Egy új vállalatirányítási (ERP) rendszer kiválasztását sok vállalatnál egyszerű „IT-projektnek” címkézik. A valóságban azonban sokkal többről van szó. A vállalatirányítási rendszer az üzleti folyamatok szívverése, amely hosszú évekre meghatározza, mennyire hatékonyan, átláthatóan és rugalmasan tud működni egy cég.
.Egy rosszul kiválasztott ERP nem csupán költséges hiba:
- belső ellenállást vált ki,
- felesleges kiadásokat generál,
- és gyakran újabb rendszerbevezetéshez vezet – akár néhány éven belül.
A Gartner kutatása szerint** az ERP-projektek 17,5%-a katasztrofális végkimenetelű, és csak 30%-uk éri el előre kitűzött üzleti céljait.
Több, mint harminc éve vagyunk jelen az ERP-fejlesztés és -forgalmazás piacán. Számos sikeres bevezetés mellett több tucat sikertelen vagy félresiklott projekt újratervezésében is részt vettünk. Ezért pontosan tudjuk: a hibák nagy részét már a kiválasztás során elkövetik.
Az alábbi útmutatóban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan érdemes végigvinni a folyamatot, és mely hibákat kell elkerülni ahhoz, hogy valóban sikeres, hosszú távon működő vállalatirányítási rendszert vezessünk be.
1. Célok és elvárások meghatározása
Egy gyártócég az ERP bevezetése előtt így fogalmazott: „olyan rendszert szeretnénk, ami mindent tud”. Ez a hozzáállás hónapokig tartó bizonytalansághoz vezetett, mert a vezetőség nem tudta pontosan megfogalmazni, milyen üzleti célokat szeretne elérni. A rendszer így nem illeszkedett a stratégiához, csupán egy újabb eszközzé vált a meglévők mellett.
Tipikus hiba
- Nincs egyértelmű üzleti cél. Sokan csak annyit mondanak: „hatékonyabb működés”, „jobb riportok”. Ez túl általános, és könnyen félrevezethet.
- IT-nézőpont dominanciája. Ha kizárólag technikai funkciókat sorolnak fel, elvész a stratégiai dimenzió.
Hogyan kerülheti el?
- Fogalmazza meg: miért van szükség új ERP rendszerre? Például gyorsabb rendelésfeldolgozás, pontosabb készletkezelés, jogszabálykövetés, nemzetközi terjeszkedés.
- Határozzon meg mérhető célokat (pl. 20%-kal kevesebb készlethiány, zárási idő 10 napról 5 napra).
- Vonja be minden érintett részleget (pénzügy, logisztika, HR, kereskedelem).
- Tanulság: az ERP-nek mindig a vállalat üzleti stratégiáját kell szolgálnia.
2. Folyamatfeltérképezés és problémák beazonosítása
Egy nagykereskedő vállalat nem térképezte fel a belső folyamatait a kiválasztás előtt. A bevezetés után derült ki, hogy a rendszer nem kezeli megfelelően a több raktár közötti átvezetéseket. A problémát csak drága testreszabással lehetett megoldani.
Tipikus hiba
- A vállalat nem tudja pontosan, hogyan működnek a folyamatai.
- Nem készülnek folyamatábrák, és nem történik meg a szűk keresztmetszetek beazonosítása.
Hogyan kerülheti el?
Készítsen részletes folyamatfeltérképezést minden kulcsterületen.
Azonosítsa: hol jelentkezik időveszteség, hibalehetőség, párhuzamos adminisztráció.
Ne a jelenlegi hibákat próbálja az ERP „betapasztani”, hanem gondolkodjon jövőbiztos megoldásokban.
1. A folyamatábra segít feltérképezni a jelenlegi működést
3. ERP-típus kiválasztása
Egy 50 fős szolgáltató cég először felhőalapú ERP rendszer mellett döntött, mert gyors indulást akart. Később derült ki, hogy a nagy mennyiségű bizalmas adatot inkább házon belül kezelték volna. A váltás on-premise megoldásra költséges és nehézkes lett.
Tipikus hiba
- Nem vizsgálják meg eléggé a felhő vs. on-premise előnyöket és hátrányokat.
- Figyelmen kívül hagyják az iparági specializációt – egy általános rendszer nem mindig képes kezelni az adott szektor sajátosságait.
- Nem nézik át az ERP meglévő megoldásait A-tól Z-ig
Hogyan kerülheti el?
- Mérlegelje: adatbiztonság, szabályozói megfelelés, infrastruktúra, költségkeret.
- Vizsgálja meg, van-e iparági tapasztalata a szállítónak (pl. gyártás, logisztika, szolgáltatás).
- Gondoljon a jövőbeli skálázhatóságra is, ne csak a jelenlegi igényekre.
2. Érdemes megvizsgálni a felhőalapú és az on-premise rendszerek közötti különbségeket
4. Szállítók/megoldások kutatása és előszűrése
- Túl sok szállítót vizsgálnak, vagy éppen túl keveset.
- Nem készül összehasonlítási mátrix.
- Állítson fel előre szűrőkritériumokat (ár, iparági tapasztalat, funkciók).
- Maximum 3–5 rendszert vigyen tovább a részletes vizsgálatra.
- Készítsen objektív értékelési táblázatot.
5. Demók, workshopok, kérdéslista összeállítása
Egy kkv ERP demóján a szállító csak általános funkciókat mutatott. A vezetőknek tetszett a modern felület, de később kiderült: a rendszer nem tudja kezelni az összetett árkedvezményeket.
Tipikus hiba
- Nincs előre megírt kérdéslista.
- Csak a látványos felületre figyelnek, nem a kritikus üzleti funkciókra.
Hogyan kerülheti el?
- Készítsen saját checklistát: árképzés, riportok, raktárfolyamatok, integrációk.
- Rendeljen workshopot, ahol a szállító a vállalat saját folyamataira szabva mutatja be a rendszert.
- Kérjen pilot projektet egy kisebb részterületen.
Érdemes kérdéslistát összeállítani a szükséges funkciókról
6. Ár-érték arány, licencmodell és hosszú távú költségek elemzése
A Panorama Consulting Group 2024-es ERP riportja szerint az ERP projektek költségtúllépésének egyik fő oka, hogy olyan technológiát kellett alkalmazni, ami nem volt előre belekalkulálva.
Egy logisztikai vállalkozás kizárólag a licencdíjakat vizsgálta, és az olcsóbb rendszert választotta. Később kiderült: a frissítések, támogatás és bővítések rejtett költségei miatt a megoldás drágább lett, mint a versenytársé.
Tipikus hiba
- Csak a belépési költséget figyelik.
- Nem számolnak a teljes tulajdonlási költséggel (TCO).
Hogyan kerülheti el?
- Vizsgálja meg a licencmodellt: felhasználó alapú, modul alapú, tranzakció alapú.
- Kérjen előre becslést az 5–10 éves teljes költségről.
- Ne feledje: a legolcsóbb ajánlat gyakran bizonyul a legdrágábbnak hosszú távon.
Költségelemzéssel kimutatható a belépési költség és a teljes tulajdonlási költség
7. Referenciák, támogatás, frissítések vizsgálata
Egy HR-szolgáltató olyan ERP-t választott, amelynek fejlesztője két év múlva megszűnt. Nem voltak frissítések, a rendszer elavult, nem követte le a jogszabályváltozásokat és végül újra be kellett ruházniuk.
Tipikus hiba
- Nem ellenőrzik a szállító stabilitását és múltját.
- Nem kérnek valódi referenciát – kizárólag marketinganyagokra támaszkodnak.
Hogyan kerülheti el?
- Kérjen személyes beszélgetést egy már működő ügyféllel.
- Ellenőrizze a fejlesztő cég hátterét, árbevételét, csapatát.
- Vizsgálja meg: milyen gyakran adnak ki frissítéseket, mennyire naprakész a rendszer a jogszabályok követésében.
A kiválasztott cégek referenciáit is érdemes megvizsgálni
8. Döntés-előkészítés és végső kiválasztás
- A döntést egyetlen ember hozza meg.
- A végső kiválasztásnál nem vonják be a kulcsfelhasználókat. Hogy ki az a kulcsfelhasználó, ebben a cikkünkben írtuk le részletesen.
- Hozzon létre projektcsapatot, amelyben minden részleg képviselteti magát.
- Készítsen pontozási mátrixot, és hozza meg a döntést kollégáival.
- Dokumentálja a döntési szempontokat, hogy utólag is átlátható legyen.
Röviden
Mi legyen az első lépés?
- ERP audit: mérje fel, hol tart most, milyen folyamatok működnek, és hol vannak hibák.
- Igényfelmérő workshop: vonja be a kulcsfelhasználókat, és tisztázza a célokat.
- ROI-kalkuláció: számolja ki, mennyit érhet a vállalatnak a hatékonyabb működés.