit korábban manuálisan, CSV-ből betöltve oldottunk meg. Kiemelhetjük a lekérdezések menetét, a számlakiállítást, a szállító érkeztetését, a gazdasági események létrehozását.
Ezeket sokkal hatékonyabban, kisebb hibázási lehetőség mellett tudjuk végrehajtani.”
Mennyire volt sikeres a sERPa bevezetése?
Az Event Stuff pénzügyes csapata a tanácsadó, illetve a kollégák munkáján túl a következőket emelte ki:
„Részünkről is kellett a nyitottság. Bár elsőre rémisztőnek tűnt a projekt, idővel megszerettük a sERPa használatát. Segített, hogy mindig mindenre választ kaptunk, így a napi munka mellett is le tudtuk menedzselni az átállást.”
Az Event Stuff tapasztalatai a sERPa-ról és a PROGEN-nel való együttműködésről:
- menedzsment azt kapta, amit szeretett volna;
- zökkenőmentesen sikerült lemenedzselni az átállást;
- a célszoftver és az ügyvitel flottul működik együtt;
- a pénzügy hatékonyabban, gyorsabban, alacsonyabb hibaszázalékkal