A digitalizáció és a felhőszolgáltatások rohamos fejlődése új helyzetet teremtett: már nem csak az on-premise ERP szoftver jelenti az egyetlen megoldást, hanem egyre több vállalat vizsgálja a felhőalapú rendszerek lehetőségét is.
De vajon melyik a jobb? Milyen szempontok szerint érdemes dönteni? Ebben a cikkben áttekintjük mindkét típus működését, előnyeit, hátrányait és segítünk abban, hogyan tudja egy cég megalapozottan kiválasztani a számára legmegfelelőbb megoldást.
Mi az a felhőalapú ERP?
Olyan vállalatirányítási rendszer, amely egy szolgáltató által biztosított szerveren fut, és interneten keresztül érhető el. A felhasználók webböngészőn keresztül csatlakoznak a rendszerhez, és a szolgáltatás havidíjas vagy előfizetéses alapon működik.
Előnyök
- Alacsony kezdeti beruházási költség: nincs szükség saját szerverparkra vagy drága hardverre.
- Gyors fizikai létesítés: mivel nem kell telepíteni, az indulás ideje jelentősen lerövidül.
- Automatikus frissítések: a szolgáltató gondoskodik a rendszer naprakészségéről.
- Skálázhatóság: könnyedén igazodik a vállalat növekedéséhez.
- Elérhetőség bárhonnan: internetkapcsolattal a világ bármely pontjáról elérhető.
Hátrányok
- Internetkapcsolat-függőség: ha nincs kapcsolat, nincs rendszer.
- Korlátozott testreszabhatóság: a szabványos felhős ERP-k nem minden esetben nehezebben testreszabhatók.
- Adatbiztonsági aggályok: bár a nagy szolgáltatók komoly védelmet biztosítanak, néhány ügyfél nehezen adja ki az adatait a „felhőbe”.
A cégek körében világszerte egy felhőalapú szoftver átlagosan 58 %-kal nagyobb előnyben részesül, míg az on premise rendszerek piaci részesedése 25 % körül mozog.
Mi az az on-premise ERP rendszer?
Az on-premise ERP olyan megoldás, amelyet a vállalat saját szerverein futtat, és teljes kontrollt gyakorol a rendszer, az adatok és az infrastruktúra felett. A rendszer bevezetése többnyire magasabb kezdeti költséggel jár, de hosszabbtávon stabil és megbízható megoldást jelenthet.
Előnyök
- Teljes kontroll az adatok felett: minden az Ön kezében van.
- Magas fokú testreszabhatóság: a rendszer teljesen igazítható az egyedi igényekhez.
- Nem függ internetkapcsolattól: helyi hálózaton keresztül is működik.
Hátrányok
- Magas kezdeti beruházási költség: szerverek, IT szakemberek, karbantartás.
- Hosszabb bevezetési idő: az implementáció időigényesebb.
- Frissítések és karbantartás a cég felelőssége: ezt sokszor alábecsüli a menedzsment.
1. ábra Mi a különbség on-premise és felhőalapú ERP szoftver között?
A felhő és az on-premise közötti határ ma már nem mindig éles. Sok vállalat hibrid ERP-környezetet használ: az adatbázis már felhőben működik, egyes funkciók webes felületen érhetők el, míg például a napi pénzügy-számviteli vagy bérszámfejtési munka továbbra is asztali kliensen történik.
Személyes tapasztalat
On-premise ERP szoftver esetén kiemelten ajánlott az ERP szolgáltatótól adatmentés-tárolás szolgáltatást igénybe venni, hiszen a helyi infrastruktúra sérülékenysége komoly kockázatot jelenthet a napi üzletmenetre.
2023 júliusában a Nagy Machinátor on-premise rendszer használata közben szerverleállás történt egy cégnél, ami megakasztotta a napi működést. Az IT-ért felelős alvállalkozó szabadságon volt, így csak késve tudott beavatkozni. A szerver végül használhatatlanná vált. Szerencsére a cég korábban – egy korábbi incidens után tanulva – előfizetett a PROGEN adatmentés-tárolás szolgáltatására. Ennek köszönhetően a vállalat minden fontos adata visszaállítható volt, és csak az aznap rögzített, még nem mentett adatok vesztek el. Az új szerver telepítése és az adatok visszatöltése után néhány napon belül helyreállt a működés. Mielőtt belevág a megfelelő rendszer kiválasztásába, érdemes átgondolni: vajon milyen szempontok alapján érdemes ERP szoftvert választani?
Mikor előnyös a felhőalapú ERP rendszer?
- Ha kisebb középvállalatról van szó, kevés IT-erőforrással, esetleg startup.
- Ha gyorsan akar bevezetni, és nem akar nagy beruházást.
- Ha fontos a távmunkás elérhetőség.
- Mikor jobb az on-premise ERP rendszer?
- Ha nagyvállalat komplex, egyedi folyamatrendszerrel.
- Ha az adatbiztonság kulcsfontosságú (pl. pénzügyi szektor, állami szereplő).
- Ha stabil, hosszútávra tervezett IT infrastruktúra van.
2. ábra Ideális ERP vállalat típus szerint