Orvosi szintű precizitás a sERPa segítségével – Bevezetés a Premier G. Med cégcsoportnál

Korábbi tapasztalatok ERP rendszerrel

Hosszú ideig egy a sERPa számára versenytársnak tekinthető, külföldi szoftver megoldást használtak, ám az a vállalatirányítási rendszer egyes területeken nem bizonyult megfelelőnek számukra, nem szolgálta teljes mértékben a cég jelenlegi folyamatainak támogatását. Volt tapasztalatuk korábban is a PROGEN sERPa Integrált Vállaltirányítási Rendszerével, a pénzügy- számvitel és bérszámfejtés 2013 óta a sERPában futott. A további területeken mutatkozó nehézségek miatt döntöttek úgy, hogy a már részben ismert, bizonyított és megfelelőnek tartott sERPa rendszerre bízzák teljeskörű ügyvitelüket, a pénzügy és számviteltől, a logisztika és raktározáson át, egészen a korábban már megismert bérszámfejtésig.

Már az áttérés ellőtt meglehetősen sok interfész készült a konkurens termék és a sERPa között, melyek lehetővé tették a két szoftver közötti folyamatos kommunikációt. Természetesen megvizsgálták annak a lehetőségét is, hogy a két rendszert további interfész fejlesztésekkel kössék össze, azonban az egyedi igényeik és speciális megoldások miatt végül a teljes integráció bizonyult a legmegfelelőbb megoldásnak.

Milyen probléma vezetett a sERPára váltáshoz?

A korábban használt ERP rendszer ügyféltámogatása sokszor körülményes volt a Premier G. Med számára, és egyedi igényeikhez egyedi fejlesztésekre volt szükség, melyek kivitelezése nem volt maradéktalanul sikeres. Mindez rendkívül sok erőforrást igényelt, a folyamat támogatására még dedikált munkatársat is alkalmaztak, aki csak a szoftverrel kapcsolatos ügyeket intézte.

Fontos szempont volt az is, hogy a már meglévő egészségügyi kiszolgáló szoftver-rendszerük képes legyen kommunikálni a vállalatirányítási rendszerrel. Tevékenységükből fakadóan a precizitás biztosítása is nélkülözhetetlen volt számukra, hiszen az orvoslásban és az orvosok kiszolgálásában a hibázás nem megengedhető.

Milyen megoldás született?

A Premier G. Med csoport értékesítésének 90%-át a közintézményi eladások teszik ki. Ügyfeleik között magánkórházak is találhatók. Mivel jellemzően konszignációs raktárakat tartanak fenn, ezért a készlettervezés nagyon fontos, folyamatosan szinten kell tartani az egyészségügyi vevők részére a készleteket. Az áru nagy távolságokról kerül beszállításra – akár a tengerentúlról is, 99%-a közúton, kamionforgalomban érkezik, folyamatos utánpótlásra van szükségük, az áru be- és kivételezése szigorú szabályok alapján történik (például LOT/gyártásiszám szerint). Ezért kiemelten fontos volt a jól és hatékonyan működő raktármenedzsment és logisztikai funkcionalitás. Mindenképpen olyan rendszert kerestek, amely képes kiszolgálni egyetlen integrált szoftverben az összes folyamatukat, és az üzleti működésük alapját szolgáló áruellátás mellett az összes kapcsolódó vállalati folyamat stabil, rugalmas és pontos ellátását biztosítja.

A sERPa vállalatirányítási rendszer logisztika és komissió modulja vált a legfontosabb elemmé számukra, ami némi egyedi fejlesztéssel megoldást kínált a bonyolult készlettervezésre. A modul segítségével előre kiszámíthatók és kezelhetők a minimális és maximális rendelési mennyiségek, hatékonyan tervezhető az áru elosztása. Ezen felül használják a program komissió és tárgyi eszköz moduljait, személyre szabható eredményhalmaz lekérdezéseket állítanak össze és alkalmaznak. Minden fontos adat egy helyen, a sERPa Műszerfalon áll rendelkezésükre. Emellett a sERPa termelés moduljának segítségével kit-ek összeszerelése történik, illetve projektek kezelése, akár egy komplett műtő összeállítása egy korházban, berendezéssel, felszereléssel.

Legnagyobb sikertényező: a humán erőforrás 

A cég pénzügyi és számviteli tevékenységének és bérszámfejtésének támogatása hosszú idő óta a sERPában történt, így a pénzügyes kollégáknak volt már tapasztalata a programot illetően. Más területek vezetői először szkeptikusak voltak az ERP váltást illetően, de pontos előkészítéssel és üzleti folyamatfelméréssel sikerült megmutatni, hogy a sERPa képes lesz összes igényük megfelelő kiszolgálására és így megéri a bevezetéssel járó munkát és kockázatot. Elmondásuk szerint a bevezetési projekt szakmailag kifejezetten pozitív élmény volt. A PROGEN munkatársai logisztika témakörben otthonosan mozogtak, hamar átlátták a cégük működését, több ötlet is a tanácsadóktól érkezett egy adott probléma megoldására, mindig személyre szabott javaslatokat kínáltak.

A Premier G. Med sERPa bevezetése során mind a megrendelő, mind pedig a bevezetést végző projekt team éppen ezt tartotta kulcsfontosságú tényezőnek, hogy a kivitelezői és megrendelői oldalról is a kulcsemberek tökéletesen átlátták és ismerték a folyamatokat, ezért rendkívül hatékony volt az együttműködés. E bevezetés sikere is azt bizonyítja, hogy a kulcsfelhasználók és a kivitelezést végzők előkészítő munkája az egyik legfontosabb sikertényező.

Mik a sERPa használatának előnyei a Premier G. Med számára?

• A vállalat alapvető működéséhez tartozó pénzügyi, számviteli és kontrolling, valamint bérszámfejtési folyamatokat kiválóan támogatja.
• Egyetlen egységes, integrált rendszer képes kiszolgálni minden folyamatukat.
• A már meglévő folyamatokat képes volt lekövetni a program.
• Megoldást talál az egyedi igényekre is.
• Menürendszere testre szabható.
• Nagyfokú támogatást biztosít a kollégáknak a beszerzés-tervezésben, a készletszinttervezésben, ráadásul állandóan biztosítja a precizitást.

A Premier G. Med tapasztalatai a sERPáról és a PROGEN-nel való együttműködésről:

• Kiemelten hatékonynak, pontosnak és gyorsnak ítélték meg a bevezetési folyamatot.
• A sERPa Integrált Vállalatirányítási Rendszer fejlesztés nélkül is képes volt biztosítani a szükséges feladatok legnagyobb részének támogatását.
• Az Üzleti Folyamatfelmérés során a PROGEN felkészült tanácsadói teljes körűen megértették a megrendelői folyamatokat, így a szoftver paraméterezése a lehető leghatékonyabban történt.