Az ERP rendszerek (Enterprise Resource Planning, vagyis vállalatirányítási rendszerek) ma már szinte elengedhetetlen eszközei a modern vállalati működésnek. Tud hatékonyan működni akár egy kkv, akár egy multinacionális vállalat ERP nélkül? Tapasztalataink szerint aligha. Harminc éves ERP -fejlesztő és szolgáltató múltunk alatt gyűlt össze ez a tudásanyag, amiből minden vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódó szakmai fogalom jelentése kiderül.
Mi az ERP, és honnan indult?
Kezdjünk egy kis történelemmel. Az ERP fogalma az 1960-as évekből gyökerezik, amikor még csak az anyaggazdálkodási rendszereket (MRP – Material Requirements Planning) használták a gyártóvállalatok. Ezek a rendszerek elsősorban a gyártási nyersanyagok és készletek megtervezésére szolgáltak.
Az 1990-es években jelent meg az ERP (Enterprise Resource Planning System), mint komplex rendszer, amely nemcsak a gyártást, hanem a pénzügyet, humánerőforrást, logisztikát, CRM-et és más kulcsterületeket is összekapcsolt (integrált).
Ma az ERP rendszer már nemcsak informatikai eszköz, hanem a vállalat hatékonyságának, kontrollképességének és versenyképességének egyik alappillére.
ERP rendszerek típusai
Felhőalapú ERP (Cloud ERP)
A szoftver egy szolgáltató cég felhőalapú infrastruktúráján fut. Előnye a rugalmas bővíthetőség, kevesebb informatikai karbantartással.
Lokális ERP (On-premise ERP)
Olyan ERP rendszer, amelyet a vállalat helyi szerverein telepítettek. Jobb kontrollt biztosít, de nagyobb a karbantartási igénye.
Projekt és bevezetési fogalmak
Bevezetés
Az a folyamat, amely során az ERP rendszert testreszabják, oktatják és bevezetik a cég működésébe. Több hónapos, szoros együttműködést igénylő munka.
Élesindulás (Go-live)
Az a pillanat, amikor az ERP rendszer éles üzembe kerül, és a vállalat napi működése már az új rendszerre épül.
Igényfelmérés
A bevezetés korai szakaszában történik. A tanácsadók feltárják a vállalat folyamatait, problémáit és céljait annak érdekében, hogy az ERP rendszert a valós igényekhez lehessen igazítani.
Követelményspecifikáció
Egy részletes dokumentum, amely leírja, mit kell tudnia az ERP rendszernek. Ez alapján történik a rendszer paraméterezése, fejlesztése és tesztelése.
Próbanap
Az élesindulás előtti időszak, amikor a vállalat a saját adataival, életszerű forgatókönyvek mentén próbálja ki az új rendszert. Segít a hibák kiszűrésében és a felhasználók betanításában.
Felhasználói szerepekhez kapcsolódó fogalmak
Kulcsfelhasználó (Key user)
Olyan tapasztalt munkatárs, aki az ERP bevezetés során aktívan részt vesz a tesztelésben, oktatásban, és belső támogatást nyújt a többi felhasználónak.
Adminisztrátor
Az ERP rendszer technikai és jogosultsági beállításait kezeli. Felelős a felhasználók adatainak, szerepköreinek és hozzáféréseinek karbantartásáért.
Végfelhasználó
A napi munkát végző munkatárs, aki a saját feladataihoz kapcsolódó funkciókat használja az ERP rendszerben (pl. számlázás, rendelésfelvétel).
Felhasználói kézikönyv
Az rendszer dokumentációja, amely részletesen bemutatja a funkciókat, használati lépéseket, gyakori hibákat és azok kezelését. Elengedhetetlen eszköz az oktatásban és a mindennapi használatban.
Központi tanácsadó szolgálat
Olyan külső csapat (jellemzően a szállító cég által biztosított), amelyhez a felhasználók kérdésekkel, hibabejelentésekkel, oktatási vagy fejlesztési igényekkel fordulhatnak. Biztosítja a zökkenőmentes működést és a folyamatos támogatást.
Technológiai kifejezések
Adatmigráció
A régi rendszerből történő adatátemelés az új ERP-be. Kiemelten fontos, hogy pontos, tisztított és ellenőrzött adatok kerüljenek az új rendszerbe.
API (Application Programming Interface)
Olyan technológiai interfész, amely lehetővé teszi különböző szoftverek közötti adatcserét. Segítségével például egy webshop automatikusan frissítheti a készletadatokat a rendszerben.
Frissítés
Az ERP rendszer újabb verzióra való frissítése, amely új funkciókat, jogszabálykövetést vagy technológiai fejlesztéseket is tartalmazhat.
Integráció
Az ERP rendszer kapcsolódása más rendszerekhez (pl. webshop, pénzügyi szoftver). Az adatáramlás automatizálásával csökkenti a kézi munkát és a hibázási lehetőséget.
Paraméterezés
Az ERP rendszer működésének beállítása a vállalat igényei szerint, fejlesztés nélkül. Ide tartozik például az adónemek, devizanemek, jogosultságok beállítása.
SQL szerver
Az ERP rendszer adatbázisának tárolására szolgáló szerver. Lehetővé teszi az adatok strukturált kezelését, lekérdezését és biztonságos tárolását.
Verziókövetés
Az ERP rendszer frissítéseinek, funkciómódosításainak nyomon követése. Fontos a stabil működés, hibajavítás és fejlesztések kezelése szempontjából.
Jogi és pénzügyi vonatkozások
Auditálhatóság
A rendszer biztosítja az átláthatóságot, riportálást és ellenőrzési lehetőségeket, amelyek szükségesek a belső és külső auditokhoz.
Jogszabálykövetés
Az ERP rendszernek követnie kell a helyi törvényi előírásokat (pl. NAV, GDPR, Munka Törvénykönyve), ezek automatikus naprakészen tartása kulcsfontosságú.
Könyvvizsgálati nyomvonal
A rendszer minden változást naplóz – ki, mikor, mit módosított –, így a könyvvizsgálók visszakereshetően ellenőrizhetik a pénzügyi műveleteket.
Licencelés
Az ERP rendszerek használata szerződéshez kötött. A licencelés történhet felhasználónként, modulonként vagy tranzakciószám alapján.
Terméktámogatás
Az ERP szolgáltató által nyújtott szolgáltatás, amely kiterjedhet hibakezelésre, frissítések elvégzésére, kisebb paraméterezési (testreszabási) feladatokra vagy tanácsadásra. A megbízható terméktámogatás az ERP hosszú távú használhatóságának egyik záloga.
Összegzés: Miért fontosak ezek a fogalmak?
Egy ERP rendszer kiválasztása, bevezetése és napi használata összetett folyamat. A vállalatirányítási rendszer fogalmak és a szakkifejezések ismerete segít abban, hogy a projekt résztvevői magabiztosan tudjanak kérdéseket feltenni, elvárásokat megfogalmazni, és elkerüljék a gyakori, drága hibákat.
Bíztatunk minden olvasót, hogy ezeket az alapfogalmakat tanulmányozza át alaposan, és használja ki a tudást a saját projektje során. Ha pedig támogatásra van szüksége, forduljon hozzánk bizalommal: 30 év tapasztalatával és több száz projekt tanulságaival segítjük Önt is a megfelelő döntésben.