Több, mint három évtizede foglalkozunk ERP rendszerek fejlesztésével és bevezetésével. Ez idő alatt számtalan iparágban – a logisztikától a kereskedelmen át a gyártásig – láttuk, hogyan válnak a céges működés apró problémái komoly versenyhátránnyá. Az ERP rendszer bevezetés sokszor akkor történik meg, amikor már „tűzoltásra” van szükség, pedig az árulkodó jelek korábban is felismerhetők.
Ebben a cikkben bemutatunk 5 tipikus jelet, amelyek arra utalnak, hogy eljött az idő a ERP rendszer bevezetésére. Ha ezek közül akár egy is ismerősen hangzik, érdemes elgondolkodni a következő lépésen.
1. Fejetlenség az adatok között: amikor minden információ máshol van
Jelenség:
A cégen belüli információk több különálló Excel-táblában, különböző kollégák gépein, e-mailben vagy papíron keringenek. A pénzügy, a raktár és az értékesítés gyakran nem ugyanabból az adatforrásból dolgozik. Az adatok nem frissülnek automatikusan, és naponta előfordul, hogy „nem stimmelnek a számok”.
Káosz az információk között
Konkrét példa:
Egy nagykereskedő cégnél az értékesítők saját Excel-alapú árajánlat-sablonokat használtak, míg a könyvelés más számokból indult ki. A pénzügyi vezető havonta 3 napot töltött csak azzal, hogy a különböző részlegektől bekért adatokból próbált egy egységes kimutatást készíteni. Az eltérő adatok miatt többször is hibás beszámolók kerültek a cégvezetés elé.
Következmények, ha nem lépünk:
- Hibás döntések rossz adatok alapján
- Elvesztegetett munkaidő az adattisztítással
- Bizalomvesztés a vevők és beszállítók felé
Hogyan segít az ERP rendszer a megfelelő adatáramlásban?
Az ERP központosítja az adatokat, valós idejű hozzáférést biztosít minden jogosult felhasználónak. Nincs több külön fájl, külön nyilvántartás. Mindenki ugyanabból a rendszerből dolgozik – pontosan, hatékonyan.
A Deloitte felmérése már 2019-ben azt mutatta, hogy a digitalizált cégek 64%-a használ strukturált adatokat integrált belső rendszerekből.
2. Készletproblémák: túl sok vagy túl kevés
Jelenség:
Gyakran előfordul, hogy valami elfogyott a raktárból, miközben a webshopban még elérhető. Máskor épp fordítva: hegyekben áll egy lassan forgó termék, ami feleslegesen köti le a tőkét. A készletinformáció nem valós idejű, nem egyezik a fizikai készlettel, és a leltározás mindig „meglepetéseket” tartogat.
Konkrét példa:
Egy e-kereskedelmi vállalkozásnál – ahol napi több száz rendelés érkezik – a készletkezelés külön rendszerben futott, mint a rendeléskezelés. A raktárosok manuálisan szinkronizálták az adatokat, ami hibákhoz vezetett. Az egyik karácsonyi szezonban 12 napig nem volt elérhető egy kulcsfontosságú termék, mert nem vették észre időben, hogy elfogyott – a hiba 1,7 millió Ft kiesést okozott.
Következmények:
- Elégedetlen vásárlók és elveszített rendelések
- Túlkészletezésből adódó pénzügyi veszteség
- Raktározási költségek növekedése
Készletproblémákra milyen megoldás lehet?
Egy korszerű ERP rendszer valós idejű készletnyilvántartást biztosít, akár több raktárra bontva. Automatikus figyelmeztetésekkel, utánrendelési küszöbökkel dolgozik, és a különböző értékesítési csatornákkal (webshop, POS) is szinkronban van.
Az Aberdeen Group kutatása szerint azok a gyártócégek, amelyek ERP rendszert használnak készletkezelésre, működési költségeiket akár 23%-kal tudják csökkenteni.
3. Nő a csapat, de nem nő a hatékonyság
Jelenség:
Bővül a cég, új munkatársak jönnek, de a folyamatok nem válnak hatékonyabbá. Sőt, az adminisztráció csak nő, miközben a teljesítmény stagnál. A kollégák nem tudják, ki mit csinál, gyakori a duplikált munkavégzés, és az új belépők betanítása is nehézkes, mert nincs dokumentált folyamat.
Konkrét példa:
Egy 25 fős fuvarozó cégnél minden fuvar adminisztrációját egyetlen koordinátor végezte. Amikor ketten is szabadságra mentek, teljesen leállt az ügyfélkiszolgálás, mert semmilyen előzmény nem volt rögzítve a rendszerben. A cég végül napi 8-15 partnerrel vesztette el a kapcsolatot, míg visszaállt a működés.
Következmények:
- Embertől való függőség a napi működésben
- Skálázhatatlan folyamatok
- Stresszes munkatársak, magas fluktuáció
Mi ebben az ERP szerepe?
Az ERP rendszer digitalizálja és szabályozza a vállalati folyamatokat – mindenki tudja, mi a feladata, és hogyan kapcsolódik a többiek munkájához. Az új munkatársak gyorsan betanulnak, és egyértelmű jogosultsági szintek segítik a munkát.
A Gartner előrejelzése szerint a 2027-ig befejezett ERP-projektek több mint 70%‑a nem éri el teljesen a kitűzött üzleti célokat.
Ön tudja, milyen ERP rendszerek léteznek?
Mielőtt ERP bevezetés mellett dönt, fontos tisztában lenni azzal, hogy milyen típusú rendszerek közül választhat. Például , kisebb rugalmas ügyvitel, vagy robosztus összetett vállalatirányítás, pénzügyi-könyvelési fókuszú, vagy inkább egy adott területre fókuszáló célszoftver? Mindegyiknek vannak előnyei és kihívásai.
4. Folyamatos NAV- és jogszabálykövetési nehézségek
Jelenség:
A könyvelés és a pénzügy állandó stresszforrás. A bevallások határideje közeleg, de az adatok nem állnak össze időben. A könyvelő gyakran hibákra figyelmeztet, vagy épp utólag derül ki, hogy valami nem a megfelelő szabály szerint lett lekönyvelve. A NAV-ellenőrzés rémképként lebeg a vezetők feje felett.
Amikor a könyvelés nyomás alatt áll
Konkrét példa:
Egy kereskedő cégnél manuálisan kontírozták a beérkező számlákat, majd havonta küldték tovább a külső könyvelőnek. Az egyik hónapban kimaradt egy többmilliós számla, amit nem jelentettek be időben. Az eredmény: 300.000 Ft mulasztási bírság, és az ügyvezető személyes felelősségre vonása.
Következmények:
- Bírságok, NAV-figyelmeztetések
- Bizalomvesztés a könyvelő és a vezetés között
- Idő- és energiazabáló adminisztráció
Mi jelenthet megoldást a folyamatos NAV- és jogszabálykövetési nehézségekre?
Egy korszerű ügyviteli rendszer automatikus kontírozást, NAV-kompatibilitást és szabályalapú könyvelést kínál. A könyvelési folyamatok szabályozottan zajlanak, csökken az emberi hiba lehetősége, és minden adat valós időben rendelkezésre áll.
5. Nincs átlátható kép a cég működéséről
Jelenség:
A vezető nem látja egyben a vállalat pénzügyi és operatív működését. A riportokat manuálisan készítik, utólag, sokszor több napos vagy hetes csúszással. Nincs valós idejű áttekintés a forgalomról, a legnagyobb vevőkről, a kiemelkedő termékekről vagy épp a kritikus költséghelyekről.
Konkrét példa:
Egy építőipari cég tulajdonosa úgy érezte, nem tudja megmondani, melyik projekt mennyire nyereséges. A pénzügy és a projektvezetés külön adatbázisokat használt. Mire a projekt végén összeállt egy összesítő, már késő volt optimalizálni. Egy év alatt több tízmilliós veszteséget szenvedtek el, amit el lehetett volna kerülni.
Következmények:
- Stratégiai döntések bizonytalansága
- Tőke rossz helyre allokálása
- Növekvő kockázat a cég jövője szempontjából
Mivel biztosítható a cég működésének teljes átláthatósága?
Egy jól bevezetett ERP rendszer valós idejű riportokat, dashboardokat és kulcsmutatókat biztosít, amelyek segítik a vezetést az azonnali reagálásban és a stratégiai tervezésben. Nem kell várni a hó végi zárásra ahhoz, hogy látható legyen: mi működik jól – és mi nem.
💡 TIPP: ERP rendszer bevezetés előtt áll? 10 hiba, amit gyakran elkövetnek cégek ERP-választás során – tanuljon mások tapasztalataiból, mielőtt dönt!
Összefoglalás: ne várjuk meg, míg túl késő lesz
Az ERP rendszer bevezetés nem csupán informatikai fejlesztés. Ez üzleti döntés is egyben, amely a cég jövőjét, növekedési képességét és versenyképességét alapvetően meghatározza. Az ERP nem a nagyvállalatok luxusa, hanem a jól szervezett működés záloga a kis- és középvállalatoknál is.
Ha a fenti tünetek közül akár egy is ismerős volt, nem érdemes halogatni a döntést. Minél később lép egy cég, annál nagyobb lehet a kár – elpazarolt munkaidő, elmaradt bevételek, kiégett kollégák vagy akár bírságok formájában.
Ha felismerte, hogy változtatnia kell, akkor érdemes elolvasnia, hogyan ütemezze a digitális átállást.
Mi legyen az első lépés?
Javasoljuk, hogy kérjen díjmentes folyamatfelmérést, amelynek keretében ERP szakértőnk feltérképezi cége jelenlegi működését, és segít azonosítani a kritikus területeket. Ez nem jár kötelezettséggel, de már egy ilyen konzultáció során is rengeteg felismerés születhet.
Hivatkozások:
Deloitte felmérése: https://www.deloitte.com/us/en/insights/topics/analytics/insight-driven-organization.html
Aberdeen Group kutatása szerint: https://www.astracanyon.com/blog/benefits-of-manufacturing-erp-system
Gartner előrejelzése szerint: https://www.gartner.com/en/information-technology/topics/enterprise-resource-planning