Az integrált vállalatirányítási rendszerek, vagy másnéven ERP-rendszerek már régóta részesei a vállalkozások működésének és ezzel a gazdasági folyamatok optimalizálásának. Manapság gyakorlatilag nélkülözhetetlenek bizonyos vállalkozásméret, és bizonyos folyamatösszetettség felett. Mindemellett az ERP-rendszer bevezetése egy hosszú távú befektetés, amely idővel jelentős előnyöket hoz a vállalkozás számára. Azonban azzal kevesen számolnak, hogy az ERP-bevezetés hatalmas kihívás is lehet egy cég életében, és ha a vállalat nincs megfelelően felkészítve erre, akkor könnyen kudarccal is végződhet a rendszer bevezetése. Ahelyett, hogy a cég fejlődne, épp az ellenkezőjét érjük el, és kárt okozunk folyamatainkban és munkatársaink projektjeiben. Ezért fontos, hogy a bevezetést megfelelő előkészítés előzze meg, és akár több időt is szánjunk rá, mint, amit elsőre terveztünk. Szakértőinkkel összeírtunk 7 kiemelt problémát, melyek miatt egy ilyen projekt bevezetése időben és költségben is megcsúszhat, vagy akár kudarcba is fulladhat.
1. Folyamatoptimalizálás, vagy mégsem?
Az új rendszer hatékonysága szorosan összefügg a szakértők által definiált, automatizált folyamatok felépítésével. Át kell látnunk a jelenlegi folyamatainkat, fel kell ismernünk a hiányosságokat, látnunk kell a megfelelő irányt a munkafolyamatok javítására és optimalizálására, és ha kell, akkor a szükséges módosításokat is végezzük el.
2. Minden adat helyes? Biztos?
Kiemelten fontos a megbízható, pontos adatok megléte. A bevezetés során előfordulhat, hogy a meglévő adatok hiányosak, hibásak vagy nem megfelelő formátumban állnak rendelkezésre, amelyek anomáliákat okozhatnak az új rendszer bevezetésekor. Ajánlott ilyenkor adattisztítást végezni (függetlenül az ERP-bevezetéstől), és rendszeresen ellenőrizni és pótolni a hiányosságokat. Ezt hívjuk adatkarbantartásnak.
3. Megvolt az oktatás- de tényleg értünk is mindent?
A vállalatirányítási rendszerek általában bonyolultak, és megfelelő felkészülés nélkül nehéz hatékonyan használni őket. A bevezetés során kulcsfontosságú a munkatársak alapos felkészítése és oktatása annak érdekében, hogy sikeresen és hatékonyan tudják használni az új rendszert. Tanácsadóink a bevezetés során elvégzik a szükséges feladatokat (telepítés, jogosultságok beállítása, lista- és bizonylatszerkesztés, ügyviteli tanácsadás) és ezen kívül teljes körű oktatást tartanak. Utóbbi szintén cégre szabható, módosítható.
4. Legyen sok egyedi fejlesztés! Biztos jól átgondoltuk ezt?
A modern ERP rendszerek eleve rengeteg paraméterezési, és személyre szabási lehetőséget kínálnak. Nem árt óvatosnak lennünk, hiszen a további egyedi fejlesztés általában magasabb költségekkel és hosszabb projekt idővel járhat, ami növelheti a rendszer karbantartási és frissítési költségeit. Érdemes az igénylistát kitisztítani és azokkal feltölteni, amire tényleg nincs az adott ERP rendszernek már egy lefejlesztett modulja, funkciója. Itt is nagyon fontos a tanácsadó szerepe.
5. Megfelelő szoftvert választottunk?
Egy új rendszer bevezetésének szempontjából kulcsfontosságú a megfelelő szoftver kiválasztása. Sokféle rendszer van jelenleg a piacon, ami funkciókban, modulokban, folyamatokban is eltérőek lehetnek. Meg kell találni a cégünk számára ideális megoldást. A kiválasztásakor figyelmet kell fordítani a szoftver funkcióira, az ügyféltámogatás (support) minőségére, és természetesen a rendszerhasználti díjakra is.
6. Az alrendszerek összekapcsolása valóban kivitelezhető-e?
Az ERP-k általában más funkciókkal, modulokkal vannak kibővítve, mint például pénzügyi, beszerzési vagy értékesítési rendszerek, webshopok vagy raktármegoldások. Fontos tisztázni, hogy a meglévő rendszereinkből mire van szükségünk, és azok összekapcsolhatóak-e külső szoftverekkel? Minimalizálni kell az integráció során felmerülő rendszerhibákat, folyamatosan tesztelni kell a rendszerek közötti kommunikációt, adatmozgást.
7. Megvan a megfelelő felsővezetői támogatás?
Az ERP-rendszerek bevezetése szervezeti változásokat vonhat maga után, amelyekhez a felsővezetés aktív támogatása és részvétele is szükséges. Ha a vezetés nem figyeli és nem támogatja tudatosan a folyamatot, az hosszú távon akadályozhatja az új rendszer hatékony működését és felhasználását. Az ERP bevezetése lehetőséget ad arra, hogy a cég folyamatait és működését a rendszerhez illesztve optimalizáljuk, és alkalmazzuk az ERP-hez kapcsolódó legjobb gyakorlatokat.
Összefoglalva, az ERP rendszer bevezetése egy hosszú távú befektetés, amely számos előnyt kínálhat a vállalkozás számára, azonban ez csak akkor valósulhat meg sikeresen, ha megfelelően tervezünk, készülünk. A vállalkozásnak biztosítania kell a szükséges szakértelmet és erőforrásokat a sikeres implementációhoz.