Egy ügyviteli rendszer kiválasztása gyakran akkor kerül napirendre, amikor az Excel-táblák, számlázóprogramok és különálló nyilvántartások már túl sok egyeztetést igényelnek. Ugyanazt az adatot több helyen kell rögzíteni, a kimutatások összeállítása pedig egyre több időt vesz igénybe.
Ilyenkor könnyű rögtön funkciókat és árakat összehasonlítani. A jó választás azonban nem ott kezdődik, hogy melyik program tud többet, hanem ott, hogy vállalkozásának mely folyamatait kell megbízhatóbban összekapcsolnia. Az alábbi öt szempont abban segít, hogy a sokféle ügyviteli programból valódi igényei alapján készítsen szűkített listát.
Mikor válik szükségessé egy ügyviteli rendszer?
Egy új rendszer bevezetését ritkán egyetlen probléma indokolja. Több visszatérő jel mutatja, hogy a jelenlegi megoldások elérték a határukat:
- ugyanazokat a partner-, rendelési vagy pénzügyi adatokat több helyen is rögzíteni kell;
- a készlet, a megrendelések és a számlák egyeztetése rendszeres kézi munkát igényel;
- a vezetői riportok csak utólag, több táblázat összemásolásával készülnek el;
- az értékesítési vagy beszerzési folyamat e-mailekben és egyéni nyilvántartásokban követhető;
- a jelenlegi program nem bővíthető új felhasználóval, telephellyel vagy szükséges adatkapcsolattal.
Egy-egy ilyen tünet még nem jelent automatikusan ERP-igényt. Ha azonban a problémák rendszeressé válnak, hibát, késedelmet vagy belső többletmunkát okoznak, érdemes feltérképezni az igényeket. Lehet, hogy egy célprogram is elegendő, de az is kiderülhet, hogy a különálló megoldások helyett integrált ügyviteli rendszerre van szükség.
Ügyviteli program, ügyviteli rendszer vagy ERP: mi a különbség?
A három elnevezést a piacon nem minden szolgáltató használja teljesen azonos értelemben, ezért nem érdemes kizárólag a termék megnevezése alapján dönteni.
Az ügyviteli program jellemzően egy jól körülhatárolható feladatot vagy néhány kapcsolódó területet kezel. Az ügyviteli rendszer több üzleti területet kapcsolhat össze közös adatokkal és egymásra épülő folyamatokkal. Az ERP-rendszer ennél általában szélesebb vállalati működést és összetettebb tervezési, jogosultsági vagy vezetői igényeket fed le.
A fontos kérdés tehát nem az, hogy a szolgáltató minek nevezi a szoftvert, hanem az, hogy az Ön vállalkozásában mely folyamatoknak kell közös rendszerben működniük, milyen mélységű támogatásra van szükség, és milyen további igények várhatók a következő években.
1. Milyen folyamatokat kell kezelnie a rendszernek?
A legjobb ügyviteli program nem feltétlenül az, amelyik a legtöbb funkciót kínálja. Az a megfelelő, amelyik a vállalkozás kritikus folyamatait felesleges kerülők és párhuzamos nyilvántartások nélkül képes támogatni.
Elsőként ne modulneveket írjon össze, hanem kövesse végig a napi működés fontos eseményeit. Egy kereskedelmi cégnél például a vevői rendelésből készletfoglalás és raktárirányítás, majd számla és pénzügyi teljesítés következhet. Egy szolgáltatónál az érdeklődőt ajánlat, feladatkiosztás, teljesítésigazolás és számlázás követheti.
A folyamatok felmérésekor érdemes három csoportot kialakítani:
- kötelező igények: ezek nélkül a rendszer nem tudja ellátni az alapfeladatát;
- várható igények: jelenleg még nem szükségesek, de egy-két éven belül reálisan felmerülhetnek;
- kényelmi funkciók: hasznosak, de hiányuk önmagában nem zár ki egy megoldást.
A kiválasztás előtt tegye fel az alábbi kérdéseket:
- Hol keletkezik jelenleg a legtöbb kézi adatbevitel vagy ismételt rögzítés?
- Mely folyamatoknál fordul elő leggyakrabban hiba, késés vagy információhiány?
- Milyen adatokat kell ugyanabban a pillanatban látnia az értékesítésnek, a raktárnak, a pénzügynek és a vezetésnek?
- Mely kimutatásokra van rendszeresen szükség, és mennyi idő alatt készülnek el ma?
- Milyen iparági vagy egyedi működési szabályokat kell a rendszernek kezelnie?
A rendszerbemutatón kérje meg a szolgáltatót, hogy egy saját, gyakran előforduló folyamaton vezesse végig a megoldást. Így hamarabb kiderül, valóban illeszkedik-e a napi munkához.
2. Képes-e követni a vállalkozás növekedését?
A skálázhatóság nem csupán azt jelenti, hogy később több felhasználót lehet létrehozni. Nőhet a tranzakciók száma, új telephelyek jelenhetnek meg, és új riportokra, jóváhagyási lépésekre vagy modulokra lehet szükség.
Egy ma megfelelő program gyorsan korláttá válhat, ha a bővítés csak új rendszerre történő átállással vagy jelentős egyedi fejlesztéssel oldható meg. Ezért a jelenlegi működés mellett a következő két-három év reális terveit is érdemes bemutatni.
Érdemes tisztázni:
- hogyan változik a díj új felhasználók, cégek vagy telephelyek hozzáadásakor;
- milyen további modulok kapcsolhatók be később;
- kezelhetők-e eltérő szerepkörök és jóváhagyási jogosultságok;
- van-e ismert korlátja az adatmennyiségnek vagy a tranzakciószámnak;
- hogyan bővíthetők a riportok és az integrációk;
- a bővítés jár-e újabb adatköltöztetéssel vagy leállással.
Figyelmeztető jel lehet, ha a szolgáltató csak a jelenlegi igényekre ad választ, de nem tud egyértelmű forgatókönyvet mutatni a későbbi bővítésre.
3. Összekapcsolható-e az ügyviteli rendszer a már használt megoldásokkal?
Egy ügyviteli rendszer ritkán működik teljesen önállóan. Kapcsolódhat webshophoz, bankhoz, NAV-rendszerekhez, futárszolgálatokhoz, CRM-hez vagy könyvelőprogramhoz. Az integráció célja a kézi adatmozgatás és az abból származó hibák csökkentése.
Egy webáruházi rendelésnél például azt is meg kell vizsgálni, hogyan frissül a készlet, mi történik módosításnál, miként jutnak el az adatok a számlázáshoz és kiszállításhoz, valamint hogyan kezelhetők a sikertelen adatátadások.
Készítsen listát minden olyan rendszerről, amely adatot küld vagy fogad. Minden kapcsolatnál tisztázza:
- melyik rendszerben keletkezik az elsődleges adat;
- milyen gyakran történik az adatátadás;
- valós idejű, időzített vagy kézi kapcsolatról van-e szó;
- mi történik hibás vagy hiányos adat esetén;
- ki felügyeli és támogatja az integrációt;
- milyen költséggel jár a kapcsolat kialakítása és későbbi módosítása;
- az adatok szabványos formátumban kinyerhetők-e a rendszerből.
Ne csak az integrációk számát kérdezze. Az a fontos, hogy a szükséges adatút teljes, ellenőrizhető és fenntartható legyen.
4. Mennyire egyszerű a bevezetés és a mindennapi használat?
Egy rendszer lehet funkcionálisan megfelelő, mégis elmaradhat a várt eredmény, ha nehéz használni, vagy a bevezetési feladatok nem kapnak elég figyelmet. Tisztázott folyamatokra, rendezett adatokra, kijelölt felelősökre és felkészített felhasználókra is szükség van.
A bemutatóba vonja be a napi munkát végző kulcsfelhasználókat is. Ugyanazt a feladatot nézzék meg több szerepkörből: mit rögzít az értékesítő, mit lát a raktár, hogyan ellenőriz a pénzügy, és milyen információ jut el a vezetéshez.
A szolgáltatóval az alábbiakat érdemes előre tisztázni:
- ki vezeti a bevezetési projektet a két oldalon;
- milyen adatokat és milyen minőségben lehet átvenni a régi rendszerből;
- mely feladatok tartoznak a szolgáltatóhoz, és melyek a vállalkozáshoz;
- hogyan történik a paraméterezés, a tesztelés és az éles indulás;
- milyen oktatást kapnak a különböző felhasználói csoportok;
- milyen dokumentáció és támogatás érhető el az indulás után;
- hogyan kezeli a rendszer a jogosultságokat, a mentést, a frissítéseket és az adatok exportját.
A felhasználóbarát működés azt jelenti, hogy a gyakori feladatok követhetően elvégezhetők, a jogosultságok a felelősségi körökhöz igazíthatók, és a munkatársak megfelelő segítséget kapnak az új munkamódhoz.
5. Mennyi a rendszer teljes költsége?
A licencdíj vagy a havi előfizetés önmagában nem mutatja meg, mennyibe kerül a rendszer bevezetése és többéves használata. Két ajánlatot csak azonos költségtartalommal érdemes összevetni.
A teljes költség része lehet:
- a licenc vagy előfizetés;
- a bevezetési tanácsadás és a paraméterezés;
- az adattisztítás és az adatátadás;
- az integrációk kialakítása;
- az infrastruktúra vagy üzemeltetés;
- a felhasználók oktatása;
- a támogatás, karbantartás és frissítés;
- a későbbi modulok, felhasználók és fejlesztések;
- a vállalkozás saját munkatársainak projektre fordított ideje;
- egy esetleges későbbi rendszerből történő adatkivitel feltételei.
Érdemes három-öt éves időtávon, azonos feltételezésekkel kiszámítani a teljes költséget. Rögzítse a felhasználók számát, a modulokat, a bevezetés terjedelmét, az integrációkat és a támogatási szintet is. Így nem attól tűnik kedvezőbbnek egy ajánlat, hogy fontos tételek hiányoznak belőle.
A költséget a megoldandó problémához viszonyítsa. Vizsgálja meg a kézi adatrögzítés és egyeztetés idejét, valamint a készleteltérés, a késői számlázás vagy a hiányos vezetői információ következményeit. Ne feltételezzen automatikus megtérülést, de a döntést se szűkítse le a szoftver árára.
Gyors ellenőrzőlista a szűkített lista elkészítéséhez
| Döntési terület | Mit vizsgáljon meg? | Figyelmeztető jel |
| Folyamatok | Kötelező és várható folyamatok, riportok, iparági igények | A bemutató csak általános funkciókat mutat, saját folyamatot nem |
| Növekedés | Felhasználók, telephelyek, modulok, jogosultságok, adatmennyiség | A bővítéshez rövid időn belül új rendszerre kell váltani |
| Integrációk | Adatforrás, gyakoriság, hibakezelés, felelősség, export | A kapcsolat csak kézi fájlmozgatással vagy bizonytalan egyedi fejlesztéssel működik |
| Bevezetés és használat | Adatátadás, oktatás, projektfelelősök, támogatás, biztonság | Nem tisztázott, ki mit végez el és milyen eredménnyel zárul a bevezetés |
| Teljes költség | Többéves licenc, bevezetés, integráció, támogatás, belső munka | Az ajánlat csak alapdíjat tartalmaz, a járulékos tételek nem átláthatók |
Az ügyviteli rendszer kiválasztás leggyakoribb hibái
A funkciók számának összehasonlítása prioritások nélkül. Egy hosszabb lista nem feltétlenül jelent jobb illeszkedést. A ritkán használt lehetőségek nem ellensúlyozzák egy kritikus folyamat hiányos támogatását.
Döntés kizárólag az ár alapján. Az eltérő tartalmú ajánlatok alapdíjai félrevezetők lehetnek. Azonos működési terjedelem és többéves teljes költség alapján érdemes összehasonlítani.
A napi felhasználók kihagyása. Ha csak a vezetés vesz részt a kiválasztásban, későn derülhetnek ki a napi munkát lassító részletek. A kulcsfelhasználók bevonása már a követelmények és a bemutató során indokolt.
Ideális, de nem valós bemutató elfogadása. A szolgáltató előre összeállított példái helyett ugyanazt a saját üzleti helyzetet érdemes minden jelölttel végigvezetni.
Az adatátadás alábecsülése. A régi partner-, termék-, készlet- és pénzügyi adatok minősége közvetlenül befolyásolja az indulást. Az adattisztításra külön feladatként és erőforrásként kell számolni.
Kilépési lehetőség figyelmen kívül hagyása. Már a kiválasztáskor tisztázza, milyen formában és feltételekkel vihetők tovább az adatok, ha később más megoldásra lenne szükség.
Javasolt kiválasztási folyamat 5 lépésben
- Térképezze fel a jelenlegi működést. Írja le a legfontosabb folyamatokat, az érintett szerepköröket, a használt rendszereket és a rendszeresen visszatérő problémákat.
- Készítsen súlyozott követelménylistát. Válassza szét a kötelező, a várható és a kényelmi igényeket. A kritériumokhoz rendelhet 1-től 5-ig terjedő fontossági súlyt.
- Állítson össze három-négy szereplős szűkített listát. Elsőként a kötelező feltételek, a célcsoport, a bővíthetőség és a szükséges integrációk alapján szűrjön.
- Kérjen azonos forgatókönyvre épülő bemutatót. Minden jelölt ugyanazt a két-három valós üzleti folyamatot mutassa be. A megoldásokat az előre meghatározott szempontok alapján pontozza.
- Hasonlítsa össze a megvalósítást is. A végső döntés előtt vizsgálja meg a többéves teljes költséget, az adatátadás és bevezetés tervét, a támogatást, a szerződéses feltételeket és lehetőség szerint a hasonló ügyfelek tapasztalatait.
A pontozás nem helyettesíti a mérlegelést, de segít elkerülni, hogy egy látványos bemutató vagy egyetlen kedvező ajánlati elem vigye el a döntést. A Melyik ERP-rendszert válasszam? kérdéssor segíthet a megfelelő rendszerszint meghatározásában.
A megfelelő rendszer a vállalkozás működéséhez illeszkedik
A jó ügyviteli program kiválasztásának alapja nem a lehető legtöbb funkció, hanem a világosan megfogalmazott üzleti igény. Ha ismeri a kritikus folyamatait, a várható növekedést, a szükséges adatkapcsolatokat, a bevezetés feltételeit és a teljes költséget, már objektívebben tudja összehasonlítani a szóba jöhető megoldásokat.
Első lépésként készítse el saját követelménylistáját, majd csak azokat a rendszereket vizsgálja tovább, amelyek a kötelező feltételeknek valóban megfelelnek. Ezt követően az ügyviteli rendszer kis- és középvállalkozásoknak oldalon áttekintheti, hogyan támogatja a PROGEN Nagy Machinátor terméke a KKV-k mindennapi üzleti folyamatait.
GYIK
Mikor érdemes Excelről ügyviteli rendszerre váltani?
Akkor érdemes megvizsgálni a váltást, ha az adatok több táblázatban vagy programban ismétlődnek, az egyeztetés rendszeres többletmunkát okoz, és a vezetés nem jut időben megbízható információhoz. Nem az Excel használata önmagában a probléma, hanem az, ha a működés már nem tartható átláthatóan a jelenlegi eszközökkel.
Mi a különbség egy számlázóprogram és egy ügyviteli rendszer között?
A számlázóprogram elsődlegesen a számlák kiállítását és a kapcsolódó adatszolgáltatást kezeli. Egy ügyviteli rendszer több kapcsolódó folyamatot is összefoghat, például az értékesítést, a beszerzést, a készletkezelést, a pénzügyet és a vezetői kimutatásokat. A pontos határ szolgáltatónként eltérhet, ezért mindig a tényleges funkciókat és folyamatokat kell megvizsgálni.
Felhőalapú vagy telepített ügyviteli rendszert érdemes választani?
Nincs minden KKV számára egyformán megfelelő válasz. A döntésnél az elérhetőség, az üzemeltetési felelősség, a meglévő informatikai környezet, az adatbiztonsági követelmények, az integrációk és a teljes költség egyaránt számít. A két lehetőséget azonos üzleti és biztonsági követelmények alapján érdemes összevetni.
Mennyi ideig tart egy ügyviteli rendszer bevezetése?
A bevezetés időtartama a folyamatok számától, a paraméterezés mélységétől, az adatátadás mennyiségétől, az integrációktól és a felhasználók felkészítésétől függ. Egy pontosabb ütemezéshez előbb rögzíteni kell a projekt terjedelmét, a felelősöket és az indulás feltételeit.
Hogyan hasonlítható össze két ügyviteli rendszer ára?
Azonos időtávon és azonos tartalommal kell számolni. A licenc vagy előfizetés mellett vegye figyelembe a bevezetést, az adatátadást, az integrációkat, az oktatást, a támogatást, az infrastruktúrát, a későbbi bővítéseket és a saját munkatársak projektre fordított idejét is.
Bevezethető-e egy ügyviteli rendszer több lépésben?
Sok moduláris rendszer esetében igen, de ezt már a kiválasztás során tisztázni kell. Fontos meghatározni, mely folyamatok kerülnek az első ütembe, hogyan kapcsolódnak majd a későbbi modulok, és szükség